Assistenz für Geschäftsführung und Team mit exzellenten Office-Skills

* * * UnternehmerKompositionen - sinnstiftende Konzepte * * *

Standort: 40667 Meerbusch-Büderich

Bewerbung bitte ausschließlich über die unten genannte E-Mail Adresse

Sind Sie eine sehr erfahrene Assistenzkraft und suchen ein wertschätzendes, herausforderndes Umfeld im Raum Düsseldorf, in dem Sie sich selbst und Ihre Lösungsstrategien permanent weiter entwickeln können, dürfen und müssen? Dann könnten wir zusammen passen.

Rahmenbedingungen

• Vollzeit (40 h), 5-Tage-Woche (Mo–Fr)
• Beginn: schnellstmöglich
• Gehalt: verhandelbar, abhängig von Qualifikation
• Einsatzort: vor Ort / Homeoffice in Ausnahme oder Notfall

Aufgaben:

• Souveräne Unterstützung für Geschäftsführung, Beraterin und Mandantenbetreuung
• Prozess- und Ablage-Optimierung (Digitalisierung, Automatisierung, Standard-Arbeits-Anweisungen / SAA)
• Vorlagen- und Schriftsatzarbeit in Word (Muster, Textbausteine, Qualitätssicherung)
• E-Mail-, Kalender- und Aufgabensteuerung in Outlook (Regeln, Suchordner / "intelligente Postfächer", Delegationen)
• PDF- / Scanning-Workflows mit OCR, saubere Benennung und Ablage in Team Drive
• Datenaufbereitung und Auswertungen in Excel (z. B. Pivot, Plausibilitätschecks)
• Einsatz moderner KI-Tools im Office-Alltag (z.B. ChatGPT, Perplexity) zur Textoptimierung, Prozessunterstützung und Dokumentenprüfung
• Terminorganisation, Telefon / Empfang, Besprechungs-Vor- / Nachbereitung
• Rechnungs- und Forderungsmanagement, Postbearbeitung, Buchhaltungsvorbereitung
• Koordination von Geldwäsche- und Datenschutzprozessen (etabliert)
• Organisation von Bestellungen und Retouren

Ihr Profil:

Must-have Fachkompetenzen (nicht verhandelbar)

• macOS-Expertise (5+ Jahre, tägliche Praxis): Systemeinstellungen, Benutzer / Rechte, Dateiorganisation, Shortcuts; Automatisierung (Kurzbefehle / Automator, ggf. Hazel / Keyboard Maestro).
• Word (Office 365, exzellent): echte dotx- / dotm-Vorlagen mit Formatvorlagen, Feldern, Kopf / Fuß; Schnellbausteine / Textbausteine, Serienbriefe, Dokumentschutz, Versions- und Änderungsmanagement.
• Outlook für Mac (sehr gut): intelligente Postfächer / Suchordner, Regeln (inkl. Prioritäten / "Stop processing"), Mehrkonto- / Shared-Mailbox-Handling, Delegationen, Kalender-Serien und Kategorien, E-Mail → Aufgabe / Termin-Workflows.
• PDF / OCR: Durchsuchbare PDFs erzeugen, mehrseitig zusammenführen / teilen, Kommentieren / Stempeln; konsequente Dateibenennung und Ablage in Team Drive nach klaren Regeln.
• KI im Office-Alltag (tägliche Routine): aktive Accounts (z. B. ChatGPT, Perplexity), sicheres Prompting (Zusammenfassen, Umformulieren, Checklisten, SAA-Entwürfe, E-Mail-Entwürfe), Neugier auf neue Tools und Evaluierung ihres Nutzens.
• Excel (sehr gut): strukturierte Tabellen und Auswertungen, XVERWEIS / INDEX-VERGLEICH, WENN-Logik, Datenbereinigung, Grund-Diagramme, (ggf. Pivot).

Weitere Pluspunkte

• Sehr strukturierte Arbeitsweise, hohe Detailtreue, dokumentierte Qualitätssicherung
• Erfahrung mit Task- / Prozess-Tools (z. B. TimO) und sauberer Übergabe / Dokumentation
• Grundverständnis für rechtlich / steuerlich sensible Dokumente und deren sorgfältige Handhabung

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Sekretariat / Assistenz / Büroleitung) mit mehrjähriger Berufserfahrung
• Hohe Technik- und Automatisierungsaffinität – Freude am Verbessern, Testen, Standardisieren
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• solide Englischkenntnisse

Was wir bieten:

• Attraktives Gesamtpaket: 40-Stunden-Woche, flexible Arbeitszeiten, 30 Urlaubstage
• Regelmäßige, monatliche Feedback-Gespräche
• Konstruktive Fehlerkultur (auch in Richtung der Geschäftsführung)
• Wöchentlichen Team-Austausch
• Erwartung von laufenden Fort- und Weiterbildungen zur ständigen Verbesserung
• Hochwertiger Arbeitsplatz: Einzel- Büros für konzentriertes Arbeiten, Begegnungsbereiche für Austausch und Kommunikation, angenehmes Ambiente, wohnliche Einrichtung mit Echtholzmöbeln u. Teppichen, begrünte Außenterrassen für bestmögliche Erholung in den Pausen, etc.
• Mac-Hardware (MacBook, iPhone, iPad, etc.)
• Daten-Umgebung: cloudbasierte Arbeit und Server mit VPN-Zugang
• Arbeitsort: Aufgrund der Aufgaben vor Ort in 40667 Meerbusch-Büderich
• Homeoffice: später mit 1 Tag / Woche möglich, sowie in Ausnahmefällen nach Absprache

Unser Auswahlprozess (transparent)

• 1.) Kurzes Telefonat als Tech-Interview: ca. 15 Minuten

Outlook-Regelset / Suchordner-Logik, macOS-Automatisierung, Datenqualität

• 2.) Intensiv-Telefonat mit GF: ca. 60 Minuten

Erstes Kennenlernen auch der persönlichen Ebene am Telefon. Vertiefte wechselseitige Fragen klären.

• 3.) Probearbeiten vor Ort ca. 3-4 h

Wir lernen uns live kennen. Wir Sie. Sie uns. Für die gestellten Aufgaben stellen wir voll funktionsfähige Original-Technik zur Verfügung.

• Word: dotx-Vorlage mit Bausteinen und sauberer Formatarchitektur
• OCR / Team Drive: Scan → OCR → Benennung → Ablage nach Vorgabe
• KI-Mini-Workflow: SAA-Entwurf + 3-Satz-Summary inkl. Prompts
• Excel: kleine Pivot-Auswertung mit Diagramm und Kurzinterpretation

Interesse geweckt?

Falls Sie es bis hierhin ausgehalten haben, und immer noch lesen, scheint es irgendwie zu passen. Dann sollten Sie sich unbedingt melden.

WICHTIG Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung ausschließlich per E-Mail an: mit:

1.) einem individuellen, persönlichen Anschreiben,

2.) Lebenslauf

3.) Zeugnissen

Um eine effiziente Bearbeitung Ihrer Bewerbungsunterlagen zu gewährleisten, weisen wir darauf hin, dass nur vollständige Unterlagen Berücksichtigung finden.

Wir freuen uns auf Sie

Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung

Gehalt: ab 70.000,00€ pro Jahr

Leistungen:

• Firmenhandy
• Flexible Arbeitszeiten
• Kostenlose Getränke

Arbeitsort: Vor Ort