Office & Team Assistant (m/w/d)

Location: Darmstadt, Germany

Wer sind wir? Unsere Leidenschaft ist Film. Unser Anspruch die beste Qualität.

Modernste IT-Technologie ermöglicht es heute, Filme zu digitalisieren und so für zukünftige Generationen zugänglich zu machen.

Als Marktführer entwickeln und produzieren wir in Darmstadt High Tech Filmscanner und Lösungen zur Digitalisierung von Filmmaterial. Für den professionellen Einsatz beliefern wir Archive und Filmstudios weltweit.

Unsere Kunden, wie z.B. Bundesfilmarchiv Berlin, Library of Congress (USA), Warner Brothers, Disney oder Sony Pictures schätzen unsere Filmscanner, weil sowohl alte als auch neue Filme schnell und in höchster Qualität digitalisiert werden können.

Neben unserem Team am Hauptsitz in Darmstadt haben wir einen Standort in Burbank (USA), um unsere Kunden mit unseren Service-Kollegen weltweit bestmöglich zu unterstützen.

Du hast Freude an Organisation, Kommunikation und einem abwechslungsreichen Arbeitsalltag?

Dann werde Teil unseres Teams als Office & Team Assistant (m/w/d) und sorge gemeinsam mit uns für einen reibungslosen Büroablauf.

Deinen Aufgaben:

Wir suchen zur Verstärkung unseres Teams in Darmstadt eine zuverlässige und organisierte Office- und Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit, die Freude daran hat, Verantwortung für laufende Aufgaben im Büroalltag zu übernehmen und das Team zu unterstützen.

In dieser vielseitigen Position übernimmst du eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Office Management, Teamassistenz und den verschiedenen Unternehmensbereichen. Du bist die erste Ansprechperson für Kolleginnen und Kollegen, Kunden, Partner und Gäste und sorgst für einen reibungslosen organisatorischen Ablauf im Tagesgeschäft. Neben der Verwaltung und Koordination des zentralen Office-Bereichs unterstützt du das Führungsteam und verschiedene Abteilungen in administrativen, organisatorischen und projektbezogenen Aufgaben.

• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Bedienung der Telefonzentrale und allgemeine Korrespondenz
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Besprechungen und Veranstaltungen inkl. Bewirtung
• Unterstützung des Führungsteams unter anderem bei Terminkoordination, Reisevorbereitung, administrativen Aufgaben und allgemeinen Büroarbeiten
• Bearbeitung allgemeiner Sekretariats- und Office-Management-Funktionen (Post, Ablage, E-Mail-Korrespondenz)
• Verantwortung für Ordnung, Sauberkeit und reibungslose Abläufe im Büro
• Kontaktperson für Reinigungskräfte, Hausmeister, Handwerker und externe Dienstleister
• Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen und kleineren Reparaturen
• Organisation und Bereithaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Organisation rund ums "Wohlfühlen" im Büro (Snacks, Obstkörbe, Getränke, Küchenbedarf)
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten, z.B. Messen und internen Events
• Mitwirkung bei der Optimierung interner Abläufe und Prozesse
• Übernahme von Sonderaufgaben in anderen Bereichen und Projekten

Wie überzeugst du uns:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer Assistenzfunktion
• Strukturierte, selbstständige, zuverlässige und qualitätsbewusste Arbeitsweise
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Hands-on-Mentalität
• Sicherer Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten und hohe Teamfähigkeit
• Diskretion, Loyalität und ein souveränes Auftreten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das erwartet dich bei uns:
Tolle Arbeitsatmosphäre Wir sind ein dynamisches Unternehmen mit unbürokratischen Strukturen und begegnen uns auf Augenhöhe, da ist ein "Du" einfach selbstverständlich.
Gestaltungsspielraum Von Beginn an bekommst du die Freiheit, deine Ideen einzubringen und umzusetzen. Du kannst dich aktiv an der Gestaltung unseres Büroalltags und abwechslungsreichen Projekten beteiligen. Unser engagiertes und sympathisches Team freut sich auf deine Ideen.
Work-Life-Balance & Entwicklung Bei uns profitierst du von Flexibilität bei den Arbeitszeiten, so lässt sich Beruf und Privatleben gut vereinbaren. Dich erwartet eine faire Vergütung, individuelle Förderung deiner Weiterbildung und ausgezeichnete Zukunftsaussichten in einem wachsenden Unternehmen.
Mobilität Wir sind gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar - die S-Bahn-Station Darmstadt-Arheilgen (S3) ist in nur wenige Minuten Fußweg entfernt. Kostenlose Parkplätze stehen direkt auf dem Firmengelände zur Verfügung. Zudem kannst du über uns ein JobRad leasen, dass du auch privat nutzen darfst.
Versorgung & Extras In unserer Kantine erwartet dich eine große Auswahl subventionierter Gerichte. Außerdem stehen dir kostenlose Getränke, guter Kaffee und ein frischer Obstkorb zur Verfügung. Darüber hinaus profitierst du von attraktiven Corporte Benefits.
Klingt nach dir? Wir freuen uns auf deine aussagefähigen Bewerbungsunterlagen:

• Motivationsschreiben inklusive Gehaltsvorstellung und frühestmöglichen Eintrittsdatum
• Lebenslauf
• Zeugnisse

Bitte sende deine Bewerbung per E-Mail in einer zusammenhängenden PDF-Datei an: -

Ansprechpartnerin: Jennifer Lehmann, Manager People & Culture

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