Permit Coordinator

Permit Coordinator, Frankfurt, Germany

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Mercury is the European leader in construction solutions.

We build and manage complex engineering & construction projects for the world's leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities, and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.

We deliver our clients' visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.

At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.

Scope Of The Role
The Permit Coordinator is responsible for managing and controlling the permit-to-work system on a live data centre construction site. This role ensures that all high-risk activities are properly assessed, authorized, and executed in accordance with site safety protocols and client requirements. The Permit Coordinator acts as a gatekeeper for safe work practices, ensuring that construction teams operate within clearly defined boundaries and procedures.

Digital Permit Systems
The role requires proficiency in electronic, cloud-based permit-to-work platforms to streamline workflows, enhance traceability, and support real-time coordination across teams. The preferred system for this project is Datascope, which offers robust functionality for issuing, tracking, and auditing permits. Experience with Datascope or similar platforms (e.g., Zutec, HammerTech, or FieldView) is highly advantageous.

Key Responsibilities Of The Role

• Permit System Administration
• Operate and maintain the site's Permit to Work system, ensuring all permits are correctly issued, tracked, and closed.
• Review permit applications for completeness, accuracy, and alignment with approved method statements and risk assessments.
• Ensure permits are issued only after appropriate safety checks and coordination with relevant stakeholders.
• Work Coordination & Safety Assurance
• Coordinate daily permit meetings with construction supervisors, subcontractors, and safety officers.
• Prevent conflicting activities by managing permit schedules and identifying overlapping work zones.
• Ensure that isolation procedures (electrical, mechanical, etc.) are verified before issuing permits for high-risk work.
• Site Monitoring & Compliance
• Conduct regular site inspections to verify that permitted works are being carried out safely and in accordance with permit conditions.
• Stop work or escalate issues when unsafe practices or permit violations are observed.
• Maintain a visible presence on site to support teams and reinforce PTW protocols.
• Documentation & Reporting
• Maintain accurate records of all issued, active, and closed permits.
• Generate daily and weekly reports on permit activity, trends, and compliance metrics.
• Support incident investigations by providing permit history and documentation.
• Stakeholder Engagement
• Liaise with construction managers, safety officers, and client representatives to ensure alignment on PTW processes.
• Provide training and guidance to subcontractors and new site personnel on PTW procedures.
• Continuously improve the PTW system based on feedback and lessons learned.

Essential Criteria

• Minimum 3 years of experience in a PTW coordination role on large-scale construction projects.
• Prior experience on data centre builds or other mission-critical infrastructure is highly preferred.
• Strong understanding of high-risk construction activities including hot works, confined space entry, electrical isolation, and working at height.
• Familiarity with digital PTW systems, ideally Datascope.
• Excellent organizational and administrative skills.
• Strong communication and interpersonal abilities, especially in high-pressure environments.
• Proactive approach to safety and risk mitigation.
• Ability to interpret method statements, risk assessments, and technical drawings.
• Detail-oriented with a strong sense of accountability.

Mercury is an equal opportunities employer
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Mercury ist der europäische Marktführer für Baulösungen.

Wir erstellen und verwalten komplexe Ingenieur- und Bauprojekte für die weltweit führenden Unternehmen. Unsere Lösungen tragen dazu bei, Technologien und lebensverändernde Fortschritte bereitzustellen, die Menschen, Gemeinschaften und Unternehmen verbinden und ihnen die Möglichkeit geben, unglaubliche Dinge zu erreichen. Unsere Mitarbeiter haben den Mut, innovativ zu sein. Ihre Entschlossenheit und ihr scharfer Fokus ermöglichen es uns, immer wieder mit Sicherheit zu liefern.

Wir verwirklichen die Visionen unserer Kunden durch hochmoderne Konstruktionslösungen in zahlreichen Sektoren, darunter Unternehmensrechenzentren, Spitzentechnologie und Biowissenschaften, Hyperscale-Rechenzentren und Brandschutz.

Bei Mercury ist es unsere Pflicht, unsere Mitarbeiter zu ermutigen und zu unterstützen, ihre Vision von sich selbst zu verwirklichen. Wir stellen sie in den Mittelpunkt unseres Handelns und bieten ihnen herausfordernde Möglichkeiten, sich in einem großartigen Team und einem unterstützenden Umfeld weiterzuentwickeln, in dem sie ihr volles Potenzial entfalten können.

