People & Operations Specialist (m/w/d)

Deine Mission bei Clockodo:

Als People & Operations Specialist übernimmst du Verantwortung für die wichtigsten internen Prozesse in den Bereichen Finance, HR und Office Operations. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, strukturierst Abläufe, koordinierst Themen im Hintergrund und sorgst dafür, dass unser Team im Tagesgeschäft bestmöglich unterstützt wird.

Du arbeitest eigenverantwortlich, organisiert und mit klaren Zuständigkeiten. Dabei nutzt du moderne Tools, hast Freude an Struktur und bringst Dinge zuverlässig zu Ende. Deine Arbeit schafft spürbare Entlastung für das gesamte Unternehmen.

Mit der Zeiterfassung Clockodo begleiten wir seit 2011 tausende Unternehmen auf ihrem Weg in die digitale Arbeitswelt. Wir entwickeln Cloud-Software, mit der kleine und mittlere Unternehmen ihre Zeiterfassung digitalisieren, damit sie den Kopf für die wichtigen Dinge freihaben. Denn Zeit ist unser wertvollstes Gut.

Deine Aufgaben

Finance & Accounting Operations
:

• Prüfung von Eingangsrechnungen und Vorbereitung von Zahlungen
• Zuordnung und Upload von Belegen ins DATEV-System
• Klärung von Rückfragen der Steuerberatung
• Bearbeitung und Weiterleitung der Post

HR Operations
:

• Pflege von Personalstammdaten und administrativen Unterlagen
• Vorbereitung und Organisation von Bescheinigungen, Abrechnungsunterlagen und formalen Meldungen
• Prüfung von Zeiten, Pausen und Abwesenheiten
• Verwaltung von Benefits wie Dienstrad oder Corporate Fitness
• Recruiting-Organisation (erste grobe Vorqualifikation nach klaren Kriterien, Terminkoordination, Veröffentlichung von Stellenanzeigen)
• Onboarding & Offboarding (Equipment, Zugänge, Checklisten, Koordination mit Fachbereichen)

Office & Operations Management
:

• Ansprechpartner:in für Vermieter und Reinigungsdienst – inkl. Befugnissen für Absprachen
• Sicherstellung und Kommunikation unserer Office- und Clean-Desk-Standards
• Bestellungen von Verbrauchsmaterial und Organisation rund um das Büro
• Buchung von Reisen und Fortbildungen
• Planung und Organisation von Team-Events, Weihnachtsfeier und Workation
• Verwaltung unseres Equipments (Asset Management)
• Koordination von Pflichtschulungen wie Erste Hilfe
• Organisation von Geburtstags- und Jubiläumsgeschenken

Das bringst du mit

Must-haves

• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle (People Ops, HR-Admin, Office/Ops Management o. ä.)
• Hohe digitale Kompetenz und Routine im Umgang mit modernen Tools (z. B. Personio, DATEV Cloud, Microsoft Teams)
• Selbstständige, strukturierte und sehr zuverlässige Arbeitsweise
• Klare, freundliche und professionelle Kommunikation
• Freude daran, interne Abläufe zu organisieren, zu priorisieren und zu verbessern
• Vertraulichkeit und Genauigkeit im Umgang mit sensiblen Daten

Nice-to-haves
(kein Muss)

• Erfahrung in SaaS-/Software-Unternehmen
• Organisation von Events oder Reisen
• Umgang mit Inventar-/Asset-Management
• Erfahrung in Remote-/Hybrid-Teams

Deine Benefits

• Eine verantwortungsvolle Rolle mit echtem Einfluss auf die tägliche Zusammenarbeit
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung – auf Augenhöhe
• Viel Gestaltungsspielraum in deinen Themenbereichen
• Moderne Tools, effiziente Prozesse und ein digitales Arbeitsumfeld
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zu Remote-Arbeit
• Ein freundliches, professionelles Team und regelmäßige gemeinsame Aktivitäten

Über uns

Mit der Zeiterfassung Clockodo begleiten wir seit 2011 tausende Unternehmen auf ihrem Weg in die digitale Arbeitswelt. Wir entwickeln Cloud-Software, mit der kleine und mittlere Unternehmen ihre Zeiterfassung digitalisieren, damit sie den Kopf für die wichtigen Dinge freihaben. Denn Zeit ist unser wertvollstes Gut.