Assistant to Office Manager

vor 17 Stunden

Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Publicis Re:Sources Vollzeit 40.000 € - 55.000 € pro Jahr

Unternehmensbeschreibung
Wir sind Publicis Re:Sources - das Shared-Service-Center der Publicis Groupe.
Als einziges Full- Shared-Service-Center der Branche sind wir das Rückgrat der Publicis Groupe und ermöglichen es den Gesellschaften der Publicis Groupe in der DACH-Region, das zu tun, was sie am besten können: Innovation und Transformation für ihre Kunden.
Stellenbeschreibung
Wir suchen für unseren Standort in Düsseldorf/Köln zum nächstmöglichen Zeitpunkt

unbefristet in Vollzeit eine*n

Assistant to Office Manager
(m/w/d)
Deine Aufgaben

  • Vertretung und rechte Hand der*s Office- / Site Managers für die Standorte Düsseldorf und Köln
  • Training und Anleitung sowie Kontrolle und Überwachung der operativen Tätigkeiten unserer externen Dienstleister
  • Steuerung unserer externen Dienstleister, Erstellung von Schichtplänen und Arbeitsaufgaben
  • Regelmäßige Begehung der Liegenschaft mit Sichtprüfung aller Gebäudeteile und Einrichtungen, insbesondere die Überwachung der Sauberkeit aller Büro- und Allgemeinflächen und des einwandfreien Zustands unserer Konferenzräume
  • Sicherstellung der Einhaltung unserer Unternehmensstandards
  • Sicherstellung der freien Zugänglichkeit der Flucht- und Rettungswege sowie der Feuerlöscheinrichtungen
  • Überwachung und Unterstützung bei der Buchung von Konferenzräumen, Entgegennahme von Buchungsanfragen und Pflege des Verwaltungssystems. Versand von Buchungsbestätigungen
  • Point of Contact für die Agenturen an unseren Standorten Köln und Düsseldorf
  • Flächenverwaltung und Optimierung
  • Eigenständige Veranlassung von Sondermaßnahmen (z.B. Sonderreinigung nach Veranstaltungen)
  • Betreuung und Organisation von Veranstaltungen
  • Brandschutz- und Ersthelfer
  • Organisation von Schulungsterminen
  • Mitwirkung und eigenverantwortliche Übernahme von Sonderprojekten
  • Erstellen und Kontrollieren von Abrechnungen, nach Einarbeitung Übernahme der Kontrolle von Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen
  • Technisches Interesse und gegebenenfalls Vorkenntnisse im Bereich Haustechnik und Gebäudemanagement

Verantwortlichkeiten
Qualifikationen
Dein Profil

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gerne zum/r Hotelfachfrau/fachmann oder Immobilienkauffrau/mann
  • Berufserfahrung am Empfang oder im Office Management wünschenswert
  • Sehr gute MS-Office Kenntnisse
  • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Selbstbewusste und kommunikative Persönlichkeit
  • Organisationstalent sowie selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
  • Hohe Kunden- und Serviceorientierung
  • Teamfähig, Hands-On Mentalität

Zusatzinformationen
Als Mitglied unseres Re:Sources Teams erwarten Dich -

  • ein ausgeprägter Teamspirit, der Dir auch an schlechten Tag ein Lächeln ins Gesicht zaubert
  • eine inspirierende Zusammenarbeit und Austausch mit Kollegen*innen aus unterschiedlichen Disziplinen, Ländern und dem gesamten Netzwerk
  • ein zentral gelegenes und modernes Arbeitsumfeld
  • selbstverständlich Getränke (Wasser, Kaffee, Softdrinks etc), frisches Obst
  • tolle Events und Feiern, die das gesamte Team der Re:Sources aus ganz Deutschland zusammenbringen
  • Auswahl an ca. 30k webbasierten Trainings und Schulungen
  • weitere Benefits wie bspw. kostenloser Yoga innerhalb des Agenturnetzwerkes, Mental Health Angebote etc.

Wir wollen, dass unser Team so vielfältig ist wie unsere Aufgaben. Unser Ziel ist eine Unternehmenskultur, in der alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihrer Individualität respektiert werden und Wertschätzung erfahren.

Mehr über uns erfährst Du auf unserer Homepage unter
www.resources-
Publicis Re:Sources
a division of Publicis Lion GmbH

  • Board Assistant to CEO

    Vor 6 Tagen

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland GEA Group Vollzeit 60.000 € - 100.000 € pro Jahr

    Responsibilities / TasksAre you a proactive, highly organized professional and looking to take your career to the next level? GEA Group is seeking a Board Assistant to support the CEO and CFO of our Nutrition Plant Engineering Division in Düsseldorf.In this pivotal role, you will work closely with top-level executives, contribute to strategic...

