Office Coordinator

vor 1 Woche

Hamburg, Hamburg, Deutschland Faktor 3 AG Vollzeit 40.000 € - 60.000 € pro Jahr

FAKTOR 3 AG ist eine der führenden, inhabergeführten Kommunikationsagenturen in Deutschland und realisiert integrierte (digital) Lösungen für Kunden aus den Bereichen Technologie, Online Business, Mobilität, Telekommunikation, Medien & Entertainment, Automotive, Beauty, Healthcare, Manufacturing und Food.

Deine Mission:

Du bist das Herz des Empfangs unserer Agentur und sorgst dafür, dass sich unsere Mitarbeitenden, Kunden und Gäste (all genders) von der ersten Sekunde an willkommen und supportet fühlen. Mit einem offenen Auge für Details, einem Gespür für Atmosphäre und einer strukturierten Arbeitsweise übernimmst du sowohl klassische Empfangs-, Organisations-, und Officetätigkeiten als auch Themen, die eine gute Unternehmenskultur ausmachen.

Dein Ziel: Zu einer einer guten Stimmung in der Agentur beizutragen, in der sich alle wohlfühlen und organisatorische Aufgaben und Prozesse reibungslos laufen. Von der Ordnung und frischem Kaffee in unseren Kaffeeküchen, über den Support beim Postversand, das Planen der gemeinsamen Mittagessen an Donnerstagen bis zu Reisebuchungen und "Bestellungs-Orga": Du bist gut darin, Struktur zu schaffen, hast aber genauso Freude daran, Dreh- und Angelpunkt für die Belange unserer Kolleg*innen und Kunden zu sein.

Die Stelle ist nicht remote-geeignet, dafür aber gerne in Teilzeit bzw. begrenzter Stundenzahl

Deine Aufgaben:

  • Freundliche und professionelle Präsenz am Empfang (inkl. Sicherstellen eines gepflegten und einladenden Empfangsbereichs)

  • Zuverlässige Annahme von Telefonaten sowie Bearbeitung von E-Mails (z.B. Kundenbelangen) und interner Weiterleitung

  • Durchführung von Reisebuchungen und Übernahme administrativer Aufgaben (z.B. Annahme von Paketen, Zuordnung der internen Post, Bestellungen tätigen und Zusammenarbeit mit der Buchhaltung)

  • Organisation von Meetings, Buchung von Konferenzräumen inkl. der räumlichen Vorbereitung (z.B. Auffüllen der Getränke, Bestellung von kleinem Catering, dafür sorgen, dass die Tische ordentlich sind)

  • Organisation und/oder Bestellung von kleinen "Wohlfühl-Extras", saisonaler Deko oder wöchentlichen Formaten (gemeinsames Mittagessen)

  • Ansprechpartner*in für allgemeine organisatorische Fragen und Unterstützung der Teams im Tagesgeschäft

  • Planung, Unterstützung oder auch Umsetzung von kleinen internen Events oder kleineren Projekten (wie z.B. bei All Hands oder dem Sommerfest)

Das bringst du mit:

  • Erfahrung im Office Management (keine wirkliche Sekretariatstätigkeit), am Empfang, oder aus ähnlichen Positionen sowie eine ausgeprägte Service- oder Dienstleistermentalität - gerne auch aus der Hotellerie

  • Sicherer Umgang mit MS Office und organisatorischen Tools; idealerweise Interesse an neuen KI-Anwendungen

  • Ein offenes, proaktives Wesen mit Freude an Kommunikation und Support

  • Ein Auge fürs Detail und ein Gespür für eine angenehme Atmosphäre

  • Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Flexibilität, wenn die Dinge vielleicht anders kommen, als ursprünglich geplant ;-)

  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, idealerweise gute Englischkenntnisse

Das findest du bei uns:

  • Eine abwechslungsreiche, zentrale Position mit viel eigenem Gestaltungsspielraum

  • Über 200 Kolleg*innen, die sich auf Deine Unterstützung freuen

  • Die Möglichkeit, aktiv zur Unternehmenskultur beizutragen und eigenständig kleine Projekte zu übernehmen

  • Benefits wie Corporate Benefits Programm, Getränke, Zuschuss zum Deutschlandticket, Teamevents und vieles mehr

Klingt spannend? Dann freuen wir uns sehr auf deine Bewerbung inkl. Gehaltsvorstellung

  • hr & office coordinator (m/w/d)

    vor 2 Wochen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland CONNEX MARKETING GROUP Vollzeit 40.000 € - 60.000 € pro Jahr

    Als Teil der international erfolgreichen Awardit Gruppe bündeln wir unsere Kräfte mit der in Elmshorn (bei Hamburg) ansässigen PRÄMIE DIREKT GmbH und der IPO Solutions GmbH in Bruchsal (bei Stuttgart), um unseren Kunden das umfassendste Leistungsspektrum in den Bereichen Verkaufsförderung, Mitarbeitermotivation und Kundenbindung im DACH-Raum zu bieten....

