Office Managerin

Unser Team braucht Verstärkung

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt:

Management Assistant (w/m/d) – Praxis-Organisation & HR

in Teilzeit für ca. 20 h/Wo.

Über uns

Wir sind eine moderne Arztpraxis mit insgesamt 16 Mitarbeiterinnen (inkl. Auszubildenden). Für die organisatorischen und administrativen Abläufe suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und eigenverantwortliche Bürofachkraft, die gleichzeitig als Assistenz der Praxisinhaberin agiert.

Unser Ziel ist es, die administrativen Prozesse effizient zu gestalten und die Praxisleitung im Tagesgeschäft spürbar zu entlasten.

Ihre Aufgaben Lohnbuchhaltung & Personal

• Eigenständige Erstellung der kompletten Lohn- und Gehaltsabrechnungen für das gesamte Team (inkl. Azubis)
• Pflege der Personalstammdaten und Umsetzung personalrelevanter Änderungen
• Korrespondenz mit Krankenkassen, Behörden, Sozialversicherungsträgern
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen, Abmahnungen, Zeugnissen
• Verwaltung von Fehlzeiten, Urlaubsansprüchen und Dienstplänen
• Formulierung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen sowie Bewerbermanagement
• Ansprechpartner*in für alle personalrelevanten Fragen

Praxisorganisation

• Bestellung von Verbrauchsmaterial, Büromaterial und medizinischer Ausstattung
• Einholen, Vergleichen und Verhandeln von Angeboten
• Verwaltung und digitale Ablage von Belegen, Rechnungen und Dokumenten
• Vorbereitung und Durchführung von Zahlungsläufen, Überweisungen, Rechnungsprüfung

Korrespondenz & Administration

• Bearbeitung von Postein- und -ausgang
• E-Mail-Management und allgemeine schriftliche Korrespondenz
• Kommunikation mit Lieferanten, Dienstleistern, Krankenkassen etc.
• Direkte Unterstützung der Praxisinhaberin im organisatorischen Tagesgeschäft

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der Lohnbuchhaltung (idealerweise DATEV)
• Sehr gute Kenntnisse in Personalverwaltung und Grundlagen des Arbeitsrechts
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Strukturierte, verantwortungsbewusste und selbstständige Arbeitsweise
• Organisationsstärke, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Freundliches Auftreten und Freude an Teamarbeit

Wir bieten

• Teilzeitstelle mit flexiblen Arbeitszeiten (z.B. Arbeitszeiten nur am Vormittag)
• Abwechslungsreiches, verantwortungsvolles Aufgabenfeld
• Enge Zusammenarbeit mit der Praxisleitung
• Wertschätzende Arbeitsatmosphäre in einem engagierten Team
• Möglichkeit, interne Prozesse aktiv mitzugestalten
• Arbeiten im Homeoffice nach Absprache

Werkstudent*in (m/w/d) Social Media Content Management

Über uns

Wir sind eine engagierte, moderne Facharztpraxis, die ihre Außendarstellung neu denkt. Unser Ziel: eine starke, glaubwürdige und professionelle Präsenz auf Social Media aufzubauen – um neue PatientInnen zu gewinnen, das Image der Praxis zu schärfen und qualifizierte Fachkräfte für unser Team zu begeistern.

Da wir bisher noch keine Social-Media-Kanäle nutzen, suchen wir dich als kreative Unterstützung beim Aufbau und der kontinuierlichen Betreuung unserer digitalen Präsenz.

Deine Aufgaben

• Aufbau und strategische Planung unserer Social-Media-Präsenz (Instagram, TikTok, LinkedIn u. a.)
• Erstellung von Foto- und Video-Content für den Praxisalltag
• Veröffentlichung, Community-Management und Performance-Monitoring
• Trend- und Wettbewerbsbeobachtung im Gesundheits- und Recruitingbereich
• Umsetzung von Social-Recruiting-Kampagnen zur Gewinnung medizinischer Fachkräfte
• Konzeption und Durchführung kleiner Werbekampagnen zur gezielten Ansprache von PatientInnen

Das bringst du mit

• Eingeschriebener Studentin im Bereich Medien, Marketing, Kommunikation, Design oder auch Medizinstudentin mit entsprechender Social media competence
• Erfahrung mit Social Media Content Creation (privat oder beruflich)
• Sicherer Umgang mit Foto-/Video-Tools, Apps oder gängigen Schnittprogrammen
• Kreativität und Gespür für Trends, Storytelling und Markenaufbau
• Interesse an Gesundheitskommunikation
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Freude daran, etwas komplett Neues aufzubauen

Das bieten wir dir

• Die Möglichkeit, eine Social-Media-Präsenz von Grund auf zu konzipieren
• Hohe kreative Freiheit und Verantwortung für deine eigenen Projekte
• Flexible Arbeitszeiten, Möglichkeit zu mobilem Arbeiten
• Ein herzliches, kollegiales Team und direkte Zusammenarbeit mit der Praxisleitung
• Faire Vergütung und langfristige Perspektive bei guter Zusammenarbeit
• Remote Tätigkeit

Arbeitsumfang

• Ca. 10 Stunden pro Woche (nach Absprache flexibel)
• Remote work möglich bei freier Zeiteinteilung

Wenn wir Dein Interesse geweckt haben, freuen wir uns schon sehr über Deine Bewerbung inklusive Lebenslauf, Zeugnissen, Gehaltsvorstellungen und Eintrittsdatum per email