Teamassistenz (Organisation der Kundenbetreuung) – Teamassistent (Kaufmann Büromanagement, Reiseverkehrskaufmann, Hotelkaufmann) bzw. Office Assistant / Mitarbeiter Backoffice / Rezeptionist (w/m/d)

Als Familienunternehmen sind wir ein dynamischer Versicherungsmakler mit Standorten in Hamburg, Düsseldorf sowie München und sind ein Teil der Pantaenius Gruppe. Wir stehen seit 1899 für Professionalität und langfristige Kundenbeziehungen. Über 190 großartige Mitarbeitende begeistern mit Spaß und Engagement unsere Gewerbe- und Industriekunden in allen Sparten.

Du liebst es, Menschen zu unterstützen, Abläufe zu organisieren und behältst auch bei vielen Aufgaben gleichzeitig den Überblick? Dann bist Du bei uns genau richtig

Zur Verstärkung unseres Bereichs
Wohnimmobilienverwalter
suchen wir ab sofort einen Teamassistenten (Versicherungskaufmann, Versicherungsfachmann, Kaufmann Büromanagement, Reiseverkehrskaufmann, Hotelkaufmann) bzw. einen Office-Assistenten respektive Mitarbeiter Backoffice oder einen Rezeptionisten (w⁠/⁠m⁠/⁠d) als

Teamassistenz für die Organisation der Kundenbetreuung (w⁠/⁠m⁠/⁠d)
in Teilzeit oder Vollzeit,

die unser Team im Tagesgeschäft begleitet und dafür sorgt, dass alles reibungslos läuft.

Aufgaben

• Proaktive Unterstützung und Entlastung der Bestandskundenbetreuer im Tagesgeschäft
• Übernahme administrativer Aufgaben im Innendienst (z. B. Pflege von Bestandssystemen)
• Planung und Organisation von Dienstreisen
• Erstellung von Reisekostenabrechnungen
• Koordination und Terminplanung von internen und externen Meetings, Besprechungen und Veranstaltungen
• Vor- und Nachbereitung von Kundenterminen sowie Erstellung von Gesprächsprotokollen
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten, Nachrichten und Sendungen
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung, Termin- und Dokumentenpflege sowie Materialbestellungen
• Telefonische Erstauskunft bei Kundenanfragen
• Organisation und Koordination aller Details rund um Arbeitsplätze und Büromaterialien
• Erfassung und Weitergabe relevanter Informationen innerhalb des Teams
• Schriftverkehr und Korrespondenz mit Versicherungsgesellschaften und Geschäftspartnern
• Mitwirkung bei der Planung und Durchführung interner und externer Veranstaltungen
• Unterstützung bei Projekten und Sonderaufgaben

Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Erfahrung im Versicherungswesen – aber auch als Quereinsteiger (w⁠/⁠m⁠/⁠d) mit Erfahrung an der Rezeption oder im Backoffice bist Du bei uns herzlich willkommen
• Eine aufgeschlossene, freundliche und kommunikative Art sowie Freude an Teamarbeit
• Positives und professionelles Auftreten sowie die Motivation, neue Aufgaben zu übernehmen
• Strukturiertes, vorausschauendes und souveränes Arbeiten – auch unter Zeitdruck
• Zuverlässigkeit, Organisationstalent und eine sorgfältige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Outlook, Excel)

Wir bieten

• Attraktive Benefits: 13 Gehälter, Dienstrad-Leasing, betriebliche Gesundheitsförderung und Übernahme des Deutschland-Tickets oder Zuschuss zu den Fahrtkosten.
• Urlaub: Genieße 30 Tage Jahresurlaub sowie Sonderurlaub an Weihnachten und Silvester. Zudem bieten wir Sonderurlaub für besondere Ereignisse.
• Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter: Wir bieten ein Programm, das Prämien für erfolgreiche Empfehlungen gewährt.
• Mehr Netto: Regelmäßige Gehaltserhöhungen und zusätzliche Netto-Benefits von knapp 1.000 Euro jährlich.
• Altersvorsorge: Vermögenswirksame Leistungen und Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge.
• Moderne Arbeitsbedingungen: Ein moderner Arbeitsplatz im zentral gelegenen Kajen mit Blick auf die Elbphilharmonie.
• Offene Unternehmenskultur: Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine Atmosphäre des gegenseitigen Vertrauens.
• Onboarding: Umfangreiche, individuelle Einarbeitung mit spannenden Aufgaben und vielen Gestaltungsmöglichkeiten.
• Karrierechancen: Interne Fachlaufbahn, Teamleitung oder Außendienst – bei uns stehen Dir viele Wege offen.
• Weiterbildung: Ein breites Angebot an Weiterbildungsmöglichkeiten zur Förderung Ihrer beruflichen Ziele.
• Feedbackgespräche: In regelmäßigen Mitarbeitergesprächen hast Du die Gelegenheit, über Deine Leistung, Entwicklung und Karriereziele zu sprechen.
• Gemeinschaftsgefühl: Bei uns steht Teamzusammenhalt im Vordergrund. Regelmäßige Teamevents, Sommerfeste und Weihnachtsfeiern stärken das Miteinander. Unser starkes Team ist das Herz unserer Unternehmenskultur.
• Mitarbeiterangebote: Durch unsere Partnerschaft mit Corporate Benefits erhältst Du attraktive Vergünstigungen bei über 1.500 namhaften Anbietern aus verschiedenen Bereichen, darunter Reisen, Leben, Wohnen und Mode.

Important note
Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

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