Guest Services Coordinator

About Latham & Watkins:

Latham & Watkins zählt weltweit zu den führenden Kanzleien. Unsere Firmenkultur ist das Herzstück der Zusammenarbeit bei Latham & Watkins. Unser tägliches Miteinander ist geprägt von Respekt, Empathie, Inklusion und Transparenz. Wir sind fortschrittlich, kollegial und dynamisch. Wir wollen weiterhin erfolgreich sein, daher suchen wir die besten Talente.

About the Role:

Als Guest Services Coordinator (m/w/d) bist Du ein integraler Bestandteil unseres Workplace Experience Teams. Du bist die erste Anlaufstelle für Mandant:innen und Besucher:innen und arbeitest eng mit unseren Anwält:innen und den Business Services Teams zusammen, um eine erstklassige Customer Experience zu gewährleisten. Du übernimmst die Koordination und Organisation von Veranstaltungen und pflegst die Zusammenarbeit mit externen Dienstleister:innen, und stellst dabei starke Arbeitsbeziehungen und eine hohe Servicequalität sicher. Im Rahmen des Facility Managements sorgst du dafür, dass das Büro gut instandgehalten und voll funktionsfähig ist. Darüber hinaus trägst du zu Initiativen bei, die die gesamte Workplace Experience verbessern. Wir bieten eine flexible Schichtrotation zwischen 7:30 Uhr und 19:00 Uhr, die eine abwechslungsreiche und engagierte Arbeitsweise fördert. Diese Position erfordert eine durchgängige Präsenz in unserem Düsseldorfer Büro.

Responsibilities & Qualifications:

Zu deinen weiteren Aufgaben gehören:

• Konferenzraum- und Arbeitsplatzmanagement über unser Reservierungssystem
• Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen der Kanzlei
• Bestellung von Food & Beverages sowie Büromaterial
• Rechnungskontrolle und -erfassung

Wir würden uns freuen, von dir zu hören, wenn du:

• Freude daran hast, unseren Mandant:innen und Gästen einen herzlichen Empfang und erstklassigen Service zu bieten und diese Anforderungen entsprechend gemeinsam mit uns weiter zu entwickeln
• Auch in hektischen Situationen dein Lächeln und deine Professionalität nie verlierst
• Durch deine freundliche, zuvorkommende Art, hervorragende Umgangsformen und ein gepflegtes Erscheinungsbild überzeugst

Und Folgendes mitbringst

• Idealerweise verfügst Du über eine Ausbildung in der Hotellerie oder konntest Erfahrungen in einer vergleichbaren Position im Rezeptionsbereich bzw. in einer serviceorientierten Position sammeln
• Organisationstalent, Technikaffinität, gute Kenntnisse der MS Office-Programme, sowie sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse runden dein Profil ab

Benefits & Additional Information:

Für unseren Platz an der Spitze brauchen wir auch Dich Dafür wollen wir mehr als nur Dein Arbeitgeber sein. Erfolgreichen Kandidat:innen bieten wir nicht nur hervorragende Karrierechancen, sondern auch ein stimmiges Gesamtpaket:

• Fahrtkostenzuschuss
• Verpflegungszuschuss
• Betriebliche Altersvorsorge
• Vielfältiges Angebot an Seminaren
• Gesundheitsvorsorge (z. B. Mitgliedschaft bei Headspace, Coaching, Wellbeing Events usw.)
• Sportkurse
• Und vieles mehr

Wir engagieren uns intensiv für Vielfalt und Inklusion, weil wir davon überzeugt sind, dass wir in diversen Team besser zusammen arbeiten und innovativere Lösungen entwickeln. Wir eröffnen allen Mitarbeiter:innen unabhängig von Geschlecht, Herkunft, familiärer Situation, Religionszugehörigkeit oder sexueller Orientierung und Identität dieselben Karrierechancen.

Unsere firmenweiten Netzwerke dienen nicht nur dem Erfahrungsaustausch zu vielen sozial- und gesellschaftspolitischen Themen, sondern organisieren auch zahlreiche Veranstaltungen und Aktionen.

Gesellschaftliches und soziales Engagement sind ein wichtiger Kern unserer Unternehmenskultur. Wir engagieren uns an allen unseren Standorten für Menschenrechts- und gemeinnützige Organisationen. #Associate #LI-AJ1