Umfang Der Rolle
Der Genehmigungskoordinator ist für die Verwaltung und Kontrolle des Arbeitsgenehmigungssystems auf einer Live-Rechenzentrumsbaustelle verantwortlich. Diese Rolle stellt sicher, dass alle risikoreichen Aktivitäten ordnungsgemäß bewertet, autorisiert und gemäß den Sicherheitsprotokollen vor Ort und den Kundenanforderungen ausgeführt werden. Der Genehmigungskoordinator fungiert als Wächter für sichere Arbeitspraktiken und stellt sicher, dass die Bauteams innerhalb klar definierter Grenzen und Verfahren arbeiten.

Digitale Genehmigungssysteme
Die Rolle erfordert Kenntnisse im Umgang mit elektronischen, Cloud-basierten Arbeitserlaubnisplattformen, um Arbeitsabläufe zu optimieren, die Rückverfolgbarkeit zu verbessern und die Echtzeitkoordination zwischen Teams zu unterstützen. Das bevorzugte System für dieses Projekt ist Datascope, das robuste Funktionen zum Ausstellen, Verfolgen und Prüfen von Genehmigungen bietet. Erfahrung mit Datascope oder ähnlichen Plattformen (z. B. Zutec, HammerTech oder FieldView) ist von großem Vorteil.

Hauptaufgaben Der Rolle

• Systemadministration zulassen
• Betreiben und warten Sie das Arbeitserlaubnissystem der Site und stellen Sie sicher, dass alle Genehmigungen korrekt ausgestellt, verfolgt und geschlossen werden.
• Überprüfen Sie Genehmigungsanträge auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Übereinstimmung mit genehmigten Verfahrensbeschreibungen und Risikobewertungen.
• Stellen Sie sicher, dass Genehmigungen nur nach entsprechenden Sicherheitsprüfungen und Abstimmung mit den relevanten Interessengruppen erteilt werden.
• Arbeitskoordination und Sicherheitsgarantie
• Koordinieren Sie tägliche Genehmigungsbesprechungen mit Bauleitern, Subunternehmern und Sicherheitsbeauftragten.
• Verhindern Sie widersprüchliche Aktivitäten, indem Sie Genehmigungspläne verwalten und sich überschneidende Arbeitszonen identifizieren.
• Stellen Sie sicher, dass die Isolierungsverfahren (elektrisch, mechanisch usw.) überprüft werden, bevor Sie Genehmigungen für Arbeiten mit hohem Risiko erteilen.
• Site-Überwachung und Compliance
• Führen Sie regelmäßige Baustelleninspektionen durch, um sicherzustellen, dass die genehmigten Arbeiten sicher und in Übereinstimmung mit den Genehmigungsbedingungen durchgeführt werden.
• Unterbrechen Sie die Arbeit oder eskalieren Sie die Probleme, wenn unsichere Praktiken oder Verstöße gegen Genehmigungen beobachtet werden.
• Sorgen Sie für eine sichtbare Präsenz vor Ort, um die Teams zu unterstützen und die PTW-Protokolle durchzusetzen.
• Dokumentation & Reporting
• Führen Sie genaue Aufzeichnungen über alle ausgestellten, aktiven und geschlossenen Genehmigungen.
• Erstellen Sie tägliche und wöchentliche Berichte zu Genehmigungsaktivitäten, Trends und Compliance-Kennzahlen.
• Unterstützen Sie die Untersuchung von Vorfällen, indem Sie den Genehmigungsverlauf und die Dokumentation bereitstellen.
• Stakeholder-Engagement
• Arbeiten Sie mit Bauleitern, Sicherheitsbeauftragten und Kundenvertretern zusammen, um die Abstimmung der PTW-Prozesse sicherzustellen.
• Bieten Sie Subunternehmern und neuem Personal vor Ort Schulungen und Anleitungen zu PTW-Verfahren an.
• Verbessern Sie das PTW-System kontinuierlich auf der Grundlage von Feedback und gewonnenen Erkenntnissen.

Wesentliche Kriterien

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer PTW-Koordinationsrolle bei großen Bauprojekten.
• Vorerfahrungen im Aufbau von Rechenzentren oder anderen unternehmenskritischen Infrastrukturen sind sehr wünschenswert.
• Gute Kenntnisse über risikoreiche Bautätigkeiten, einschließlich Heißarbeiten, Betreten von engen Räumen, elektrischer Isolierung und Arbeiten in der Höhe.
• Vertrautheit mit digitalen PTW-Systemen, idealerweise Datascope.
• Ausgezeichnete organisatorische und administrative Fähigkeiten.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und zwischenmenschliche Fähigkeiten, insbesondere in Umgebungen mit hohem Druck.
• Proaktiver Ansatz zur Sicherheit und Risikominderung.
• Fähigkeit, Methodenbeschreibungen, Risikobewertungen und technische Zeichnungen zu interpretieren.
• Detailorientiert mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein.

Mercury ist ein Arbeitgeber für Chancengleichheit
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