Rezeptionistin (m/w/d)

Join a diverse team of approx. 2000 professionals across four continents, driving innovation and growth within intive's technology hubs. Work alongside industry experts trusted by leading brands like Audi, BMW, Deichmann, Meta, NewsCorp, Tandem, Paramount, Vorwerk, and Warner Bros. Discovery to create pioneering, sustainable digital experiences.
At intive, agile thinking and deep industry expertise come together across Automotive & Mobility, Commerce, Financial Services, Healthcare & Life Sciences, and Technology, Media & Communication. Be part of a team that's shaping the future of digital innovation.
Deine Aufgaben

• Empfang und Betreuung von Gästen und Kunden
• Verwaltung der Telefonzentrale: Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen, Bearbeitung allgemeiner Anfragen
• Organisation und Vorbereitung von Besprechungsräumen (inklusive Cateringbestellungen und technischer Ausstattung)
• Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs sowie Abwicklung von Kurierdiensten
• Unterstützung bei der Organisation interner Veranstaltungen und Büroaktivitäten
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Durchführung allgemeiner administrativer Tätigkeiten und Unterstützung des Office Managements
• Ansprechpartner für Mitarbeitende in bürobezogenen Angelegenheiten (Zutrittskarten, Arbeitsplätze etc.)
• Unterstützung in der Administration sowie im Bereich Arbeits- und Gesundheitsschutz (bei Bedarf)
• Mitwirkung bei allen ISO- sowie weiteren internen und externen Audits
• Unterstützung bei der Organisation des Empfangs und der Büroorganisation unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben, Arbeitsschutz- und Audit-Anforderungen
• Bearbeitung von Rechnungen und Kostenabrechnungen
• Verantwortung für kleinere Bestellungen im Bereich Verwaltung und Personalwesen
• Unterstützung des Information-Security-Teams in Bezug auf Alarmsystem und Zutrittskontrolle zum Büro

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung im Bereich Empfang, Office-Management oder Assistenz von Vorteil
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung sowie freundliches und professionelles Auftreten
• Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Englischkenntnisse (Kommunikation mit internationalen Gästen und Teams)
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)
• Teamgeist, Zuverlässigkeit und Hands-on-Mentalität

Warum intive?

• Performance Management - Regelmäßiger partnerschaftlicher Austausch zwischen Mitarbeiter:innen und Vorgesetzen, die 2 Mal pro Jahr stattfinden. Du kannst deinen Karrierepfad sellbst auf der Grundlage deiner Ziele gestalten.
• Training & Mentorship - Learning and Development sind ein wichtiger Bestandteil unserer Unternehmenskultur. Hierfür arbeiten wir mit einer Skill Matrix, spezifizierten Schulungen und einem Buddy Programm.
• Tech Hubs - Du wirst Teil einer Gemeinschaft von Kolleg:innen, die deine Interessen teilen. Es gibt Raum für internen Austausch und Zugang zu den neuesten Technologien
• Culture & Connection - Wir fördern die Verbindungen innerhalb unserer Teams, sowie über Zuständigkeitsbereiche und Hierarchieebenen hinweg. Wir sorgen dafür, dass jede:r wahrgenommen wird und sich mit unserem Auftrag und unseren Kolleg:innen verbunden fühlt. Darüber hinaus veranstalten wir regelmäßige Teamevents (Summer Games, Weihnachtsfeier, Oktoberfest, etc.) sowie wöchentliche Treffen vor Ort (Pasta Day, Weißwurstfrühstück, etc.)
• Benefits - Wir bieten zahlreiche Zusatzleistungen. Vom öffentlichen Nahverkehr, einem Kinderbetreuungszuschuss, vermögenswirksame Leistungen, dem EGYM Wellpass bis hin zum Job Bike.