Mitarbeiter:in Public Tender

Mitarbeiter:in Public Tender (Vergabe-Scouting & Angebotskoordination) – Vertrieb (m/w/d)

(Teilzeit, 20–35 Std./Woche)

ab sofort

Wir suchen eine strukturierte Person mit nachweisbarer Erfahrung im öffentlichen Ausschreibungswesen. Du findest passende Vergaben, bewertest Chancen und koordinierst intern die Angebotsabgabe. Dazu gehört auch die Erstellung von projektbasierten Referenzen, das Einholen von CVs/Benutzerlisten sowie die Kommunikation mit Freelancern und Partnerfirmen.

Wichtig: Du solltest ein gutes Grundverständnis für öffentliche Vergaben mitbringen – z. B. durch erste praktische Erfahrung, Studium/Weiterbildung oder berufliche Schnittstellen. Idealerweise hast du bereits mit Portalen wie TED, eVergabe oder DTVP gearbeitet. Entscheidend ist, dass du den Tender-Prozess nachvollziehen kannst und dich darin schnell zurechtfindest.

Deine Mission

Du sorgst dafür, dass wir keine relevante Ausschreibung verpassen und professionelle, fristgerechte Angebote abgeben. Du bist Schnittstelle zwischen Vergabeportalen, internen Teams und externen Partnern/Freelancern – und stellst sicher, dass alle Nachweise, Referenzen und Profile sauber und rechtzeitig vorliegen.

Deine Aufgaben

1) Vergabe-Scouting & Opportunity Management

• Recherche in Vergabeportalen (z. B. TED, DTVP, eVergabe, Mercell, eFA Vergabe, Landesportale)
• Identifikation passender Ausschreibungen für unser Leistungsportfolio
• Erstbewertung: Fit, Aufwand, Chance, Ausschlusskriterien, strategischer Wert
• Aufbau/Pflege einer Tender-Pipeline (Excel/CRM) inkl. Status, Fristen, To-dos

2) Angebotskoordination & formale Vergabeanforderungen

• Analyse der Vergabeunterlagen: Anforderungen, Formblätter, Nachweise, Fristen
• Prüfung der Teilnahme- und Eignungskriterien
• Koordination interner Zuarbeiten (GF, Recruiting, Fachbereiche)
• Zusammenstellung und Finalisierung der Angebotsunterlagen
• Fristenmanagement & formale Qualitätskontrolle bis zur Abgabe
• Kommunikation mit Auftraggebern (Bieterfragen, Klärungen)

3) Referenzen, Beraterlisten & externe Abstimmung (Tender-spezifisch)

• Erstellung und Aufbereitung von Projekt- und Unternehmensreferenzen passend zur Ausschreibung (Texte strukturieren, Leistungen/Erfolge herausarbeiten, auf Kriterien mappen)
• Einholen/Update von CVs, Profilen und Nachweisen von Freelancern oder vermittelten Kandidat:innen
• Aufbau & Pflege einer Berater-/Expertenliste für Vergabeverfahren (nach Skills/Rollen/Verfügbarkeit)
• Kommunikation und Beziehungsmanagement mit externen Partnerfirmen (z. B. für Referenzbestätigungen oder gemeinsame Angebotsanteile)
• Sicherstellung, dass alle Referenzen/CVs formal und inhaltlich vergabekonform sind

4) Vertrags- & Prozessunterstützung (nachgelagert)

• Unterstützung bei Vertragsunterlagen aus gewonnenen Vergaben
• Pflege/Weiterentwicklung unserer Standardunterlagen & Referenzbibliothek
• Dokumentation und Prozessoptimierung rund um Tender-Abläufe

Must-Haves

• Praxis-Erfahrung im öffentlichen Ausschreibungswesen / Tender-Management (z. B. Vergabemanager:in, Bid Manager:in, Vertrieb Public Sector, Projektassistenz Vergabe o. ä.)
• Routine in Vergabeportalen und bei formalen Anforderungen (Eignungskriterien, Formblätter, Fristen, Nachweise, Bieterkommunikation)
• Erfahrung in der Angebotsunterstützung inkl. Referenzerstellung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1+)
• Ausgeprägte Struktur- und Detailorientierung
• Excel sehr sicher (Pipelines/Listen, Filter, Pivot, logische Formeln)

Nice-to-Haves

• Vergaberecht-Grundlagen (UVgO, VgV, GWB etc.)
• Erfahrung mit CV-/Profilstandardisierung im IT-/Recruiting-Kontext
• Kenntnisse im IT-Dienstleistungsumfeld oder ANÜ/Werk-/Dienstverträgen
• Projektmanagement-Methodik

Was dich erwartet

• Klare Ownership für Tender-Scouting, Angebotskoordination und Referenzmanagement
• Flexible Teilzeit, remote möglich
• Kleines Team, kurze Wege, echter Impact auf Wachstum
• Faire Vergütung je nach Erfahrung

Haben wir dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung

Dein joyIT Team

So bewirbst du dich

Schick uns Lebenslauf + kurzes Anschreiben mit konkreten Beispielen deiner Vergabe-Erfahrung.

Art der Stelle: Teilzeit, Festanstellung, Befristeter Vertrag, Werkstudent

Gehalt: ab 15,00€ pro Stunde

Erwartete Arbeitsstunden: 20–35 pro Woche

Leistungen:

• Flexible Arbeitszeiten
• Homeoffice-Möglichkeit

Bewerbungsfrage(n):

• Hast du schon Referenzen/CVs/Beraterlisten für Vergaben erstellt oder koordiniert? Wie bist du vorgegangen?
• Reichen Sie bitte sowohl Ihren Lebenslauf als auch ein Anschreiben ein.
• Mit welchen Vergabeportalen hast du gearbeitet?
• Beschreibe eine Ausschreibung, die du betreut hast (von Recherche bis Abgabe).

Ausbildung:

• Bachelor (Wünschenswert)

Berufserfahrung:

• Vertrieb: 1 Jahr (Wünschenswert)

Sprache:

• Deutsch (Erforderlich)
• Englisch (Erforderlich)

Arbeitsort: Homeoffice