HR & Office Administrator:in (m/w/d) – Vollzeit, Berlin Mitte

Du liebst Ordnung, Struktur und Menschenkontakt?

Dann bist du bei uns genau richtig Als Office Manager:in wirst du zur zentralen Anlaufstelle für unser Team, unsere Gäste – und für alles, was unseren Büroalltag reibungslos macht. Gleichzeitig betreust du unsere Mitarbeitenden in personaladministrativen Themen und sorgst dafür, dass HR-Prozesse sauber, verbindlich und menschlich ablaufen.

Unsere Mission: Arbeiten, das sich gut anfühlt

Bei uns steht der Mensch im Mittelpunkt – das gilt für unsere Kund:innen genauso wie für unser Team. Wir glauben: Nur wer in einem gut organisierten Umfeld arbeitet, kann sein volles Potenzial entfalten. Dafür brauchen wir dich – als Organisationstalent, Möglichmacher:in und gute Seele des Büros.

Deine Aufgaben im Überblick

Du gestaltest einen funktionierenden, professionellen und einladenden Arbeitsplatz – und begleitest gleichzeitig unsere Teammitglieder in HR-Themen. Deine Rolle verbindet Office Management und Personalbetreuung:

HR & Personaladministration

• Administrative Betreuung des gesamten Employee Lifecycles (Eintritte, Austritte, Änderungen, Bescheinigungen, Abwesenheiten)
• Pflege der Personalakten und Stammdaten in unseren HR-Systemen
• Organisation und Durchführung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen
• Ansprechperson für Mitarbeitende zu HR-relevanten Fragen

Office Management

• Zentrale Kontaktperson für Teammitglieder, Gäste, Dienstleister und Lieferant:innen – freundlich, präsent, lösungsorientiert
• Organisation des Empfangs & Büroalltags: Post, Bestellungen, Raumplanung, Inventarverwaltung
• Verantwortung für eine funktionale und inspirierende Arbeitsumgebung in Büro- und Meetingräumen
• Koordination externer Partner:innen (Reinigung, Hausverwaltung, Handwerksbetriebe) inkl. Kosten- und Vertragsmanagement
• Unterstützung der Geschäftsführung und Kolleg:innen in administrativen Themen, Reiseplanung und kleineren Backoffice-Projekten

Struktur & Atmosphäre

• Du sorgst für Sauberkeit, Ordnung und einen Arbeitsplatz, an dem sich alle wohlfühlen
• Du erkennst Verbesserungspotenziale und optimierst interne Abläufe – pragmatisch und mit Blick fürs Detail

Dein Profil:

Du musst kein:e Expert:in in allem sein – viel wichtiger ist uns dein Organisationstalent, dein Servicegedanke und deine Lust, Dinge aktiv zu gestalten:

• Erste Erfahrung im HR-Umfeld, Office Management, Assistenz oder in einer vergleichbaren Position – idealerweise im dynamischen Umfeld.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Freude daran, für andere mitzudenken.
• Kommunikationsstärke, Teamorientierung und ein professioneller, herzlicher Umgang mit allen Beteiligten.
• Hohe Serviceorientierung – du behältst auch in schnellen Momenten den Überblick.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse sind ein Plus.
• Präsenz vor Ort in Berlin-Mitte (Montag–Freitag).

Was wir dir bieten:

• #Gestaltungsfreiheit
  : Deine Ideen setzen Standards – du hast die volle Verantwortung für deinen Bereich.
• #TopTeam
  : Arbeite mit smarten, ambitionierten Kolleg:innen in einem schnell wachsenden Unternehmen.
• #HealthTechImpact
  : Verändere mit deiner Arbeit den Zugang zu Gesundheitsleistungen für Millionen von Menschen.
• #AttraktiveVergütung
  : Wir honorieren Verantwortung, Leistung und Impact.
• #Weiterbildung
  : Persönliches Wachstum ist Teil unserer Kultur – du erhältst Zeit und Budget für deine Entwicklung.
• #Wohlfühlfaktor:
  Ein Arbeitsplatz, der dir Energie gibt – nicht nimmt.

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