  • Sales Coordinator

    vor 2 Wochen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland mamgo | Talente 🔗 Jobs Vollzeit 35.000 € - 55.000 € pro Jahr

    Du möchtest, dass deine Zahnarztpraxis bei deiner nächsten Prophylaxe weiterhin hochwertige Mundpflegeprodukte bei dir anwendet? Dann trage deinen Teil dazu bei und starte jetzt als(Junior) Sales Coordinator (m/w/d)in einer Schlüsselposition zum VertriebÜber die PositionAufgrund einer Elternzeitvertretung bietet dir unser Partnerunternehmen die...

  • Sales Coordinator

    vor 2 Wochen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland mamgo | Talente 🔗 Jobs Vollzeit 40.000 € - 60.000 € pro Jahr

    Du möchtest, dass deine Zahnarztpraxis bei deiner nächsten Prophylaxe weiterhin hochwertige Mundpflegeprodukte bei dir anwendet? Dann trage deinen Teil dazu bei und starte jetzt alsSales Coordinator (m/w/d)in einer Schlüsselposition zum VertriebÜber die PositionAufgrund einer Elternzeitvertretung bietet dir unser Partnerunternehmen die Möglichkeit, bei...

  • Permitting Coordinator – Offshore Wind

    Vor 5 Tagen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland Boss Energy Vollzeit 60.000 € - 80.000 € pro Jahr

    Permitting Coordinator – Offshore WindLOCATIONHamburgINDUSTRYClimate TechnologiesDATE POSTED16 October, 2025CONTRACTPermanentPermitting Coordinator – Offshore Wind GermanyActivities:Supporting the local development team, in particular the Permitting Managers in the preparation and submission of planning approval documents and throughout the approval...

  • Permitting Coordinator

    Vor 7 Tagen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland TotalEnergies Vollzeit 50.000 € - 70.000 € pro Jahr

    *Contexte et environnementEngagieren Sie sich bei TotalEnergies, einem der führenden Energieunternehmen in Deutschland, alsPermitting Coordinator (m/w/d) Offshore Wind GermanyinHamburg*.TotalEnergies hat das Ziel, über alle Aktivitäten in Zusammenarbeit mit der Gesellschaft bis 2050 CO2-neutral zu sein. Dafür begeben wir uns in eine Dekade der...

  • Study Coordinator

    vor 2 Wochen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland Planet Pharma Vollzeit 30.000 € - 60.000 € pro Jahr

    Title:Study CoordinatorCompany:Global CROLocation:Fully on-site- HamburgFTE:0.5 FTE months contractWe are seeking a highly motivated and detail-oriented Clinical Study Coordinator to join our dynamic research team at one of Hamburg's premier university hospitals. You will play a pivotal role in administrative and technical support to the Project Team, and...

  • Coordinator (m/w/d) Administration

    vor 1 Woche

    Hamburg, Hamburg, Deutschland MEDLOG Transport & Logistics Vollzeit 40.000 € - 60.000 € pro Jahr

    Wir suchen für die MEDLOG Germany GmbH in Hamburg zum nächstmöglichen Zeitpunkt nach einemCoordinator (m/W/D) ADMINISTRATIONMEDLOG ist Teil der MSC-Gruppe und ein weltweiter Anbieter für Logistikdienstleistungen. Mit einer Präsenz in 90 Ländern und über Mitarbeitenden ist MEDLOG einer der globalen Marktführer im Bereich Inlandtransporte und...

  • Marketing Coordinator

    Vor 5 Tagen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland Aspria Vollzeit 35.000 € - 55.000 € pro Jahr

    Marketing Coordinator (m/w/d)Standort: Hamburg | Vollzeit oder Teilzeit möglich (30 St.)Aspria steht für Premium-Wellbeing-Clubs in ganz Europa – mit Fokus auf Gesundheit, Lifestyle und Community. Für unser Marketingteam in Deutschland suchen wir tatkräftige Unterstützung im Tagesgeschäft: eine kommunikative, gut organisierte Persönlichkeit, die...

  • Stock Coordinator Hamburg Alte Post Tommy Hilfiger

    vor 1 Woche

    Hamburg, Hamburg, Deutschland PVH Corp. Vollzeit 45.000 € - 60.000 € pro Jahr

    Design Your Future at PVHStock Coordinator Hamburg Alte Post Tommy Hilfiger (m/w/d)PVH ist eines der erfolgreichsten Mode- und Lifestyle-Unternehmen der Welt. Unser Markenportfolio umfasst die iconic brands CALVIN KLEIN und TOMMY HILFIGER. Mit mehr als Mitarbeiter:innen, die in über 40 Ländern tätig sind, steht PVH wie kein anderes Unternehmen mit der...

  • Cluster Convention Sales Coordinator

    Vor 7 Tagen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland B&K - BHG GmbH Vollzeit 40.000 € - 60.000 € pro Jahr

    Verantwortung & TätigkeitDu bist organisiert, kommunikativ und liebst es, wenn im Hintergrund alles reibungslos läuft?Als Cluster Convention Sales Coordinator (w/m/d) im Northern Sales Office unterstützt du das Convention Sales Team beim Verkauf und der Abwicklung von Gruppen- und Veranstaltungsanfragen für das Courtyard by Marriott Hamburg City und...