Administrative Assistant
vor 11 Stunden
Teilzeit oder Vollzeit: Std./Woche
Anstellung: unbefristet
Location: 100 % remote mit Wohnsitz in Berlin - für gelegentliche Termine solltest Du innerhalb Berlins mobil sein
Worum geht es:
Du suchst einen flexiblen Job im Homeoffice und möchtest ein kleines Team zuverlässig unterstützen?
Über uns:
Terra ist ein wachsendes Immobilienunternehmen mit Schwerpunkt auf Bestandsentwicklung und Bauprojekten in Berlin und Brandenburg. Aktuell richten wir unser Unternehmen auf das geplante Wachstum der kommenden Jahre aus: Wir professionalisieren unsere Abläufe, strukturieren unser Projektportfolio und bauen die Systeme, die Skalierung ermöglichen.
Unser kleines Team arbeitet pragmatisch und vertrauensvoll zusammen. Bei uns übernimmst Du von Anfang an Verantwortung und bekommst echten Gestaltungsspielraum. Wenn Du ein Unternehmen aktiv beim Aufbau begleiten möchtest, bist Du bei uns richtig.
Die Rolle
Du sorgst dafür, dass unsere täglichen Abläufe funktionieren und die vielen kleinen Aufgaben im Hintergrund zuverlässig erledigt werden. Du hältst nach, behältst den Überblick und Dein Anspruch lautet "Get things done".
Kommunikation
- Erster Ansprechpartner für Geschäftspartner, Mieter und Dienstleister
- Freundliche und professionelle Kommunikation per E-Mail und Telefon
- Klärung kleiner Anfragen und Weiterleitung relevanter Informationen
Projektunterstützung
- Unterstützung bei der Organisation und Durchführung unserer Bauprojekte
- Nachhalten offener Punkte und Fristen, kleinere To-dos
- Vorbereitung und Strukturierung projektbezogener Dokumente
Ablage & Dokumentenmanagement
- Sicherstellen von Ordnung und Struktur in Google Drive und Dropbox
- Interne Dokumentenverwaltung
Interne Systeme & Prozesse
- Aufbau und Pflege unseres Wissensmanagements in Notion
- Aufbau und Pflege unseres CRMs (Copper oder Pipedrive)
- Mitwirken beim Erstellen von Automationen in Zapier
- Einbindung von AI in interne Abläufe
Unterstützung der Buchhaltung
- Sammeln, Sortieren und Zuordnen von Belegen
- Unterstützung bei Expenses und Dokumentation
Dein Profil
- Erfahrung in Assistenz, Office Management oder Projektkoordination – idealerweise in dynamischen Umfeldern wie Start-ups und Beratungen oder in der Immobilienbranche
- Praktische Erfahrungen in Google Workspace, Asana oder Trello, Notion und AI; idealerweise auch in CRM-Systemen und Automationen
- Sicherer Umgang mit Komplexität: Du erkennst Strukturen, bringst Klarheit hinein und behältst den Überblick
- Lösungsorientiertes Arbeiten: Du denkst mit, erkennst Zusammenhänge, verknüpfst lose Enden und behältst das größere Ziel im Blick. Du übernimmst gern Verantwortung und regelst Dinge am liebsten selbst
- Strukturierte, eigenständige und verlässliche Arbeitsweise; Du bleibst ruhig und geordnet, auch wenn viele Dinge parallel laufen
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit: Du findest schnell den richtigen Ton, passt Dich an unterschiedliche Gesprächspartner an und bist intern ein angenehmer, verlässlicher Kontakt – auch remote
Interesse?
Auch wenn Du nicht alle Anforderungen erfüllst, ermutigen wir Dich ausdrücklich, Dich zu bewerben – entscheidend sind Dein Potenzial und Deine Bereitschaft, Neues schnell zu lernen und umzusetzen.
Wenn Dich die Rolle anspricht, freuen wir uns auf Deine Bewerbung. Bitte sende uns Deine Unterlagen samt Starttermin und Gehaltsvorstellung an
. Wir melden uns kurzfristig bei Dir zurück.
