Projektkoordinator:in für Übersetzungs- und Dolmetschaufträge

Sie sind sprachbegeistert und organisiert? Als Manager:in für Übersetzungs- und Dolmetschaufträge übernehmen Sie die Koordination unserer Sprachprojekte von der Anfrage bis zur Auslieferung. In dieser verantwortungsvollen Position sorgen Sie für den reibungslosen Ablauf aller Übersetzungs- und Dolmetschprojekte – von Behördenaufträgen bis zu Geschäftsprojekten – und tragen dazu bei, Sprachbarrieren abzubauen und Verständigung zu ermöglichen.

Aufgabenbereich

• Annahme und Koordination von Übersetzungs- und Dolmetschaufträgen:
   Sie fungieren als zentrale Stelle für eingehende Kundenanfragen, beraten Kund:innen und nehmen neue Aufträge entgegen.

• Auswahl und Einsatzplanung passender Übersetzer:innen/Dolmetscher:innen:
   Bundesweite Rekrutierung und Beauftragung geeigneter Sprachdienstleister, wobei Sie für lokale Einsätze (z. B. bei Gerichten, Behörden oder der Polizei) auf regionale Verfügbarkeit achten. Sie stellen das 
  passende Team für jedes Projekt
   zusammen und sorgen für klare Briefings.

• Projektsteuerung und Qualitätssicherung:
   Laufende 
  Überwachung des Projektfortschritts
   und Sicherstellung der termingerechten Lieferung. Sie führen strikte 
  Qualitätskontrollen
   durch – Übersetzungen werden nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft (ISO 17100-Standards) – um höchste Qualität für unsere Kund:innen zu gewährleisten.

• Kommunikation und Kundenbetreuung:
   Kontinuierliche Abstimmung mit Auftraggebern (Kund:innen, Behörden) und Dienstleistern. Als 
  hauptverantwortliche Ansprechperson
   halten Sie alle Beteiligten über Projektstatus, Anforderungen und Änderungen informiert und gewährleisten transparente Kommunikation.

• Verwaltung von Terminen und Auftragsdaten:
   Pflege von 
  Terminplänen
   für Dolmetscheinsätze, Verwaltung von Vertragsunterlagen sowie Koordination von Vergütungsabrechnungen unserer freiberuflichen Übersetzer:innen und Dolmetscher:innen.

• Erstellung von Abrechnungsunterlagen:
   Vorbereitung der 
  Rechnungsstellung und Abrechnung
   für abgeschlossene Projekte, inklusive der Aufbereitung relevanter Unterlagen für die Buchhaltung.

• Datenpflege und Reporting:
   Nutzung unseres internen Datenmanagementsystems (nach Einarbeitung) zur 
  Pflege aller Auftrags- und Kundendaten
   und regelmäßige Auswertung sowie Reporting von Kennzahlen zur Auftragsabwicklung.

• Prozessoptimierung und Schnittstellenkoordination:
   Mitwirkung an der 
  Verbesserung interner Abläufe
   und effizienten Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Projektmanagement, Buchhaltung und externen Partnern. Sie bringen Ideen ein, um unsere Prozesse kontinuierlich zu optimieren und reibungslose Schnittstellen zu schaffen.

Anforderungen

• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit
   und Fähigkeit zur Priorisierung – Sie behalten auch in dynamischen Phasen den Überblick.
• Sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
   mit hohem Qualitätsanspruch.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
   in Wort und Schrift; weitere Sprachen (z. B. 
  Türkisch oder Arabisch
  ) sind von Vorteil.
• Kommunikationsstärke
   und interkulturelle Sensibilität im Umgang mit Kund:innen und Partnern:
  Teamfähigkeit
   und Serviceorientierung sind für Sie selbstverständlich.
• Erfahrung im Projektmanagement oder Kundenservice
   ist ein Plus, idealerweise in der
  Sprachdienstleistungs-Branche
  .
• Grundkenntnisse in Buchhaltung
   bzw. Kalkulation (betriebswirtschaftliches Verständnis) sind von Vorteil.
• IT-Affinität:
   Sicherer Umgang mit MS Office und Datenmanagement-Systemen wird vorausgesetzt; Erfahrung mit 
  Translation-Memory-/CAT-Tools
   ist wünschenswert.
• Belastbarkeit und Flexibilität
   in einem dynamischen Arbeitsumfeld – Sie bleiben auch unter Zeitdruck souverän. 
  Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und eine selbstständige Arbeitsweise
   runden Ihr Profil ab.

Über uns

ALLTEXT ist ein etabliertes Übersetzungs- und Dolmetschbüro mit Sitz in Recklinghausen. 
Seit der Gründung 1994 wachsen wir kontinuierlich auf qualitativ hohem Niveau
und verfügen über ein weites Netzwerk an Fachübersetzer:innen, das beste Ergebnisse für unsere Kund:innen liefert. Unser Kernanliegen ist es, 
exzellente Sprachdienstleistungen für die Kommunikation zwischen Menschen, Unternehmen und Institutionen über alle Sprachgrenzen hinweg zu erbringen
. Wir stehen für 
Verlässlichkeit, höchste Qualität und transparente Prozesse
 – Werte, die uns in der Zusammenarbeit mit Gerichten, Behörden, der Polizei sowie Unternehmen und Privatkund:innen leiten. 
Unsere Mitarbeiter sind unser wertvollstes Kapital
. Deshalb pflegen wir ein modernes, offenes Team, in dem 
Eigeninitiative willkommen
 ist und 
persönliche Weiterentwicklung
 gefördert wird. Gemeinsam tragen wir dazu bei, dass interkulturelle Verständigung täglich gelebt wird.

Wir bieten

• Zukunftsorientierter Arbeitsplatz
   in einem 
  freundlichen, offenen und familiären Team
   – eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre mit kurzen Entscheidungswegen.
• Flexible Arbeitszeitmodelle:
   32-Stunden-Woche mit Arbeiten am Unternehmensstandort
• Sinnstiftende und abwechslungsreiche Tätigkeit:
   Sie arbeiten an vielfältigen Projekten mit
  gesellschaftlicher Relevanz
  , fördern aktiv die Verständigung zwischen verschiedenen Sprachgruppen und erleben die direkte Wirkung Ihrer Arbeit.
• Raum für eigene Ideen und Weiterentwicklung:
   Wir bieten Ihnen eine gründliche Einarbeitung (inkl. Schulung in unserem Datenmanagementsystem) sowie 
  Möglichkeiten zur fachlichen Weiterentwicklung
   und zur Übernahme von Verantwortung.
• Stabilität und Dynamik:
   Ein unbefristeter Arbeitsplatz in einem seit Jahrzehnten erfolgreichen Unternehmen, das 
  Tradition mit modernem Ansatz
   verbindet und ständig in Bewegung bleibt.

Bewerbungsprozess

Interessiert an einer Mitarbeit in unserem Team? 
Dann senden Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen
 (Lebenslauf, Anschreiben, relevante Zeugnisse) 
per E-Mail an
. Wir freuen uns darauf, 
Sie kennenzulernen
 und gemeinsam die nächsten Schritte zu besprechen