Persönliche/r Assistent/in

Stellenausschreibung:

Persönliche/r Assistent/in (m/w/d) für eine Unternehmerin der Medien & Modebranche

Standort
: Berlin

Arbeitszeit
: Vollzeit

Startdatum
:

Wir, die ESCOLA GmbH, sind ein Beratungsunternehmen aus Frankfurt welches auf internes Wachstum spezialisiert ist. Im Direktmandat besetzen wir auch besonderes Stellen bei unseren Kundenunternehmen.

Unsere Mandantin
ist eine vielseitige Schauspielerin und Unternehmerin mit langjähriger Erfahrung in Film und Fernsehen und sucht eine persönliche Assistenz, die ihr Leben mit Struktur, Ordnung und Organisation bereichert. Neben ihrer künstlerischen Arbeit leitet sie eine eigene Produktions- und Modefirma und ist in weitere unternehmerische Projekte eingebunden. Sie benötigt Unterstützung in den Bereichen Social Media, allgemeine Organisation und Projektmanagement, um den Überblick zu behalten und ihre kreativen Stärken voll ausspielen zu können.

Als international tätige Künstlerin führt sie ein abwechslungsreiches Leben, das von Dreharbeiten, Reisen und vielfältigen Projekten geprägt ist. Um diese Herausforderungen mit Leidenschaft und Fokus anzugehen, braucht sie jemanden, der vorausschauend plant, zuverlässig organisiert und ihr den administrativen und logistischen Ballast abnimmt – sei es bei Terminen, Reisen oder alltäglichen Aufgaben.

Über die Position:

Wir suchen eine hochorganisierte, flexible und vorausschauende Persönlichkeit, die eine Schauspielerin und Unternehmerin in ihrem vielseitigen beruflichen und privaten Alltag unterstützt. Diese Position erfordert absolute Diskretion, Stressresistenz und die Fähigkeit, Aufgaben effizient zu priorisieren und eigenständig umzusetzen. Als persönliche Assistenz sorgen Sie für Struktur und Organisation in einem kreativen und dynamischen Umfeld. Sie arbeiten eng mit der Klientin zusammen und unterstützen sie bei der Verwaltung von Terminen, Projekten, Reisen und täglichen Verpflichtungen.

Ihre Aufgaben:

• Verantwortlich für Organisation und Kommunikation
• Beantworten und Verfassen von Mails, Anrufen und Nachrichten aller Art
• Führen des Kalenders, Terminplanung und Erinnerung an bevorstehende Termine
• Vorausdenken und Vorbereitung aller anstehenden Aufgaben.
• Sicherstellen der Pünktlichkeit bei Terminen, inkl. rechtzeitiger Erinnerungen
• Strukturierung von Listen, Projekten und Kontaktbüchern.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Video-Drehs und Social-Media-Produktionen (inkl. aktiver Unterstützung bei den Social Media Accounts)

• Erledigung von Besorgungen und Bestellungen

• Reiseplanung inkl. Vor- und Nachbereitung

• Unterstützung bei Events und Produktionen, inkl. gepflegtem Auftreten (Beispiel All-Black-Arbeitskleidung).

• Verantwortung für die digitale Organisation

• Kommunikation und Abstimmungen mit Dienstleistern

Ihr Profil

•
 Abgeschlossene Ausbildung oder berufliche Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle (Assistenz, Büromanagement o. Ä.).

• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, vorausschauend zu denken.

• Belastbarkeit, Diskretion und die Bereitschaft, flexibel zu arbeiten (inkl. Rufbereitschaft).

• Hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein.

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch. Erfahrungen im Ausland sind ein Vorteil.

• Gepflegtes Erscheinungsbild und Professionalität.

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Office-Anwendungen.
• Führerschein

• Die Person sollte tierlieb, bereit für den Umgang mit Hunden und frei von Tierhaarallergien sein.

Wir bieten:

• Eine abwechslungsreiche und spannende Tätigkeit in einem kreativen Umfeld.
• Einblicke in vielfältige Branchen und Tätigkeitsfelder
• Möglichkeit, hinter die Kulissen einer kreativen und dynamischen Welt zu blicken
• Ein wertschätzendes und professionelles Arbeitsklima.
• Internationale Reisen

Bewerbung:

• Bitte senden Sie Ihre vollständigen Unterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Referenzen, Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellungen) an Frau Silvia Salgado per E-Mail an mit dem Betreff "Bewerbung Persönliche/r Assistent/in".
• Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen und gemeinsam Großes zu bewegen

Hinweis: Wir legen Wert auf Vielfalt und begrüßen Bewerbungen von Menschen unabhängig von Geschlecht, Herkunft oder Lebenshintergrund.