Assistenz der Geschäftsführung

Mitarbeiter/in Backoffice & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Über die Position

Wir suchen Verstärkung für unser Backoffice: eine organisierte, verlässliche Person, die Lust hat, Verantwortung zu übernehmen und täglich dafür sorgt, dass im Hintergrund alles rund läuft.

Du bist erste Anlaufstelle für organisatorische und administrative Themen, hältst dem Team den Rücken frei und sorgst für klare Strukturen in Post, Disposition, Kundenanlage und Belegwesen.

Deine Aufgaben

Allgemeine Büroorganisation & Verwaltung

• Bearbeitung des täglichen E-Mail-Verkehrs (lesen, priorisieren, beantworten, weiterleiten)
• Bearbeitung der Post: Briefe öffnen, beantworten, digital/physisch ablegen und zuordnen
• Annahme, Auspacken und Verräumung von Paketen und Lieferungen
• Erstellen, Drucken und Ablage von Dokumenten
• Pflege und Strukturierung von Aufgabenlisten, "Papierkram" organisieren
• Erstellung und Aktualisierung interner Pläne (z. B. Putzplan)

Kunden- und Stammdatenverwaltung

• Anlage und Pflege von Kundenstammdaten im System
• Erfassung und Aktualisierung relevanter Kundendaten und Dokumente

Disposition & Organisation

• Unterstützung bei der Disposition (Einsätze, Touren, Abläufe planen und koordinieren)
• Buchung und Eintragung von Unterkünften für Mitarbeitende/Monteure
• Planung und Organisation interner Termine und Veranstaltungen (z. B. Schulungen, Weihnachtsfeier)

Rechnungswesen & Belegverwaltung

• Zuordnung und Erfassung von Zahlungseingängen
• Versand von Prüfprotokollen und Rechnungen an Kunden
• Zuordnung und Prüfung von Belegen für Buchhaltung und Monatsabschluss
• Unterstützung bei der Vorbereitung des Monatsabschlusses
• Mitarbeit bei Angeboten (z. B. für ortsfeste Anlagen, After-Sales-Themen)

Kommunikation

• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen
• Schriftliche und telefonische Kommunikation mit Kunden und Dienstleistern
• After-Sales-Betreuung (z. B. Nachfragen zu Angeboten, Protokollen, Rechnungen)

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrung im Backoffice, in der Sachbearbeitung oder Verwaltung von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook); Erfahrung mit ERP-/CRM-Systemen wünschenswert
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
• Freude an Organisation, Zahlen und administrativen Prozessen
• Kommunikationsstark, serviceorientiert und teamfähig

Deine Vorteile bei uns

• Junges Unternehmen mit einem Altersdurchschnitt Ende 20 – kurze Wege, lockere Atmosphäre, viel Gestaltungsspielraum
• Echte Aufstiegschancen – z. B. in Richtung Teamleitung Backoffice, Projektkoordination oder Disposition
• Direkter Draht zur Geschäftsführung – deine Ideen werden gehört und können schnell umgesetzt werden
• Modernstes Arbeitsequipment – u. a. MacBook, digitale Tools und ein neues, modernes Büro am Hafen
• Aufgaben, die dich fordern – keine reine Routine, sondern ein breites Aufgabenspektrum mit Verantwortung und Entwicklungsmöglichkeiten

Gehalt: 3200€ brutto

Wenn du Lust hast, das Backoffice eines wachsenden, jungen Unternehmens mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Art der Stelle: Vollzeit

Gehalt: 3.000,00€ ,00€ pro Monat

Leistungen:

• Betriebliche Weiterbildung
• Betriebsarzt/Betriebsärztin
• Empfehlungsprogramm
• Firmenevents
• Firmenhandy
• Kostenlose Getränke
• Kostenloser Parkplatz

Arbeitsort: Vor Ort