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Administrative Assistant
Vor 6 Tagen
Berlin, Berlin, Deutschland Nexify Global Vollzeit 25.000 € - 35.000 € pro JahrAdministrative Assistant (Entry-level/Assistant-level) – Role Description & QualificationsAn Administrative Assistant at the entry or assistant level provides essential support to daily office operations, contributing to efficient workflows and organized communication across the organization. The role involves managing calendars, scheduling meetings,...
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Administrative Assistant
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Berlin, Berlin, Deutschland NexaSphere Global Vollzeit 30.000 € - 50.000 € pro JahrAdministrative Assistant Role Description and QualificationsRole Overview:TheAdministrative Assistantis a key support role within an organization, responsible for performing a variety of administrative, clerical, and office management tasks to ensure that day-to-day operations run smoothly. This role involves managing schedules, coordinating meetings,...
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Administrative Assistant
Vor 4 Tagen
Berlin, Berlin, Deutschland ZenithCore Global Vollzeit 30.000 € - 50.000 € pro JahrAdministrative Assistant (Entry-level/Assistant-level) – Role Description & QualificationsAn Administrative Assistant at the entry or assistant level provides essential support to daily office operations, ensuring smooth communication, organized workflows, and consistent administrative efficiency. The role involves managing schedules, coordinating...
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Administrative Assistant
Vor 6 Tagen
Berlin, Berlin, Deutschland Spencer Stuart Vollzeit 35.000 € - 45.000 € pro JahrCompany DescriptionWe suggest you enter details here.Role DescriptionThis is a full-time role for an Administrative Assistant at Spencer Stuart in Berlin, Germany. The Administrative Assistant will be responsible for providing administrative support, managing phone calls, maintaining records, and overseeing clerical tasks. The role involves scheduling...
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Administrative Assistant
vor 2 Wochen
Berlin, Berlin, Deutschland Pontoon Solution Vollzeit 35.000 € - 45.000 € pro JahrCompany DescriptionWe suggest you enter details here.Role DescriptionThis is a full-time on-site role for an Administrative Assistant located in Berlin, Germany. The Administrative Assistant will be responsible for providing clerical support, managing phone etiquette, handling communication, and offering executive administrative assistance. Daily tasks...
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Administrative Assistant
Vor 7 Tagen
Berlin, Berlin, Deutschland Stanton Chase Vollzeit 35.000 € - 45.000 € pro JahrCompany DescriptionWe suggest you enter details here.Role DescriptionThis is a full-time on-site role for an Administrative Assistant located in Berlin, Germany. The Administrative Assistant will be responsible for supporting daily operations by performing administrative tasks, managing schedules, handling correspondence, and ensuring smooth communication...
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Administrative Assistant
Vor 4 Tagen
Berlin, Berlin, Deutschland NOVALITH MARKETING Vollzeit 30.000 € - 40.000 € pro JahrAdministrative AssistantRole DescriptionThe Administrative Assistant provides essential organizational and operational support to keep daily activities running smoothly. This role focuses on managing schedules, coordinating meetings, preparing documents, and supporting communication across departments. Responsibilities include maintaining both digital and...
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Administrative Assistant
Vor 6 Tagen
Berlin, Berlin, Deutschland d0180862-0c01-46d2-9ba5-fe89cda2dac7 Vollzeit 38.000 € - 50.000 € pro JahrAdministrative Assistant (with Data Entry) – Role Description & QualificationsAnAdministrative Assistant (with Data Entry)is responsible for supporting office operations through a combination of administrative tasks and data management functions. This role requires proficiency in handling administrative duties, managing office communications, organizing...
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Administrative Assistant
vor 9 Stunden
Berlin, Berlin, Deutschland Fidarnet Smart Network Vollzeit 35.000 € - 45.000 € pro JahrCompany DescriptionFidarnet Smart Network specializes in designing and implementing cutting-edge, secure, and scalable Kubernetes-based infrastructures. The organization is a pioneer in developing competitive hardware-based Privileged Access Management (PAM) services using an innovative, patented approach. Focused on integrating hardware and software...
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Administrative Assistant
vor 1 Woche
Berlin, Berlin, Deutschland BoldPath Industries Vollzeit 30.000 € - 45.000 € pro JahrAdministrative Assistant – Role Description & QualificationsAnAdministrative Assistantprovides essential administrative support to ensure the smooth and efficient operation of an office or department. This role involves managing a variety of clerical and organizational tasks, from scheduling meetings to handling correspondence, preparing documents, and...