Assistenz der Geschäftsleitung

Über uns

Herzlich willkommen bei der Steuerberatung Ute Ollig in Köln. Wir suchen Sie in der Position als engagierte Assistenz der Geschäftsleitung / Office Manager*in (m/w/d) mit organisatorischer Stärke und Kommunikationskompetenz für unser Team. Kollegialität, Kommunikation, Kompetenz und Kreativität – das sind unsere vier Ks. Klingt das nach Ihnen? Dann werden Sie jetzt ein wertvolles Mitglied in unserem Team einer digital aufgestellten Kanzlei

Ihre Aufgaben

• Kalender- und Terminmanagement: Koordination des Kalender- und Terminmanagements für Mandant*innen, Mitarbeitende und die Kanzleileitung
• Korrespondenz: Erstellung, Prüfung und Versand von Schreiben an Mandanten, Behörden und Geschäftspartner
• Dokumentenmanagement: Pflege von digitalen und physischen Akten und der Stammdaten, Verwaltung vertraulicher Unterlagen, Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für Besprechungen inklusive scannen, ablegen und sortieren
• Telefonzentrale & Empfang: Persönlicher und telefonischer Erstkontakt für Mandant*innen und Geschäftspartner*innen
• Schnittstelle & zentrale Kommunikation: Betreuung der Kommunikation zwischen Kanzleileitung und externen Gesprächspartner*innen
• Rechnungs- und Zahlungswesen: Verwalten und Überwachen des internen Rechnungs- und Zahlungswesens
• Büromaterial: Verwalten, prüfen und bestellen von Büromaterial für die Kanzlei
• Dokumentationen: Protokollierung von Besprechungen und Nachverfolgung von To-Dos
• Arbeitsabläufe & Projekte: Analyse und Optimierung interner Projekte, z.B. bei Digitalisierungsmaßnahmen, Nutzung von DATEV-Anwendungen, Qualitätsmanagement etc.
• Personalorganisation: Unterstützung im Recruiting, Onboarding neuer Mitarbeiter, Terminplanung für Schulungen
• Datenschutz: Einhalten und Überwachung der DSGVO innerhalb der Kanzlei

In dieser zentralen Rolle sind Sie für die effiziente Organisation und Kommunikation innerhalb der Kanzlei verantwortlich. Sie unterstützen die Kanzlei bei administrativen, strategischen und operativen Aufgaben und fungieren als "rechte Hand" der Kanzleileitung.

Was Sie mitbringen sollten?

• Erste Erfahrung in den genannten Aufgabenbereichen, idealerweise in einer ähnlichen Position
• Fundierte Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) und bestenfalls auch in DATEV
• Sorgfältige, organisierte, strukturierte und digitale Arbeitsweise
• Spaß an abwechslungsreichen Tätigkeiten durch Projekte
• Interesse an persönlicher und beruflicher Weiterentwicklung
• Kontaktfreudiges und freundliches Auftreten
• Motivation, Teamfähigkeit und Organisationstalent

Wir bieten

• Leistungsgerechte Vergütung
• Betriebliche Altersvorsorge
• Zahlung eines Inflationsausgleichs
• Zuschüsse zur Kinderbetreuung
• Fahrkarte / Jobticket
• Individuelle Förderung
• Einsatz je nach Ihren persönlichen Vorlieben und Stärken
• Feedbackkultur und regelmäßige Mitarbeiter*innengespräche
• Selbstbestimmtes und agiles Arbeiten
• Regelmäßige Fort- und Weiterbildungen
• Flache Hierarchie und offene Unternehmenskultur
• Familienfreundlichkeit
• Kleines, familiäres Team
• Digitale und papierarme Kanzlei
• Teamevents
• "Jeder Jeck is anders" - das Leben und lieben wir
• Moderne Kanzleiräume sowie ein Kreativraum
• Gute Verkehrsanbindung und einen Kanzleiparkplatz
• Voll ausgestattete Küche

Finden Sie sich in dieser Position wieder? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung

(Ohne Anschreiben direkt vom Smartphone aus möglich.)

➤ Wir werden uns zeitnah für ein kurzes Telefonat bei Ihnen melden und behandeln Ihre Bewerbung selbstverständlich vertraulich.

Ihre Ansprechpartnerin

Ute Ollig

Art der Stelle: Vollzeit, Teilzeit, Festanstellung

Leistungen:

• Betriebliche Altersvorsorge
• Betriebliche Weiterbildung
• Firmenevents
• Flexible Arbeitszeiten
• Kostenlose Getränke

Sprache:

• Deutsch (Wünschenswert)

Arbeitsort: Vor Ort