Assistenz / Sekretariat der Geschäftsführung (m/w/d)

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Organisation, Koordination, Überblick – Du hast Lust, dafür zu sorgen, dass im Tagesgeschäft alles rund läuft, Termine sitzen und Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind?

Du arbeitest gern strukturiert, kommunizierst klar und hast Freude daran, die Geschäftsführung im Hintergrund wirkungsvoll zu entlasten – von Termin- und Meetingorganisation über die Koordination von Aufgaben bis zur professionellen Vor- und Nachbereitung wichtiger Themen?

Dann möchten wir Dich unbedingt kennenlernen Bewirb dich als
Assistenz / Sekretariat der Geschäftsführung (m/w/d)
und unterstütze unsere Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft.

Aufgaben

• Du unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und hältst ihr organisatorisch den Rücken frei.
• Du übernimmst die Termin- und Kalenderkoordination, priorisierst Anfragen und sorgst für eine reibungslose Tagesplanung.
• Du agierst als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen und stellst einen professionellen Informationsfluss sicher.
• Du bearbeitest und koordinierst E-Mails, bereitest Antworten vor, erinnerst an offene Punkte und behältst To-Dos im Blick.
• Du übernimmst die Planung, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Gremienterminen inklusive Agenda, Protokollen und To-Dos.
• Du planst und organisierst Dienstreisen (Transport, Unterkünfte, Unterlagen)
• Du koordinierst kleinere organisatorische Themen und Sonderaufgaben (z. B. Abstimmungen mit Dienstleistern, Unterstützung bei internen Veranstaltungen).
• Du kümmerst Dich um alle organisatorischen und kaufmännischen Arbeiten im Bereich Facility Management für unsere Standorte in Paderborn und Oberhausen.
• Du unterstützt in der Pflege des Qualitätshandbuchs nach ISO 9001 und anderen Qualitäts- und Umweltstandards
• Du unterstützt auch die Aktivitäten des Geschäftsführers im internationalen Beratungsgeschäft der Tochtergesellschaft, HJP Consulting GmbH, insbesondere durch Termin- und Reiseorganisation sowie administrative Unterstützung.
• Du nutzt digitale Tools/Office-Anwendungen effizient und findest pragmatische Wege, Abläufe einfacher zu machen (z. B. Vorlagen, Checklisten, KI-Tools für Textentwürfe oder Zusammenfassungen).

Qualifikation

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein abgeschlossenes Studium (z. B. BWL, Management o. ä.) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst erste Berufserfahrung in einer Assistenz-, Office-Management- oder Koordinationsrolle mit.
• Du arbeitest sehr organisiert, zuverlässig und lösungsorientiert und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.
• Du gehst offen auf Menschen zu, kommunizierst klar und wertschätzend – schriftlich wie mündlich.
• Du denkst mit und handelst proaktiv (z. B. Nachfassen, Erinnern, Struktur geben).
• Du kannst wenn es nötig ist, auch mal eine "Spätschicht" einlegen, damit eine Deadline gehalten wird oder die organisierte Veranstaltung einfach top wird.
• Du beherrschst gängige Office-Tools sicher (z. B. PowerPoint, Excel, Word) und suchst gerne Möglichkeiten, wie KI -Tools Deine Arbeit besser machen können.
• Du hast erste Erfahrungen im Projektmanagement gemacht und hast Interesse Dich hier weiterzuentwickeln.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Dein Profil ab.

Benefits

• Wir bieten Dir die Chance, bei der Nr. 1 für Qualitätstresore in Deutschland, einem erfolgreich geführten Familienunternehmen zu arbeiten.
• Wir legen Wert darauf, dass Du Dich bei uns wohlfühlst Dazu zählt eine gute Balance zwischen Deinem Job und Zeit für Deine Familie und Freizeit. Deine Arbeitszeit gestaltest Du daher mit uns weitgehend flexibel.
• Gleich zu Beginn erwartet Dich unser Onboarding Programm, um Dir den Einstieg angenehm wie möglich zu gestalten.
• Wir bieten umfassende Weiterbildungsmöglichkeiten, darunter interne Schulungen und externe Seminare sowie individuelle Entwicklungsgespräche. Du erhältst die Möglichkeit, deine Fähigkeiten kontinuierlich auszubauen und dich beruflich weiterzuentwickeln.
• Dienstradleasing – Den Wunsch unserer Mitarbeiter nach einem E-Bike unterstützen wir gerne.
• Corporate Benefits – über unser Mitarbeiterportal erhältst Du Zugang zu zahlreichen attraktiven Vergünstigungen bei namhaften Partnern aus den Bereichen Shopping, Reisen, Technik und Freizeit.
• Unsere EGYM Wellpass Unterstützung sorgt für bessere Gesundheit und Spaß.
• Wir feiern gerne und sind unternehmungslustig: Sommerfest und Weihnachtsfeier oder auch gemeinsame Team Offsites gehören bei uns zur Tradition und bringen viel Spaß und Teamgeist – gerade auch für neue Kolleginnen und Kollegen.

Werde Teil unserer Kultur, entdecke jeden Tag Neues und lerne eine Arbeitswelt kennen, in der noch mehr Benefits für Dich stecken

Du möchtest Dein künftiges Team und Deinen Arbeitsplatz live erleben? Im Rahmen Deines Bewerbungsprozesses hast Du zu einem späteren Zeitpunkt die Möglichkeit dazu.

Du bist Dir nicht sicher, ob die Stelle zu Dir passt? – Kontaktiere gerne unsere Personalleitung Laura oder unsere Personalreferentin Alena

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen

Über uns
Die HARTMANN TRESORE GMBH ist ein traditionsreiches, familiengeführtes Unternehmen mit Hauptsitz in Paderborn. Wir haben die Chancen des stark wachsenden Marktes für Tresore und Sicherheitslösungen konsequent genutzt. Als Spezialist für Tresore bedienen wir sowohl namhafte Firmen im Bereich Banken, Handel und Industrie als auch Privatkunden mit einer großen Auswahl an hochwertigen Sicherheitsprodukten. Die HARTMANN TRESORE-Firmengruppe hat zuletzt einen Umsatz von mehr als 40 Millionen Euro erzielt und mehr als 150 Mitarbeiter beschäftigt.

HARTMANN TRESORE GMBH

Pamplonastraße 2

33106 Paderborn

Mehr Informationen über uns findest Du hier:

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