Mitarbeiter/in (m/w/d) im Referat Angebots- und Vertragswesen

Die Öko-Institut Consult GmbH ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft des Öko-Institut e.V.. Zusammen stellen sie eine der führenden, unabhängigen Forschungs- und Beratungseinrichtungen für eine nachhaltige Zukunft in Deutschland und Europa dar. Unser Ziel ist es, durch wissenschaftsbasierte und praxisorientierte Beratung Lösungen für eine nachhaltige Entwicklung global, national und lokal zu entwickeln und umzusetzen. In der Öko-Institut Consult GmbH sind rund 160 Mitarbeitende beschäftigt.

Für den Standort Freiburg suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

in Teilzeit 24-30 Wochenstunden

Ihre Aufgaben

• Unterstützung und Beratung des wissenschaftlichen Personals bei der formalen Prüfung von Angebots- und Ausschreibungsunterlagen im Rahmen von nationalen und europäischen Ausschreibungen, insbesondere
• die Prüfung von Förder- und Finanzierungsvoraussetzungen
• die Sicherstellung der Einhaltung aller Formalerfordernisse
• die Überprüfung von Projektkalkulationen
• Überprüfung und Unterstützung bei der Beantragung von Zuwendungen der öffentlichen Hand
• Erstellung und Überarbeitung von notwendigen Erklärungen im Rahmen von Akquisen
• Genaue Projektdokumentation im Vertragsmanagementsystem
• Unterstützung bei der Neugestaltung der Akquiseseiten im Intranet und deren laufende Pflege

Ihr Profil

• Ein abgeschlossenes Studium der Fachrichtung Wirtschaftswissenschaften oder vergleichbares Studium oder eine fundierte kaufmännische Ausbildung
• Idealerweise Berufserfahrung in der (Drittmittel-)Verwaltung eines Forschungsinstituts, einer Hochschule oder einer wissenschaftlichen Organisation
• Erfahrungen mit öffentlichen Ausschreibungen und Zuwendungsanträgen
• Schnelle Auffassungsgabe und Verknüpfung von kaufmännischem und rechtlichem Wissen
• Idealerweise Kenntnisse im Vergaberecht
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Power Point, Outlook)
• Guter und sicherer Umgang mit digitalen Tools
• Zuverlässige, selbstständige und genaue Arbeitsweise
• Sehr gutes sprachliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Flexibilität und Teamgeist

Unser Angebot

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in Teilzeit Wochenstunden) mit eigenständigem Aufgabenportfolio, vorerst befristet auf zwei Jahre
• Eine freundliche Arbeitsatmosphäre in einem kompetenten und hochmotivierten Team
• Ein Gehalt nach Haustarif inkl. Weihnachgeld, Jubiläumszuwendungen, familienfreundliche Angebote (Kita-Zuschuss, Kinderzulagen), sowie kostenfreies Mittagessen und attraktive Firmenfitnessangebote wie z.B. Hansefit oder Urban Sports Club, Jobrad, Betriebliche Altersvorsorge/ Vermögenswirksame Leistungen
• Weiterbildungsmöglichkeiten sowie flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

Möchten Sie mit Ihren Kompetenzen und Ihrer Einsatzbereitschaft die erfolgreiche Arbeit des Öko-Instituts mitgestalten? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagefähige Bewerbung Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) unter Angabe des möglichen Eintrittstermins als integrierte PDF-Datei bis zum 17. November 2025 an bewerbung-iko- Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Bewerbungsunterlagen gelöscht.

Unsere Datenschutzhinweise finden Sie hier. Für Rückfragen wenden Sie sich gerne an Frau Martina Straßer, Referatsleitung A&V, E-Mail:

Mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeitmodelle, finanzielle Unterstützung, zusätzliche Kinderkrankentage, Personal- und Organisationsentwicklung in der digitalen Transformation, Gesundheitsprävention – das sind einige der Angebote, die das Öko-Institut seinen Mitarbeiter*innen anbietet, damit diese den Beruf mit allen Lebensphasen gut vereinbaren können. Dafür haben wir 2022 das Prädikat "Familienbewusstes Unternehmen" mit der Erweiterung "Ausgezeichnet Digital" von familyNET erhalten. Und wir tragen das Siegel nicht nur, wir leben es auch

Bewerbungsunterlagen werden am Öko-Institut vertraulich und datenschutzkonform behandelt. Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsdaten, um beurteilen zu können, ob Sie die Eignung und fachliche Leistung für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, besitzen (Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe b DS-GVO). Die von Ihnen gemachten Angaben verbleiben bei uns, eine Weiterleitung an Dritte findet nicht statt. Ausnahmen davon sind die Fälle, in denen wir im Rahmen von Bewerbungsverfahren mit Auftragsverarbeitern (Agenturen) zusammenarbeiten. In diesen Fällen schließen wir mit den Agenturen eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO ab.

Empfänger*innen der in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen personenbezogenen Daten sind die jeweils zuständigen Personalverantwortlichen sowie das Referat Personal & Entwicklung. Ihre Bewerbungsunterlagen werden nach Ablauf des Verfahrens bei uns gelöscht. Wir verwenden Ihre Kontaktdaten ausschließlich dafür, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und Sie über den Fortlauf des Bewerbungsverfahrens zu informieren.

Im Fall des Abschlusses eines Beschäftigungsverhältnisses, einer Ausbildung im Rahmen des Referendariats, eines Praktikums oder eines sonstigen Vertragsverhältnisses, werden die Daten zunächst weiterhin gespeichert und in die Personalakte überführt. Ansonsten endet das Bewerbungsverfahren für Sie mit dem Zugang einer Absage. Sollten wir Interesse haben, Ihre Bewerbung aufzubewahren für eine mögliche zukünftige ähnliche Stelle, holen wir von Ihnen eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO) ein. In diesem Fall geben wir an, für welchen Zeitraum wir Ihre Bewerbung aufbewahren wollen (maximal 2 Jahre). Danach werden die Unterlagen gelöscht.

Eine uns erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit widersprechen. Insbesondere haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Bewerbung zurückzuziehen.