Sekretariat/Assistenz der Beigeordneten für den Geschäftsbereich Soziales, Integration, Schule, Sport und Jugend

Werden Sie Teil des Teams …

Unser Team der Stadtverwaltung Haan besteht aus über 500 dynamischen und innovativen Mitwirkenden. Wir stehen gemeinsam für eine wertschätzende, offene und kollegiale Arbeitsatmosphäre in motivierten Teams. Wir bieten den Menschen in unserer Stadt eine breite Palette an Leistungen, eine sehr gute Versorgung mit Kita- sowie OGS-Plätzen und wir entwickeln unsere Stadt Tag für Tag weiter – auch uns selbst. Wachsen Sie mit

Bei der Stadt Haan ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle

Sekretariat/Assistenz der Beigeordneten für den Geschäftsbereich Soziales, Integration, Schule, Sport und Jugend (w/m/d)

unbefristet und in Vollzeit zu besetzen. Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet, wenn sich die Stellenanteile im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten zeitlich so aufteilen lassen, dass eine vollumfängliche Besetzung der Stelle möglich ist. Die üblichen Büro- und Sprechzeiten sind dabei im erforderlichen Umfang abzudecken. Sie werden daher gebeten, Ihre Vorstellungen hinsichtlich des Arbeitszeitumfangs mitzuteilen.

Die Vergütung erfolgt nach EG 9a TVöD. Vorbeschäftigungszeiten, die eine entsprechende Berufserfahrung in diesem Aufgabenbereich vermittelt haben, können bei der Einstufung berücksichtigt werden.

Das Aufgabengebiet umfasst schwerpunktmäßig:

• Büromanagement für das Dezernat II (u.a. Post-, Daten- und Terminverwaltung, Ablage, Zahlungsverkehr)
• Schriftführung für den Jugendhilfeausschuss sowie den Ausschuss für Bildung und Sport, stellvertretende Schriftführung für den Ausschuss für Soziales, Integration und Generationen (u.a. Vor- und Nachbereitung der Ausschusssitzungen nach Zuarbeit durch die Fachämter, Erstellung der Niederschrift)
• Telefonische, schriftliche und elektronische Korrespondenz mit internen und externen Stellen
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen/Besprechungen für die Beigeordnete
  Vertretung für die Assistenzkräfte der Bürgermeisterin/des Bürgermeisters und des technischen Dezernenten

Das bringen Sie bitte mit:

• Abgeschlossener Angestelltenlehrgang I bzw. abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich kaufmännische Bürokommunikation oder Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Ausbildung/Qualifikation
• Mindestens mehrjährige Berufserfahrung im Büromanagement oder Sekretariat
• Wünschenswert: Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung (vorzugsweise in einer Kommunalverwaltung)
• Sehr gute Kenntnisse der arbeitsplatzbezogenen EDV im Bereich der Microsoft Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel)
• Die Bereitschaft, sich schnell in das Ratsinformationssystem und das Dokumentenmanagementsystem der Stadt Haan einzuarbeiten
• Teamfähigkeit, Engagement und Flexibilität sowie ein ausgeprägtes Kommunikationsvermögen
• Ein hohes Maß an Loyalität und Diskretion
  Die Bereitschaft, auch außerhalb der regulären Dienstzeiten zu arbeiten (z.B. am späten Nachmittag bzw. Abend im Rahmen der Tätigkeit als Schriftführung für die o.g. Fachausschüsse)

Wir freuen uns, wenn Sie außerdem über folgende Kompetenzen verfügen:

• Bürgerorientierte, wertschätzende, gut strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Einfühlungsvermögen
• Belastbarkeit im Umgang mit anspruchsvollen Gesprächspartner/-innen
• Sicheres Auftreten
  Bereitschaft zur Weiterbildung

Wir bieten Ihnen:

• Eine sinnstiftende, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem interessanten Aufgabengebiet
• Einen krisenfesten Arbeitsplatz
• Die Arbeit in einem multiprofessionellen, engagierten Team auf der Basis der Leitlinien zur Zusammenarbeit und Führung der Stadt Haan
• Eine leistungsgerechte Bezahlung nach TVöD
• Eine zusätzliche leistungsorientierte Bezahlung
• Mit einer betrieblichen Altersvorsorge sorgen wir auch über das Renteneintrittsalter hinaus für unsere Beschäftigten
• Für Mitarbeitende der Stadtverwaltung mit Erziehungsverantwortung, die außerhalb von Haan wohnen und für ihr Kind keinen Kita-Platz haben, besteht die Möglichkeit, ihr Kind in einer Kita in Haan betreuen zu lassen, wenn die Haaner Kinder versorgt sind.
• Vielseitige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein attraktives betriebliches Gesundheitsmanagement
• Zusammen mit einer psychologischen Beratungsstelle bietet die Stadtverwaltung Haan allen Mitarbeitenden und ihren unmittelbaren Familienangehörigen rund um die Uhr individuelle Beratungsleistungen in allen Lebenslagen an. Dies umfasst Hilfe bei Fragen und Problemen wie z.B. aus den Bereichen Gesundheit, Krankheit, Arbeit und Familie sowie sozialen Fragestellungen.
• Führungskräfte, die auf gesunde Führung achten und die mit dem Stichwort "Mitarbeiterbindung" etwas anfangen können
• Eine qualifizierte Einarbeitung
• Flexible Arbeitszeiten
• Ein modernes, familienfreundliches Arbeitsumfeld mit entsprechender Arbeitsplatzausstattung (Laptops)
• Möglichkeit der Wahrnehmung alternierender Telearbeit, soweit gewünscht und dienstlich möglich
  Möglichkeit, Veränderungsprozesse innerhalb des Fachbereiches mitzugestalten

Chancengleichheit, Diversität und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sind Teil der gelebten Personalpolitik der Stadtverwaltung Haan. Wir freuen uns daher über Ihre Bewerbung, unabhängig Ihres Alters, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Behinderung oder sexuellen Identität. Die Stadt Haan verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Auswahlentscheidungen werden nach den Bestimmungen des Landesgleichstellungsgesetzes sowie des Gleichstellungsplanes der Stadt Haan getroffen.

Für allgemeine Informationen wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung, Frau Pavleković, Tel.: 02129/ Fachliche Fragen beantwortet Ihnen die Beigeordnete für Soziales, Integration, Schule, Sport und Jugend der Stadt Haan, Frau Annette Herz, gern unter Tel.: 02129/

Wenn Sie Interesse haben, ist es grundsätzlich möglich, dass Sie im Sekretariat hospitieren.

Sollten Sie Interesse an dieser Tätigkeit haben, übermitteln Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, lückenloser Lebenslauf, Abschlusszeugnisse/ Ausbildungsnachweise, Beurteilungen, Arbeitszeugnisse, Nachweis Schwerbehinderung/ Gleichstellung) bitte ausschließlich mittels des Online-Formulars auf unserer Homepage.

Die Anerkennung im Ausland erworbener Qualifikationen durch deutsche Institutionen (z. B. durch eine zuständige Bezirksregierung, ein zuständiges Ministerium oder eine zuständige Kammer) ist zwingend erforderlich und den Bewerbungsunterlagen ebenfalls beizufügen. Das gleiche gilt für den Nachweis über Arbeits- und Aufenthaltstitel in Deutschland.

Nur bis zum vollständig über das Portal eingereichte Bewerbungen können berücksichtigt werden.