Customer Service Representive

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Job Description

Position: Customer Service Representative / Order Management

The Customer Service Representative is responsible for the end-to-end processing of customer orders in a business-to-business environment and acts as a key interface between customers, internal departments, and external partners.

Key responsibilities:

• End-to-end processing of customer orders from order entry through invoicing
• Review, maintenance, and monitoring of customer orders within the ERP system
• Ensuring on-time delivery in alignment with confirmed delivery dates, availability, and priorities
• Tracking order status and proactively informing customers in case of deviations
• Invoicing of customer orders and clarification of billing-related topics
• Professional and solution-oriented customer communication (written and verbal)
• Close coordination with customers regarding order books, forecasts, and delivery schedules
• Collaboration with internal stakeholders such as Production, Material Planning, Logistics, Shipping, Finance, and Quality
• Ensuring compliance with Incoterms as well as export control and customs regulations
• Support in resolving delivery, shipping, and invoicing discrepancies
• Maintenance of customer master data and order-related information
• Contribution to continuous improvement of customer service processes

Required knowledge and skills:

• Experience in business-to-business (B2B) environments
• Knowledge of Incoterms
• Basic understanding of export control and foreign trade regulations
• Proficiency in ERP systems and MS Office applications

Tätigkeitsbeschreibung

Position: Customer Service Representative / Auftragsabwickler

Der Customer Service Representative ist verantwortlich für die ganzheitliche Abwicklung von Kundenaufträgen im Business-to-Business-Umfeld und fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Kunden, internen Fachabteilungen und externen Partnern.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Eigenständige Abwicklung von Kundenaufträgen von der Auftragserfassung bis zur Rechnungsstellung
• Prüfung, Pflege und Überwachung von Kundenaufträgen im ERP-System
• Sicherstellung der termingerechten Lieferung unter Berücksichtigung von Lieferzusagen, Verfügbarkeiten und Prioritäten
• Verfolgung des Auftragsstatus sowie proaktive Information der Kunden bei Abweichungen
• Abrechnung von Kundenaufträgen einschließlich Klärung abrechnungsrelevanter Fragestellungen
• Professionelle und lösungsorientierte Kommunikation mit Kunden (telefonisch und schriftlich)
• Enge Abstimmung mit Kunden zu deren Orderbüchern, Forecasts und Lieferplänen
• Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen wie Produktion, Materialplanung, Logistik, Versand, Finance und Quality
• Sicherstellung der Einhaltung von Incoterms sowie exportrechtlichen und zollrechtlichen Vorschriften
• Unterstützung bei der Klärung von Liefer-, Rechnungs- und Versanddifferenzen
• Pflege von Kundenstammdaten und auftragsbezogenen Informationen
• Mitarbeit an der kontinuierlichen Verbesserung von Customer-Service-Prozessen

Fachliche Anforderungen (kenntnisbezogen):

• Kenntnisse im Umgang mit Business-to-Business-Geschäftsbeziehungen
• Grundlegende Kenntnisse der Incoterms
• Verständnis exportrechtlicher und außenwirtschaftlicher Anforderungen
• Sicherer Umgang mit ERP-Systemen und MS-Office-Anwendungen

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