Vorstandsassistentin / Executive Assistant

Deine Aufgaben

• Du unterstützt unsere Vorstände bei allen operativen und administrativen Aufgaben und sorgst für die Einhaltung von Deadlines.
• Du begleitest unsere Vorstände bei allen relevanten Besprechungen und Sitzungen mit dem Aufsichtsrat, Investoren, Kunden sowie Kooperationspartnern und stellst sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen und Informationen bereitstehen.
• Du planst und bereitest interne und externe Besprechungen, Reisen sowie Workshops vor und nach und protokollierst diese, um eine reibungslose Durchführung und Nachverfolgung zu gewährleisten.
• Du trägst Informationen zu strategisch relevanten Themen zusammen und erstellst eigenständig Konzepte, Entscheidungsvorlagen, Analysen, Reports und Präsentationen für den Vorstand, die zur Unterstützung der Entscheidungsfindung dienen.
• Du bist erster Ansprechpartner für den Vorstand und fungierst als Bindeglied zwischen dem Vorstand und Office Management, um eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit sicherzustellen.
• Du erhältst tiefe Einblicke in alle Bereiche eines Start-ups und wirkst aktiv an der Weiterentwicklung von Strategien, Prozessen und Strukturen mit, indem du innovative Ideen einbringst und deren Umsetzung begleitest.
• Du koordinierst die interne und externe Kommunikation des Vorstandsvorsitzenden und stellst sicher, dass alle Stakeholder stets informiert und eingebunden sind.
• Du unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen und Reden für öffentliche Auftritte und interne Veranstaltungen des Vorstandsvorsitzenden.
• Du übernimmst eigenverantwortlich Sonderprojekte und Ad-hoc Aufgaben, die zur Entlastung des Vorstandsvorsitzenden beitragen.

Dein Profil

• Abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre, der Rechtswissenschaften, der Verwaltungswissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im Unternehmensberatungsumfeld
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache; weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.
• Sichere Beherrschung der gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) sowie Erfahrung mit modernen Kommunikationstools (z.B. Slack, Microsoft Teams).
• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit sowie die Fähigkeit, vertrauliche Informationen sicher zu handhaben.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte schnell zu erfassen, strukturiert aufzubereiten und Prioritäten zu setzen.
• Belastbarkeit und Flexibilität, um auch in herausfordernden Situationen professionell und lösungsorientiert agieren zu können.
• Proaktive Einstellung und Eigeninitiative zur Unterstützung des Vorstandsvorsitzenden bei strategischen und operativen Aufgaben.
• Stark ausgeprägte Problemlösungsfähigkeiten und Kreativität bei der Entwicklung von effektiven Arbeitsprozessen und Strukturen.
• Fähigkeit zur Zusammenarbeit in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld und zur Adaption an wechselnde Anforderungen.

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