Sekretär/in Frontoffice

Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung

Deine Aufgaben unterscheiden sich nach Deinen Erfahrungen und Interessen.
 Typische Aufgaben können sein:  

Organisation und Pflege des Terminkalenders, Abstimmung von Terminen, Verwaltung und Buchung von Besprechungsräumen sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der RaumbelegungBegrüßung und Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern, einschließlich der Organisation von Zutrittsberechtigungen sowie der Bereitstellung notwendiger Informationen und MaterialienFührung und regelmäßige Aktualisierung von Anwesenheitslisten, Registrierung und Abmeldung von Mitarbeitern oder Gästen, um einen sicheren und transparenten Überblick zu gewährleistenEntgegennahme, Sortierung und Verteilung der eingehenden Post sowie Versand der ausgehenden Post, einschließlich der fristgerechten Bearbeitung von EilsendungenOrganisation und Bereitstellung von Verpflegung für Besprechungen, einschließlich der Beauftragung von Catering-Services, Auffüllen von Getränken und Bereitstellung von SnacksUnterstützung des Teams durch administrative Tätigkeiten wie Rechnungsprüfung, Bestellung von Büromaterialien, regelmäßige Überprüfung der Bestände und Nachbestellungen bei BedarfAnnahme, Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Anrufe an der Telefonzentrale sowie Sicherstellung einer professionellen KommunikationSichtung von zentralen E-Mails und Weiterleitung relevanter Nachrichten an die zuständigen Fachbereiche zur weiteren BearbeitungKoordination und Weiterleitung von Krankmeldungen an die jeweiligen Fachbereiche zur schnellen und geordneten InformationOrganisation und Pflege der Ablage, sowohl physisch als auch digital, einschließlich der Archivierung von Dokumenten gemäß interner VorgabenPrüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen sowie die Koordination von Anträgen zur fristgerechten Abwicklung

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