Specialist Administration

Unser Herz schlägt für HR Services und Processing Wir - das sind rund 15 engagierte Kolleg*innen, von erfahren über Berufsstarter*innen bis zu Werkstudierenden. Unsere Mission? Wir führen sämtliche HR-administrativen Tätigkeiten für diverse Mitarbeitergruppen aus unterschiedlichen Konzernfirmen durch. Hand in Hand mit unseren Nachbar-Teams Payroll, Time Management, Accounting und People Management bilden wir einen der Kernbereiche der OTTO HR-Organisation.

Neben kollegialem Zusammenhalt, Austausch und Lernen von-/untereinander sowie einem hohen Qualitätsanspruch, setzen wir auf Digitalisierung und technische Lösungen. Dabei verfolgen wir den Ansatz massentauglicher, workflowbasierter Prozesse im Rahmen des gesamten Employee Life Cycle, die es kontinuierlich neu zu gestalten und zu optimieren gilt. Unser Unternehmen befindet sich in stetigem Wandel und diesen begleiten und gestalten wir durch professionelle HR-Arbeit aktiv mit.

Viele sprechen von "Homeoffice" - wir von "hybrid oder mobile Work": Du kannst bis zu 50 % deiner monatlichen Arbeitszeit remote arbeiten. Unsere Teams entscheiden dabei gemeinsam mit ihrer Führungskraft, wie sie das Gleichgewicht aus Präsenzzeiten vor Ort und mobilem Arbeiten gestalten.

Der Job ist auf zwei Jahre befristet zu besetzen.
Dein Impact
In dieser spannenden Rolle übernimmst du die Verantwortung für die HR-Administration in deinen definierten Betreuungsbereichen und trägst so aktiv zur Weiterentwicklung unserer Personalprozesse bei.

• Du bist Ansprechpartner*in für Vertragsänderungen und kümmerst dich um die Erstellung von Zeugnissen und Bescheinigungen.
• Du führst Entgeltveränderungen, Vergütungsrunden und Umstrukturierungen (nach Vorgabe) durch und sorgst dafür, dass alles reibungslos abläuft.
• Im SAP-System arbeitest du mit der elektronischen Personalakte und bringst deine Expertise ein, um Prozesse zu optimieren.
• Du berätst Mitarbeiter*innen und Führungskräfte in allen personaladministrativen Belangen.
• Im Kontext der Digitalisierung von HR-Prozessen kannst du deine Ideen einbringen und innovative Lösungen mit entwickeln.

Du bist dir nicht sicher, ob die Stelle zu dir passt? - Gerne stellen wir den Kontakt zu Jennifer Halemba aus dem Fachbereich her. Du möchtest dein künftiges Team und deinen Arbeitsplatz live erleben? - Im Rahmen deines Bewerbungsprozesses hast du zu einem späteren Zeitpunkt die Möglichkeit dazu.

Dein Profil
Must-have:

• Du verfügst über fundierte Erfahrung in der administrativen Personalarbeit.
• Deine ausgeprägte IT-Affinität und dein Interesse an digitalen Prozessen ermöglichen es dir, fachliche Anforderungen erfolgreich in IT-Lösungen zu übersetzen.
• Du beherrschst das MS-Office-Paket sicher und zuverlässig.
• Du bist offen, dich stärker mit AI-Tools zu beschäftigen und sie für deine Arbeit zu nutzen.
• Ein freundliches und zuvorkommendes Auftreten sowie eine ausgeprägte Serviceorientierung sind für dich selbstverständlich.
• Deine hohe Eigeninitiative, Lernbereitschaft und schnelle Auffassungsgabe runden dein Profil ab und machen dich zu einem wertvollen Teil unseres Teams.
• Dein Sprachniveau: Deutsch C2 (annähernd muttersprachlich) und Englisch A2 (grundlegende Kenntnisse)

Nice-to-have
:

• Idealerweise hast du bereits mit SAP HCM oder SAP Success Factors gearbeitet.

Deine Benefits

• Work-Life-Balance Hybrides Arbeitsmodell mit bis zu 50 % remote work im Monat, Activity Based Working, flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit), 37,5h-Woche, 30 Urlaubstage, Workation- und Sabbatical-Option
• Vergütung & Zusatzangebote Urlaubs- und Weihnachtsgeld, 15 % Personalrabatt sowie zahlreiche Benefits & Mitarbeiterangebote (z. B. Events, Reisen), Altersvorsorgemodelle, Möglichkeit zur Kapitalbeteiligung, Relocation-Angebot
• Fachliche & persönliche Entwicklung Einwöchiges Onboarding, Weiterbildungsangebote wie z. B. die OTTO-Akademie, digitale Lernplattformen - u. a. Masterplan, Coaching & Mentoring, Hospitationen, Entwicklungsprogramme, Führungs- und Expertenlaufbahn, Teilnahme-Option an Fachkonferenzen
• Gesundheit & Wohlbefinden Achtsamkeits- und Stressmanagementkurse, Angebote für Eltern, betriebsärztliche & psychosoziale Beratung
• Kultur & Zusammenarbeit Communities & Netzwerke, Coworking & Social Spaces, Leading Principles, regelmäßige Mitarbeiterbefragungen, kostenfreie Heißgetränke und vielfältiges - auch veganes - Essensangebot, Paketshop
• Mobilität Zuschuss zum Deutschlandticket, kostenfreie Parkplätze, e-Ladesäulen, StadtRAD-Stationen

& viele Benefits mehr