Team- und Projektassistenz

Du liebst es, wenn alles gut organisiert ist und Menschen sich aufeinander verlassen können?

Dann werde Teil unseres Teams bei IDALABS – einem Softwareunternehmen, das die Bauwirtschaft mit digitalen Lösungen aufs nächste Level bringt.

Als Team- und Projektassistenz sorgst du dafür, dass interne Abläufe reibungslos funktionieren, Projekte effizient gesteuert werden und das Team den Rücken frei hat, um Innovationen voranzutreiben.

Aufgaben

Organisation und Struktur:
Planung und Koordination von Terminen, Meetings und Reisen.

Projektunterstützung und Koordination:
Unterstützung bei der Steuerung laufender Kundenprojekte, Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern sowie Monitoring von Aufgaben, Fristen und Meilensteinen.

Erstellung und Pflege von Schulungs- und Informationsmaterialien:
Entwicklung, Aktualisierung und Qualitätskontrolle von Schulungsunterlagen und internen Wissensdokumentationen, um die Einführung unserer ERP-Software bei Kunden optimal zu unterstützen.

Administrative Unterstützung der Unternehmensprozesse:
Zusammenstellung abrechnungsrelevanter Unterlagen, Erstellung von Rechnungen und Mahnungen sowie Unterstützung im Bereich Zeitwirtschaft und interner Berichte.

Kommunikationsschnittstelle:
Du bist zentrale Ansprechperson für Kunden, Projektpartner und interne Teams und sorgst dafür, dass Informationen zielgerichtet fließen und Entscheidungen vorbereitet werden.

Kontinuierliche Prozessverbesserung:
Durch dein vorausschauendes Handeln erkennst du Optimierungspotenziale und trägst aktiv zur Weiterentwicklung unserer internen Abläufe und Strukturen bei.

Qualifikation

Du hast eine abgeschlossenes Studium oder eine kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Kauffrau/-mann im Groß- und Außenhandel oder eine vergleichbare Qualifikation

Idealerweise hast Du erste Berufserfahrung in Assistenz-, Projektunterstützungs- oder Office-Management-Rollen sammeln können. Super wichtig für diesen Job ist eine gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in deutsch und auch in Englisch

Mit digitalen Tools wie ERP-Software oder Office 365 gehst Du sicher um und hast Bock, Dich in neue Systeme schnell einzuarbeiten. Für kaufmännische Prozesse (Rechnungen, Zeitwirtschaft, Dokumentation) bringst Du mindestens Grundverständnis mit.

Du liebst Verantwortung, erkennst, was zu tun ist, und treibst es mit viel Engagement, Kreativität und gesunder Durchsetzungsstärke voran

• Du arbeitest sorgfältig, denkst Abläufe zu Ende und stellst sicher, dass nichts auf der Strecke liegen bleibt - auch wenn es mal hektisch wird.

• Du arbeitest mit Liebe zum Detail und hast Freude daran, Dinge richtig und vollständig zum Erfolg zu bringen

• Du hast ein gutes Gespür für Timing und Kommunikation und sorgst dafür, dass die richtigen Informationen bei den richtigen Leuten zur richtigen Zeit Wirkung entfalten können.

• Du gehst darin auf, Abläufe jeden Tag ein wenig zu verbessern, ohne dabei abgestimmte Prozesse links liegen zu lassen.

• Du willst Teil eines Teams sein, das etwas bewegt, und bringst dich mit Ideen, Motivation und eigenem Anspruch aktiv ein.

Benefits

• Moderne Arbeitsumgebung mit engem Austausch zwischen den Teams

• Regelmäßige Team-Offsites und andere Events, bei denen Arbeit und Spaß Hand in Hand gehen

• Top-Ausstattung: Smartphone und Laptop – alles auch zur privaten Nutzung

• Mit unserem starken Team haben wir eine großartige und wertschätzende Kultur etabliert. Hier zählen Eigenverantwortung, kurze Wege, offene Türen und Spaß bei der Arbeit.

• Du kannst dich fachlich einbringen, Prozesse aktiv gestalten und direkt Einfluss auf die Weiterentwicklung unserer Teams und Produkte nehmen.

• Bei uns stehen Dir alle Wege offen. Von der fachlichen Weiterentwicklung bis hin zur Übernahme von Projekt- oder Führungsverantwortung.

Du hast das Gefühl, das passt? Dann melde dich – wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Deinem Lebenslauf und einem kurzen Motivationsanschreiben und darauf, dich persönlich kennenzulernen.