Sachbearbeitung Gremienarbeit in Teilzeit

Der Einsatz kann an unserer Geschäftsstelle in Darmstadt, Gießen oder Kassel erfolgen. Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit 19,5 Stunden wöchentlich.

Die ekom21

Die ekom21 ist ein renommiertes Technologieunternehmen im Bereich IT-Komplettlösungen für den öffentlichen Dienst. Als das größte BSI-zertifizierte IT-Dienstleistungsunternehmen in Hessen, mit einem umfassenden Produkt- und Dienstleistungsportfolio, betreuen wir über 500 Kunden mit Anwenderinnen und Anwendern. Unsere über 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an unseren Standorten in Gießen, Kassel, Fulda und Darmstadt haben im Jahr 2023 einen Umsatz von über 315 Millionen Euro erwirtschaftet. Das Lösungsportfolio der ekom21 reicht von Hardware- und Softwarelösungen bis hin zu maßgeschneiderten Beratungsleistungen.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Sie sind zuständig für die Vor- und Nachbereitung sowie die Durchführung der Sitzungen unserer Gremien (Vorstand, Finanzausschuss, Verbandsversammlung Aufsichtsrat und Gesellschafterversammlung). Weiterhin obliegt Ihnen die Organisation des jährlichen Strategiemeetings der Gremien (Vorstand, Finanzausschuss und Aufsichtsrat).
• Sie wirken in enger Abstimmung mit den Direktoren/Geschäftsführern bei der Planung der jährlichen Gremientermine sowie der Erstellung von Beschlussvorlagen sowie dem fristgerechten Versand von Sitzungsunterlagen (über Sitzungsdienst SD.NET) mit, überwachen die Einhaltung der Fristen und protokollieren Sitzungen.
• Sie fordern regelmäßig Berichte von den internen Fachbereichen, sowie die rechtzeitige Zulieferung von Vorlagen und deren Anlagen an.
• Sie sind zuständig für den Aufbau, die Überwachung und ständige Aktualisierung der Mitgliederdatei im SD.NET. Dazu halten Sie engen Kontakt zu unseren Mitgliedern und stehen diesen für Nachfragen zur Verfügung. Sie führen die Korrespondenz mit Mitgliedern.
• In Ihren Zuständigkeitsbereich fällt ebenso die Pflege und Aktualisierung der Vorschriftensammlung von ekom21-KGRZ Hessen sowie ekom21 GmbH in regelmäßiger Abstimmung mit unserem Fachbereich Recht und Verträge.
• Sie kümmern sich um Veröffentlichungen im Staatsanzeiger (Verbandsversammlung, Satzungsänderungen).
• Sie führen interne und externe Korrespondenz im Zusammenhang mit der Sitzungsnachbereitung.

Die Höhe der Bezahlung orientiert sich an einem Entgelt bis zu EG 9a TVöD (VKA) und wird vorbehaltlich einer endgültigen individuellen Bewertung und der persönlichen Qualifikation erfolgen.

Das bieten wir Ihnen

• Maßnahmen zur Gesundheitsförderung
• Kostenfreies Jobticket
• Fahrrad-Leasing über die ekom21
• Mobiles Arbeiten mit flexiblen Arbeitszeiten
• Jährlich verbindliche Mitarbeiter-Gespräche
• Strukturierte Einarbeitung
• Eine offene Unternehmenskultur
• Eine vertrauensvolle, familiäre Arbeitsatmosphäre
• Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten
• Umfangreiche Sozialleistungen
• Betriebliche Altersvorsorge über die ZVK

Arbeiten bei ekom21

Als familienfreundliches Unternehmen steht der Mensch im Mittelpunkt unseres Handelns. ekom21 unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie, indem flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten realisiert werden. Einen hohen Stellenwert nimmt auch unser umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement und unser Weiterbildungsmanagement ein.

Was Sie mitbringen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder eine vergleichbare, dreijährige kaufmännische Ausbildung
• Sie verfügen idealerweise über mehrjährige Berufserfahrung in der Sachbearbeitung im Bereich Gremienarbeit oder einer vergleichbaren Position
• Sie bringen mindestens Grundkenntnisse in (kommunaler) Gremienarbeit mit.
• Sie haben gute Kenntnisse in MS-Office und verfügen idealerweise über Erfahrung in einem digitalem Sitzungsdienst (vorzugsweise SD.NET).
• Ein sicheres, verbindliches und sehr diskretes Auftreten sowie sprachliche Kompetenz setzen wir voraus.
• Sie arbeiten gerne im Team aber auch eigenständig und zeichnen sich durch eine zuverlässige und stringente Arbeitsweise aus.
• Sie bringen ein hohes Maß an Eigeninitiative mit, zeigen Organisationsgeschick und Durchsetzungsvermögen.
• Sie sind zur Teilnahme an Sitzungen kommunaler Gremien gfs. auch außerhalb der üblichen Dienstzeiten bereit.
• Ein Führerschein Klasse B ist erforderlich, da Sie zu unterschiedlichen Terminen reisen müssen.

Ihre Ansprechpartnerin

Bei Fragen zum organisatorischen Ablauf wenden Sie sich bitte an:

Frau Anna-Lena Diehl

• ekom21 – KGRZ Hessen
  
  Körperschaft des öffentlichen Rechts
  
  Robert-Bosch-Straße 13
  
  Darmstadt
• anna-
• 0641/

Ihre Bewerbung

Die ekom21 – KGRZ Hessen gewährleistet die berufliche Gleichstellung von allen Geschlechtern. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. ekom21 – KGRZ Hessen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Wir bitten Sie, Ihre Bewerbung mit vollständigen Unterlagen unter Angabe der Kennziffer 2545-LA bis zum über unsere Karriereseite vorzunehmen und von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail abzusehen. Wir möchten Sie zudem im Vorfeld darüber informieren, dass das Vorstellungsgespräch/Auswahlverfahren: – in Gießen stattfinden wird.

Die ekom21 – KGRZ Hessen ist zertifiziert nach ISO 27001 auf der Basis von IT Grundschutz durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik

Wir weisen darauf hin, dass Bewerbungen, die nicht über das Bewerberportal B-ITE bei uns eingehen, sondern per Post oder E-Mail an uns gerichtet sind, von uns auf elektronischem Wege gespeichert und bearbeitet werden. Sofern Sie hiermit nicht einverstanden sind, ist es erforderlich, mittels einer persönlich unterschriebenen Erklärung dieser Speicherung zu widersprechen. Uns per E-Mail zugehende diesbezügliche Erklärungen erfüllen nicht das Kriterium einer rechtsverbindlich abgegebenen Willenserklärung. Die gespeicherten Daten werden 90 Tage nach erfolgter Absage gelöscht.