Founder's Assistant

Mediform ist ein Health-Tech-Startup aus Karlsruhe, das mit MediVoice einen der führenden KI-Telefonassistenten für Arztpraxen entwickelt. Unser Produkt unterstützt Praxisteams dabei, eingehende Anrufe autonom zu bearbeiten und Termine effizient zu vergeben. Mediform wird durch erfahrene Business Angels finanziert und befindet sich in einer dynamischen Wachstumsphase.

Für unseren Gründer und CEO Jochen Krause suchen wir eine*n Founder's Assistant (m/w/d) – eine hochvertrauensvolle Rolle, die dir direkten Einblick in Produktentwicklung, Strategie und Unternehmensaufbau gibt. Du arbeitest eng mit dem Founder zusammen und wirst zu seinem "Force Multiplier".

Prioritäten des CEOs vorantreiben

• Du bereitest wichtige Entscheidungen für den Founder vor, nimmst an relevanten Meetings teil und stellst sicher, dass Beschlüsse konsequent nachverfolgt und umgesetzt werden.
• Du führst ein leichtgewichtiges Decision Log, das Transparenz schafft und hilft, Entscheidungen in konkrete Ergebnisse zu übersetzen.

Produkt-Discovery mitgestalten

• Gemeinsam mit dem Founder und dem Produkt-/Engineering-Team führst du Nutzerinterviews, analysierst Probleme und strukturierst Anforderungen.
• Du formulierst PRDs, RFCs oder kurze Decision Briefs, definierst Scope und Erfolgskriterien und stellst sicher, dass das Team klar versteht, worauf es hinarbeitet.

AI-/LLM-Experimente durchführen

• Du entwickelst kleine Prototypen, testest Prompts und Workflows und richtest einfache Testumgebungen ein.
• Du fasst deine Erkenntnisse in klaren, entscheidungsreifen Memos zusammen, damit der Founder und das Produktteam schnell fundierte Entscheidungen treffen können.

Eigene Markt- & Strategie-Intelligence betreiben

• Du analysierst Wettbewerber, Marktbewegungen und regulatorische Entwicklungen (z. B. DSGVO im Gesundheitswesen).
• Du bereitest monatliche "Strategy Notes" vor, identifizierst Risiken und Chancen und leitest Handlungsempfehlungen für Roadmap und Positionierung ab.

Ergebnisse messbar machen

• Du definierst zentrale Produkt-KPIs, setzt einfache Dashboards auf und verfolgst kontinuierlich Nutzung, Adoption und Qualitätsmetriken.
• Du arbeitest aktiv daran, Erkenntnisse frühzeitig sichtbar zu machen und Roadmap-Entscheidungen zu beschleunigen.

Abläufe und Kommunikation des Founders strukturieren

• Du kümmerst dich um Kalenderhygiene, Prioritätensteuerung und Nachverfolgung offener Punkte.
• Du erstellst und strukturierst Materialien für Produktreviews, Teammeetings oder Investorenupdates.
• Du schreibst klar, präzise und zielgerichtet – schriftliche Kommunikation ist ein zentrales Werkzeug deiner Arbeit.

Zusammenarbeit mit dem Team

• Du arbeitest eng mit den Teams für Onboarding, Sales und Partnerships zusammen, aber diese Bereiche gehören NICHT zu deinen Kernaufgaben.
• Deine Rolle ist produkt-, strategie- und founderzentriert.

Erwartete Erfolge nach 90–180 Tagen

• Du hast 2–3 validierte Produkt-Experimente durchgeführt, die zu ausgelieferten Features mit messbarem Impact geführt haben (z. B. schnellere Terminvergabe, höhere Automatisierungsrate).
• Du hast eine lebendige, aktualisierte Roadmap aufgebaut – inklusive klar dokumentierter Entscheidungen – und die Entscheidungszyklen für Founder und Produktteam spürbar verkürzt.
• Du hast ein einfaches, zuverlässiges Produkt-Metrik-Dashboard etabliert, das vom Leadership-Team wöchentlich genutzt wird.

Dein Profil

• Starker akademischer Hintergrund – z. B. in BWL, VWL, Finance, Informatik, Wirtschaftsingenieurwesen, Gesundheitsökonomie oder einem vergleichbaren Studiengang.
  
  Du kannst frisch von der Uni kommen oder bereits erste Erfahrungen mitbringen – entscheidend sind dein Mindset, deine Arbeitsweise und deine Lernkurve.
• Deutsch auf Muttersprachniveau (C2) und sehr gutes Englisch; du kannst komplexe Inhalte klar und präzise formulieren – schriftlich wie mündlich.
• Analytische Stärke – du recherchierst schnell, strukturierst Probleme sauber und kannst mit Tabellen, Daten und einfachen Finanzmodellen umgehen.
• Hohe Tech- & KI-Affinität – du arbeitest selbstverständlich mit LLMs (ChatGPT, Gemini, Claude etc.) und nutzt KI aktiv, um produktiver, schneller und besser zu arbeiten.
• Unternehmerische Energie & Leistungsbereitschaft – du packst an, denkst voraus, arbeitest eigenständig und magst Umfelder, in denen viel passiert und Entscheidungen schnell getroffen werden.
• Persönliche Reife & Feedbackfähigkeit – du kommst gut damit zurecht, wenn Erwartungen hoch sind und Feedback direkt kommt. Du kannst das einordnen und daran wachsen.

Nice to have

• Erste Erfahrungen in Startups, Beratung, Produkt, Operations, Analytics oder vergleichbaren Bereichen.
• Grundkenntnisse zu DSGVO oder Interesse daran, dich in das Thema einzuarbeiten – idealerweise mit Blick auf das Gesundheitswesen.

Hybrides Arbeiten – Homeoffice ist möglich, aber gerade am Anfang ist persönlicher Austausch wichtig. Wir arbeiten gerne eng zusammen im Karlsruher Office, um schnell und klar voranzukommen.

VSOP-Programm – Nach erfolgreicher Einarbeitung besteht die Möglichkeit, Teil unseres virtuellen Beteiligungsprogramms zu werden und am langfristigen Erfolg von Mediform mitzuwirken.

Echter Gestaltungsspielraum – flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und direkter Draht zum Founder.

Wachstumsbudget & Mentoring – für deine Weiterentwicklung in AI, Produkt, Research und analytischem Arbeiten.

Urban Sports Club – wir übernehmen deinen Zugang, damit du flexibel und deutschlandweit Sport machen kannst.

Ein motiviertes, ambitioniertes Team – wir bauen die digitale Infrastruktur, die Arztpraxen in Deutschland wirklich entlastet.

Wir suchen keine Assistenzrolle, sondern jemanden, der wirklich Lust hat, Verantwortung zu übernehmen, schnell zu lernen und Dinge voranzutreiben. Die Erwartungen in dieser Rolle sind hoch. Eine starke Affinität zu KI ist für uns essenziell – du solltest versuchen, Herausforderungen konsequent mithilfe von KI zu lösen, Freude am Experimentieren haben, Workflows automatisieren und mit LLMs deine eigene Arbeitsgeschwindigkeit massiv erhöhen. Wenn du ein Umfeld suchst, in dem du viel lernen, viel bewegen und direkt zum Erfolg eines Health-Tech-Startups beitragen kannst, dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.