Assistenz / Office Manager (m/w/d) - Property Management

Wir bieten dir eine Gelegenheit, die du so nirgendwo anders findest. In weniger als sechs Jahren ist Mileway zum europäischen Marktführer im Bereich Last-Mile-Logistikimmobilien gewachsen – mit über 550 Mitarbeitenden in 26 Büros in elf Ländern.

Wir suchen eine engagierte Kolleg:in, die unser Property-Management-Oversight-Team unterstützt und gemeinsam mit uns dafür sorgt, dass unsere täglichen Abläufe reibungslos funktionieren.

Wenn du gerne Verantwortung übernimmst, gut organisiert bist und Freude an klarer, strukturierter Kommunikation mit internen und externen Partner:innen hast – dann passt du perfekt zu uns

Arbeiten bei Mileway
Wir bieten Dir eine Chance, die Du so sonst nirgendwo findest. Seit dem Start 2019 ist Mileway schnell zum europäischen Marktführer im Bereich ´Last-Mile-Logistikimmobilien´ gewachsen – mit einem Team von über 550 Kolleg:innen in mehr als 20 Büros in 11 Ländern. Von Anfang an wollten wir anders sein als andere Immobilienunternehmen: mit einer cloudbasierten IT-Infrastruktur und einem Team, das lokale Expertise mit den gebündelten Stärken einer europaweiten Präsenz verbindet.

Unsere Kultur ist schnelllebig und hochinternational. Kolleg:innen aus über 50 Ländern bringen unterschiedliche Perspektiven und eine "Wir schaffen das"-Mentalität in alles, was wir tun. Wir haben schon viel erreicht – und sind doch erst am Anfang. Unser Ziel ist es, Europas führender Anbieter von Last-Mile-Logistikimmobilien zu sein, Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen, Nachhaltigkeit voranzutreiben und die Städte von morgen mitzugestalten. Dabei leben wir unsere Werte: Drive, Trust, Grow, Together.

Bei Mileway sind wir überzeugt, dass Wachstum im Unternehmen aus dem Wachstum unserer Fähigkeiten entsteht. Deshalb bieten wir ein internes Learning & Development Programm, das persönliche, berufliche und geschäftliche Entwicklung zusammenbringt und Dir hilft, Deinen ganz eigenen Karriereweg zu gestalten. Teamwork und persönlicher Austausch sind uns wichtig, deshalb sind wir an unserem Berliner Standort an drei Tagen pro Woche gemeinsam im Büro. Wir setzen auf flexible Arbeitsmodelle und unterstützen Dich mit modernster Technik, damit Du immer verbunden bleibst, egal, wo Du gerade bist.

Deine Aufgaben:

• Du hältst den Überblick: koordinierst Telefonate, Nachrichten und Meetings und sorgst dafür, dass das Unternehmen jederzeit erreichbar ist.
• Organisationstalent mit Struktur: bearbeitest und digitalisierst die tägliche Post, archivierst Dokumente effizient und unterstützt das Team bei Ablage und Ticketsystem.
• Zentrale Anlaufstelle: bist Ansprechpartner:in für allgemeine Anliegen, unterstützt Kund:innen beim Ausfüllen von Formularen und hältst Stammdaten aktuell.
• Kommunikationsprofi: gibst Auskünfte zu Verträgen und Betriebskosten, leitest Anfragen und Beschwerden weiter und behältst deren Bearbeitung im Blick.
• Unterstützung im Property Management: planst, organisierst und priorisierst Aufgaben im Tagesgeschäft gemeinsam mit dem Team.
• Alles bestens vorbereitet: kümmerst dich um Unterlagen, planst Meetings, Reisen und Team-Events und pflegst Objektinformationen für Website und Kommunikationskanäle.
• Gemeinsam besser werden: arbeitest eng mit Kolleg:innen an anderen Standorten zusammen und bringst aktiv Ideen zur Optimierung von Prozessen ein.

Dein Profil:

• Erfahrung im Office Management, in der Administration, im Front Office oder in einer vergleichbaren Rolle, in der Organisation und Koordination im Mittelpunkt stehen.
• Eine proaktive, positive und lösungsorientierte Haltung. Du bringst Struktur und Ruhe in ein dynamisches Umfeld und hast sogar Spaß dabei
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und die Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen. Du weißt, wie man Dinge voranbringt und behältst stets den Überblick.
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift.
• Fließende Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).
• Du bist vorausschauend und hast eine natürliche Offenheit im Umgang mit Menschen auf allen Ebenen in einem internationalen Umfeld.
• Ein hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein: Du erkennst Möglichkeiten zur Prozessverbesserung und setzt diese aktiv um.

Was wir dir bieten:

• Attraktive Vergütung & Bonus: Wir honorieren Deine Leistung mit einem wettbewerbsfähigen Gehalt und zusätzlichen Bonuszahlungen.
• Unbefristetes Arbeitsverhältnis: Wir setzen auf eine langfristige Zusammenarbeit und bieten Dir Sicherheit und Perspektive.
• Weiterentwicklung: Nutze unsere internen Trainings und Programme, um Deine Skills kontinuierlich auszubauen.
• Hybrides Arbeiten: Flexible Arbeitsmodelle mit der Möglichkeit, sowohl im Büro als auch remote zu arbeiten.
• Moderne Technik: Wir stellen Dir topaktuelle Tools und Technologie bereit, damit Du vernetzt und effizient arbeiten kannst.
• Work-Life-Balance: Bei uns findest Du Raum, um Beruf und Privatleben optimal zu verbinden.
• Vielfältige und internationale Unternehmenskultur: Arbeite in einem dynamischen Team mit Kolleg:innen aus über 51 Nationen, die unterschiedliche Perspektiven einbringen.
• Außerbetriebliche Events: Regelmäßige Team-Events und soziale Aktivitäten sorgen für Spaß, Austausch und stärken den Zusammenhalt.
• 28 Tage Urlaub für Deine Erholung und neue Energie.

Unsere Vision ist es, das Tor Nummer eins zu urbanen Gemeinschaften zu sein. Um dieses Ziel zu erreichen, leben wir unsere Werte: Drive, Trust, Grow, Together.