Verwaltungsmitarbeiterin für das Gremiensekretariat

NEU

Vollzeit

Sekretariat / Verwaltung

Die Stabsstelle Gremien und Berufungen der Universitätsverwaltung Freiburg sucht eine*n Verwaltungsmitarbeiter*in für das Gremiensekretariat (w/m/d) Verwaltungsmitarbeiter*in für das Gremiensekretariat (w/m/d)

• Bewerbungsfrist: 10. November 2025
• Veröffentlichungsdatum: 10. Oktober 2025
• Eintrittstermin: 1. Februar 2026
• Arbeitsumfang: Vollzeitstelle
• Kennziffer:

Die Stabsstelle Gremien und Berufungen (GB) ist für die zentralen Organe der Universität Freiburg zuständig, in denen alle wesentlichen Belange der Universität gesteuert werden. Die zugeordneten Geschäftsstellen des Rektorats, Senats und Universitätsrats begleiten diese Gremien. Das Team der Stabsstelle betreut auch die Berufungsverfahren für Professuren und organisiert die Universitätswahlen.

Als Stelleninhaber*in

• arbeiten Sie im Team der Stabsstelle inhaltlich und organisatorisch an der Vorbereitung und Nachbereitung der Sitzungen der zentralen Gremien der Universität mit
• sind Sie in den Geschäftsstellen erste Ansprechperson für die diese Gremien betreffenden Angelegenheiten
• bereiten Sie eingehende Unterlagen auf und stellen diese digital an die von Ihnen zu pflegenden Verteiler bereit
• sind Sie im kontinuierlichen Austausch mit allen Fakultäten und der Zentralen Universitätsverwaltung der Universität Freiburg
• leisten Sie einen wesentlichen Beitrag bei der Digitalisierung der Gremienverwaltung
• sind Sie für die Redaktion der Amtlichen Bekanntmachungen zuständig

Sie bringen mit:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare berufliche Qualifikation
• ein freundliches und verbindliches Auftreten, Serviceorientierung und Flexibilität
• eine sehr strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise und ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• ein hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität für die Arbeit im unmittelbaren Umfeld der Hochschulleitung und des Universitätsrats
• sehr gute Deutsch Kenntnisse (Niveau C1) und kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift
• einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen und Datenbank-Anwendungen sowie mit IT basierter Informations- und Kommunikationstechnik
• eine ausgeprägte Teamfähigkeit und Offenheit für neue Aufgaben.
• Kenntnisse der universitären Strukturen und der Hochschulverwaltung sowie Erfahrungen im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich sind von Vorteil.

Wir bieten:

• eine Vollzeitstelle, die zunächst befristet für 1 Jahr im Rahmen einer Elternzeitvertretung besetzt werden kann. Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Vergütung je nach Aufgabenzuschnitt bis Entgeltgruppe E9a TV-L möglich. Eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt.
• ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit Gestaltungsmöglichkeiten
• ein kollegiales Arbeitsumfeld in einem engagierten und serviceorientierten Team, das sich auf Sie freut
• eine umfassende Einarbeitung
• gute interne Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Arbeitszeit im Gleitzeitmodell, Möglichkeit zum Homeoffice
• Jobticket, JobBike BW und Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• einen attraktiven Arbeitsplatz in zentraler Lage mit sehr guter Erreichbarkeit durch öffentliche Verkehrsmittel

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung über unsere Online-Stellenbörse

Die Stelle ist befristet bis 31. Januar 2027.

Bitte bewerben Sie sich mit aussagekräftigen Unterlagen und Belegen unter Angabe der Kennziffer bis spätestens 10. November 2025. Ihre Bewerbung richten Sie bitte in schriftlicher oder elektronischer Form an:

Universität Freiburg
Stabsstelle Gremien und Berufungen -
Ulrike Stawarz
Postfach
79085 Freiburg

Für nähere Informationen steht Ihnen Frau Ulrike Stawarz unter Tel oder E-Mail zur Verfügung.