Office-Manager

WHAT YOU DO

Als Office Manager:in bist du in 
Frankfurt
 tätig und bist erste Anlaufstelle für Kolleg:innen, Kund:innen und Dienstleister:innen. Du behältst den Überblick und sorgst für eine Atmosphäre, in der sich alle wohlfühlen.

Deine Aufgaben im Detail:

• Eigenständige Verantwortung für das Büro in Frankfurt sowie Unterstützung des Standorts Stuttgart (remote)
• Koordination lokaler Dienstleister wie Reinigung, technische Services, Hausmeisterdienste und weitere externe Partner
• Sicherstellung einer einladenden Büroatmosphäre mit hohem Qualitätsanspruch, einschließlich Pflege und Überprüfung der Büroausstattung
• Überwachung der Bestellungen und Verwaltung von Lieferungen (Getränke, Snacks, etc.)
• (Digitale) Postbearbeitung, Ablage und Beauftragung von Kurieren
• Bearbeitung von Rechnungen und Bestellungen im Rahmen des Office-Management-Budgets sowie Verwaltung der Office-Kreditkarte
• Vorbereitende Buchhaltung: Erfassen und Prüfen von Belegen, Abstimmung mit dem HR- und Finance-Team
• Unterstützung bei Budgetplanung, -überwachung und Reportings
• Planung und Organisation von Einzel- und Gruppenreisen zu Company Events, Board Meetings und Team-Events
• Planung und Koordination lokaler Office-Events wie Lunches, Meetups, Teamaktivitäten sowie Sommer- und Weihnachtsfeiern
• Begleitung von On- und Offboardings inkl. Übergabe von Arbeitsmaterialien vor Ort und remote
• Enge Zusammenarbeit mit People & Culture, Office-IT und Finance, um reibungslose Office-Prozesse sicherzustellen
• Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Umsetzung von saisonalen Initiativen, um Mitarbeitende zu motivieren und das Wohlbefinden zu fördern

WHO YOU ARE

• Ausgeprägtes Organisationstalent mit der Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu managen und Prioritäten zu setzen
• Proaktive, lösungsorientierte und hands-on Arbeitsweise
• Erfahrung im Umgang mit Budgets, Rechnungen, Dienstleistern und vorbereitender Buchhaltung
• Kommunikationsstärke in Deutsch und idealerweise gute Englischkenntnisse
• Strukturierte, eigenständige und verlässliche Arbeitsweise
• Freude an Teamarbeit und ein gutes Gespür für Menschen und Atmosphäre
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. Microsoft Teams, Office 365, Asana o. ä.)
• Präsenz am Standort 
  Frankfurt
   mit Verantwortung für die Koordination beider Standorte

WHAT TO EXPECT

WORK & OFFICE

Wir verstehen uns als Ort, an dem Ideen entstehen und gemeinsam umgesetzt werden. Dich erwartet ein modernes Arbeitsumfeld mit allen Basics und Extras: mobile Arbeitsmittel, flexible Zusatzleistungen, JobRad, Sonnendeck, Tischtennisplatte, Schaukeln, Turntables, Kaffee, Tee, Getränke sowie eine große Küche für gemeinsame Kochsessions.

OPENNESS & CULTURE

Bei LIGANOVA HORIZON leben wir eine Kultur der Offenheit. Individualität wird geschätzt und gefördert – denn Vielfalt ist für uns das größte kreative Potenzial.

INTERNATIONALITY

Neben unserem HQ in Frankfurt haben wir ein Büro in Stuttgart und sind eng mit Kolleg:innen der LIGANOVA Group in Stuttgart, Berlin und Amsterdam vernetzt. Regelmäßiger Austausch und interdisziplinäre Zusammenarbeit gehören zu unserem Alltag.

ÜBER LIGANOVA HORIZON

Wir entwickeln digitale Markenerlebnisse und Live-Experiences für globale Marken – Von Web-Experiences zu interaktiven Messeauftritten über digitale Kampagnen bis hin zu Content-Lösungen setzen wir kreative Konzepte mit modernen Technologien und KI-gestützten Tools um.

Wir sind Teil der LIGANOVA Group, einem internationalen Netzwerk für Marken- und Retail Experiences.

IT'S A MATCH?

Wir freuen uns auf deine Bewerbung.