Customer Service Manager:in

 Über uns 

Bei ToolTime entwickeln wir eine Software für Handwerksbetriebe – eine Plattform, die Arbeitsabläufe digitalisiert, Teams entlastet und unseren Kund:innen jeden Tag wertvolle Zeit zurückgibt. Hinter diesem Erfolg steht ein Team aus über 80 engagierten Kolleg:innen, die gemeinsam daran arbeiten, das Handwerk in Deutschland und Österreich nachhaltig zu modernisieren.

Was uns dabei auszeichnet? Die Energie eines jungen Berliner Start-ups kombiniert mit einem sehr soliden finanziellen Fundament: Mit über €55 Millionen Funding gehören wir zu den bestfinanzierten Start-ups im Handwerk – und wachsen stetig weiter.

Unser Customer Service Team spielt dabei eine zentrale Rolle: Es sorgt dafür, dass Kund:innen ToolTime nicht nur nutzen, sondern lieben – und einen echten Mehrwert für ihren Arbeitsalltag erleben.

Klingt spannend? Dann lass uns schauen, ob die Rolle zu dir passt.

Deine Rolle

Als Customer Service Manager:in bist du die erste Anlaufstelle für unsere Nutzer:innen – sowohl für unser Core Product als auch für unsere White-Label-Lösung.

Deine Mission: Handwerksbetrieben ein erstklassiges Serviceerlebnis zu bieten und sicherzustellen, dass ihre Office-Prozesse reibungslos digital laufen.

Im Alltag sorgst du für schnelle Antworten, klare Lösungen und kontinuierliche Verbesserung. Du arbeitest eng mit Product, Engineering und unseren internen Tools zusammen und stellst sicher, dass jede:r Kund:in die Unterstützung bekommt, die wirklich weiterbringt. Konkret wirst du:

• Erstklassigen Kundensupport leisten: über Chat, E-Mail und Telefon – schnell, freundlich und zuverlässig.
• SLA & Reaktionszeiten einhalten: Du priorisierst smart, behältst Deadlines im Blick und hältst Service-Standards konsequent ein. Hierzu gehören auch unsere frühen Servicezeiten ab 7:30 Uhr.
• Core & White-Label Nutzer:innen betreuen: Du verstehst unterschiedliche Use Cases und findest passende Antworten für beide Produktwelten.
• Mit unserem BOT zusammenarbeiten: Du nutzt unseren BOT, um Antworten zu automatisieren und Kund:innen schnell zur Lösung zu führen.
• Wiederkehrende Themen identifizieren: Du erkennst Muster, dokumentierst Verbesserungsbedarfe und treibst Themen voran, die unsere Servicequalität langfristig erhöhen.
• Cross-funktional arbeiten: Du bringst Kundenfeedback in Product & Engineering ein und hilfst dabei, unsere Plattform kontinuierlich zu verbessern.

Must-have Skills

• 1+ Jahre Erfahrung im Kundenservice, idealerweise im digitalen Umfeld
• Deutsch auf Muttersprachniveau.
• Sehr gutes Englisch, sicher in schriftlicher und mündlicher Kommunikation.
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten: klar, empathisch, lösungsorientiert.
• Starke Kund:innenmentalität und Freude daran, Probleme wirklich zu verstehen.
• Strukturierte Arbeitsweise und ein Blick dafür, Prioritäten richtig zu setzen.

Bonus / Nice-to-Have

• Erfahrung in einem B2B SaaS-Startup, besonders im Kundenservice oder in der Retention.
• Kenntnisse in Intercom, Salesforce oder vergleichbaren CRM- bzw. Support-Tools.
• Schnelle Auffassungsgabe für digitale Produkte und Prozesse.
• Freude an der Mitgestaltung von Workflows, Help-Center-Artikeln oder Automation.

Wie Erfolg nach 3 Monaten aussehen könnte

• Du verstehst unsere Kund:innen, ihre Herausforderungen und die Funktionsweise unseres Produkts.
• Du kannst Tickets selbständig beantworten – unterstützt durch unseren BOT – und triffst sichere Entscheidungen.
• Du bist vollständig im Team angekommen, arbeitest eigenverantwortlich und bist für Kolleg:innen und Kund:innen gleichermaßen eine verlässliche Ansprechperson.

Was wir dir bieten

• Du erhältst Einblicke in das mit am stärksten finanzierte Start-up im Handwerk und hast die Möglichkeit, uns in einer spannenden Phase zu unterstützen.
• Starke Unternehmenskultur, die auf unseren Company Values: Curiosity, Positivity und Best Together basiert.
• Wir schätzen ehrliches Feedback und kontinuierliches Lernen, wobei jede:r den Raum bekommt, auch Fehler zu machen.
• Wir investieren in dich: Du bekommst jedes Jahr 500 € für Learning & Development, um neue Skills aufzubauen oder dein Wissen zu vertiefen.
• Die Möglichkeit, Dein eigenes Benefit-Paket aus mehr als 35 Partnern wie Urban Sports Club, Blinkist, 7Mind, Ikea und vielen mehr zu erstellen
• Zugang zu unserem Corporate-Benefits-Portal mit exklusiven Angeboten und Rabatten für Reisen, Sport, Mode und vieles mehr.
• 30 Tage Urlaub, regelmäßige Team und Company Events – sowie zwei Company Weeks pro Jahr
• Unser Büro im lebendigen Friedrichshain, nahe Boxhagener Platz und Warschauer Straße, bietet Dir nicht nur eine tolle Lage, sondern auch die Freiheit eines hybriden Arbeitsmodells: Zwei Tage vor Ort, der Rest im Homeoffice – ergänzt durch die Option, flexibel von unterwegs (Workation) zu arbeiten.

Vielfalt & Inklusion bei ToolTime

Bei ToolTime sind wir überzeugt: Vielfältige Teams entwickeln die besten Produkte. Deshalb heißen wir alle Menschen willkommen – unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Alter, sexueller Orientierung oder Behinderung.

Du brennst dafür, großartige Technologie zu entwickeln, erfüllst aber nicht jede einzelne Anforderung in der Stellenanzeige? Kein Problem – bewirb dich trotzdem Uns ist vor allem wichtig, dass du Leidenschaft mitbringst, Potenzial zeigst und Lust hast, gemeinsam mit uns zu wachsen.

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