Workplace&Operations Manager

Rollenübersicht
Der Workplace & Operations Manager ist für die Sicherstellung einer effizienten, sicheren und reibungslos funktionierenden Arbeitsumgebung in allen Büros der DACH-Region verantwortlich. Diese Position umfasst die Verantwortung für Facility Management, Indirekte Beschaffung, Fuhrparkmanagement sowie Empfangs- und Büroservices. Zudem spielt sie eine zentrale Rolle bei der Optimierung der operativen Prozesse, der Einhaltung von Vorschriften, dem Lieferantenmanagement und der Verbesserung der Employee Experience.

Es handelt sich um eine strategische und operative Position, die Personalführung und die praktische Koordination von Workplace-Operations kombiniert.

Hauptverantwortlichkeiten
Facility Management

• Überwachung von Gebäudewartungen, Reparaturen, sowie Einhaltung von Vorschriften.
• Verantwortlich für Gesundheit und Sicherheit (Verhütung von Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren).
• Management externer Dienstleister (Reinigung, Sicherheit, technische Services).
• Koordination von Büroverlagerungen, Raumplanung und Arbeitsplatzkonzepten (moderne Arbeitsplatzlösungen, ESG-Anforderungen).
• Sicherstellung von Facility-Budgets, Kostenkontrolle und Vertragsmanagement.

Fuhrparkmanagement

• Management des Firmenfuhrparks einschließlich Leasingverträgen, Rückgabeprozessen, Wartung und Versicherung.
• Sicherstellung der Einhaltung von Fuhrparkrichtlinien und Sicherheitsstandards.
• Überwachung der Fuhrparkkosten und Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen.
• Betreuung von Mobilitätsprogrammen (z. B. Jobräder, Ladeinfrastruktur, Fuhrpark-ESG-Ziele).

Indirekte Beschaffung (Indirect Sourcing)

• Verantwortung für die Beschaffung von Geräten und Dienstleistungen für den internen Gebrauch (IT-Ausstattung, Büromaterial, Möbel, Dienstleistungen).
• Aufbau und Pflege von Lieferantenbeziehungen, Vertrags- und Preisverhandlungen.
• Optimierung der Beschaffungsprozesse und internen Workflows.
• Erstellung des Jahresbudgets und Überwachung der Ausgaben.

Empfang & Büroservices

• Leitung des Empfangspersonals und der täglichen Front-Desk-Operationen.
• Sicherstellung von Postbearbeitung, Besucherempfang und Besprechungsraumkoordination.
• Verwaltung von Büromaterial, Mitarbeiteranfragen und Arbeitsplatzlogistik.
• Sicherstellung hoher Servicequalität in allen Büros.
• Management von Service Level Agreements.

Führung & Koordination

• Führung und Unterstützung des internen Workplace & Operations Teams.
• Minderung von Risiken für die Geschäftskontinuität (Wissensaustausch, Prozessdokumentation).
• Initiierung von Prozessverbesserungen und Implementierung von Best Practices in allen Regionen.

Anforderungen
Erfahrung & Fähigkeiten

• 5–8+ Jahre Erfahrung im Workplace/Facility Management, Operations, Procurement oder ähnlichen Corporate Services.
• Erfahrung in der Verwaltung von Büros an mehreren Standorten (idealerweise in der DACH-Region).
• Starke Fähigkeiten im Lieferantenmanagement, in Verhandlungen und Vertragsmanagement.
• Erfahrung im Fuhrparkmanagement und/oder indirekter Beschaffung ist von Vorteil.
• Gute Kenntnisse im Budgetmanagement und in der Kostenoptimierung.
• Kenntnisse in H&S, Compliance und Arbeitsplatzstandards.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Priorisierungskompetenz in einem dynamischen Umfeld.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (verpflichtend) und Englisch.

Ausbildung

• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Facility Management, Operations Management oder einem verwandten Bereich (bevorzugt).

Soft Skills

• Pragmatische, hands-on Arbeitsweise.
• Problemlösungsorientiertes Denken.
• Fähigkeit, strategisches Denken mit operativer Umsetzung zu verbinden.
• Hohes Maß an Eigenverantwortung und Zuverlässigkeit.

Über Hexagon
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