Founder Associate

Nordair Systems entwickelt modulare Reinraum-Lösungen für High-Tech-Start-ups, Photonik-Labs und Forschungseinrichtungen. Unsere Anfragen wachsen rasant – und gleichzeitig wird die Organisation komplexer.

Dafür suchen wir dich als rechte Hand des CEO: Du sorgst dafür, dass Sales strukturiert läuft, Meetings nicht im Nirwana verschwinden und aus Strategien wirklich Umsetzung wird. Kurz: Du baust das organisatorische Rückgrat, damit der CEO seine Zeit maximal in Kunden & Strategie investieren kann.

Sales-Support & CRM (ca. 50 %)

• Angebotsvorbereitung: Kundenanforderungen strukturieren, Angebote auf Basis von Vorlagen/CPQ vorbereiten, Texte und Präsentationen feinschleifen
• Follow-ups & Terminplanung: Angebote nachfassen, Follow-up-Mails schreiben, Video-Calls & Site-Visits koordinieren
• CRM-Pflege (Dynamics 365): Deals anlegen, Stages, Beträge und "Next Steps" aktuell halten, einfache Auswertungen für Sales-Reviews vorbereiten
• Vorbereitung von Kundengesprächen: Infos zusammentragen, Unterlagen bauen, nach dem Gespräch Recaps und To-dos dokumentieren

Meeting-Nachbereitung & Projektumsetzung (ca. 30 %)

• Strategiemeetings, Coachings & Retros mitprotokollieren und Entscheidungen/To-dos in ClickUp oder ähnliche Tools übersetzen
• Nachverfolgung: sicherstellen, dass Aufgaben Besitzer, Deadlines und klare nächste Schritte haben – und diese im Blick behalten
• Unterstützung im Projektmanagement für strategische Themen (z. B. Produktstandardisierung, Einführung neuer Tools, wichtige Kundenprojekte)

Prozesse, Tools & Operating System (ca. 20 %)

• Aufbau und Pflege von einfachen SOPs, Checklisten und Standardprozessen – insbesondere im Vertrieb
• Mithilfe beim Aufsetzen unseres "Operating Systems": OJRs/OKRs, Meeting-Rhythmen (Weeklys, Monthlys, Quarterlys), 1:1-Struktur
• Enge Zusammenarbeit mit Implementierungspartnern (z. B. Business Central, Dynamics Sales, ClickUp), Testen von Workflows, Anstoßen kleiner Automatisierungen (Low/No Code, M365/Copilot)

• Sprachen: Deutsch und Englisch auf C1/C2-Niveau – unser Team und unsere Kunden sind international
• Erfahrung:
  
  1–3 Jahre Erfahrung in einem der Bereiche: Business Operations, (Sales) Consulting, Sales Operations, Projektmanagement oder einer ähnlichen "Generalisten"-Rolle – idealerweise in einem kleinen oder wachsenden Unternehmen
• Arbeitsweise & Mindset:
  
  Du arbeitest strukturiert, liebst To-do-Listen, Boards und klare Prozesse
  
  Du hast Spaß daran, Dinge zu Ende zu bringen – nicht nur Konzepte zu schreiben
  
  Du fühlst dich wohl, wenn du direkt mit dem CEO arbeitest und Verantwortung übernimmst
• Tools & Tech:
  
  Sicherer Umgang mit Office 365 / M365 (Outlook, Excel, PowerPoint, Teams)
  
  Erste Erfahrung mit CRM-Systemen (Dynamics, HubSpot o. Ä.)
  
  Interesse an digitalen Tools (ClickUp, Automationen, KI-Tools wie Copilot/ChatGPT) – du musst nichts programmieren, aber du willst verstehen, was geht
• Nice to have:
  
  Erfahrung im B2B-Sales-Umfeld oder mit technischen/industriellen Produkten
  
  Erfahrung mit Projekt- oder Task-Management-Tools (ClickUp, Asana, Notion, Trello o. Ä.)

• Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO
  
  Du arbeitest eng mit dem CEO zusammen und bekommst tiefen Einblick in Strategie, Sales und Unternehmensaufbau
• Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten
  
  Du kannst dich in Richtung Business Operations, Sales Operations oder später auch Führung entwickeln – je nach Stärken und Interesse
• Kleines, dynamisches, internationales Team
  
  Sehr flache Hierarchien, schnelle Entscheidungen, direkte Wirkung
• Gestaltungsspielraum
  
  Deine Ideen für bessere Prozesse, Tools und Strukturen sind ausdrücklich erwünscht – und werden auch umgesetzt
• Moderne, digitale Infrastruktur
  
  Dynamics 365, Business Central, ClickUp, M365/Copilot und weitere Tools im Aufbau
• Flexible Arbeitszeiten & Hybrid Work
  
  Kombination aus Office-Tagen im Hamburger Büro und Remote-Work möglich
• Wunderschönes Office
  
  Standort mit Blick auf die Speicherstadt und kurze Wege in die Stadt
• Lernkultur & Sparring
  
  Zugang zu Coachings, Scaleup-Tools und einem spannenden Netzwerk im Hightech- & Start-up-Umfeld

Klingt nach dir?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung – gerne mit kurzem CV und ein paar Sätzen, warum dich gerade die Kombination aus Sales, Struktur und Unternehmensaufbau reizt.