  • Board Assistant to CEO

    Vor 6 Tagen

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland GEA Group Vollzeit 60.000 € - 80.000 € pro Jahr

    Responsibilities / TasksAre you a proactive, highly organized professional and looking to take your career to the next level? GEA Group is seeking a Board Assistant to support the CEO and CFO of our Nutrition Plant Engineering Division in Düsseldorf.In this pivotal role, you will work closely with top-level executives, contribute to strategic...

  • Executive Assistant to CEO

    vor 16 Stunden

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland GEA Group Vollzeit 60.000 € - 90.000 € pro Jahr

    Are you a proactive, highly organized professional and looking to take your career to the next level? GEA Group is seeking an Executive Assistant to actively support the CEO and CFO of our Nutrition Plant Engineering Division in Düsseldorf.In this pivotal role, you will work closely with top-level executives, contribute to strategic decision-making...

  • Store Manager Assistant

    Vor 6 Tagen

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland ONLY Stores Germany Vollzeit 40.000 € - 60.000 € pro Jahr

    Komm in unser ONLY Team - wir suchen Dich zur Unterstützung als​Store Manager Assistant (m/w/d)  ​Standort: DüsseldorfWir bieten:ein marktkonformes Gehalt je nach Berufserfahrung und Ausbildung corporate Benefitseinen spannenden Arbeitsplatz mit Verantwortung50% Mitarbeiterrabatt – dir stehen immer die neusten Trends zur Verfügungattraktives...

  • Tax Manager Assistant

    vor 1 Woche

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Huawei Vollzeit 45.000 € - 55.000 € pro Jahr

    About HuaweiHuawei is a leading global provider of information and communications technology (ICT) infrastructure and smart devices. With integrated solutions across four key domains – telecom networks, IT, smart devices, and cloud services – we are committed to bringing digital to every person, home and organization for a fully connected, intelligent...

  • Assistant HR Manager

    vor 1 Woche

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Maritim Hotel Düsseldorf Vollzeit 60.000 € - 80.000 € pro Jahr

    Über unsDein Start im RampenlichtHast Du Lust auf interessante Aufgaben, ein tolles Team und gute Bezahlung? Dann bewirb Dich jetzt, denn wir setzen Deine Stärken und fachlichen Qualifikationen ins Rampenlicht.Bei den Maritim Hotels erwarten Dich eine unternehmenseigene Weiterbildungsakademie, viele Aufstiegsmöglichkeiten und eine ausgewogene...

  • HR Assistant

    vor 1 Woche

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Avomind Vollzeit 30.000 € - 50.000 € pro Jahr

    About Our ClientOur client is a family-run Japanese company with over 200 years of history and two key business divisions: food for human consumption and pet food. In Japan, our client is the No.1 pet food brand, known for its wide product portfolio and innovative, industry-defining product "Churu". After significant domestic growth, the company...

  • Assistant Buyer

    vor 15 Stunden

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland QVC Vollzeit 40.000 € - 120.000 € pro Jahr

    Working at QVC Group means joining a live social shopping company with incredible teams, ambitious projects and amazing careers. QVC Group, Inc. is a Fortune 500 company with six leading retail brands - QVC, HSN, Ballard Designs, Frontgate, Garnet Hill and Grandin Road.Your Opportunity, Your TeamAs an Assistant Buyer at QVCUK, you'll be……At the heart of...

  • Assistant Store Manager Düsseldorf Assistant Store Manager Düsseldorf

    vor 10 Stunden

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland OTB Spa Vollzeit 60.000 € - 90.000 € pro Jahr

    Join the BravesDIESEL ist ein junges, internationales Design-Unternehmen, das neben Jeans- und Fashionwear auch Accessories, Jewellery, Bodywear, Parfum sowie Footwear & Bags herstellt.Wir sind auf der Suche nach einem erfahrenen Assistant Store Manager (m/w/d) in Vollzeit für unseren Store in Düsseldorf.Ort: DüsseldorfWas wir Dir...

  • Junior Executive Assistant

    Vor 6 Tagen

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Alvarez & Marsal Vollzeit 35.000 € - 55.000 € pro Jahr

    Join Alvarez & Marsal (A&M) – Empowering Diverse Talent to Drive Impactful ResultsAbout usAlvarez & Marsal (A&M) is a global consulting firm with over 10,000 entrepreneurial, action and results-oriented professionals in over 40 countries. We take a hands-on approach to solving our clients' problems and assisting them in reaching their potential. Our...