Head of Backoffice

Wir sind FEEDBACKPEOPLE. Eine Managementberatung für Personalentwicklung und Personalauswahl. Wir begleiten Konzerne, Mittelständler und Start-ups bei der Auswahl und Entwicklung von Führungskräften mit Seminaren, Workshops, digitalen Lernformaten und moderner Diagnostik. Unser Team besteht aus erfahrenen Consultants, Psycholog:innen und Digitalexpert:innen, unterstützt von einem engagierten Backoffice.

Als
Head of Backoffice / Assistenz der Geschäftsführung
führst du unser Backoffice-Team, behältst Prioritäten und Prozesse im Blick und hältst unserer Geschäftsführerin den Rücken frei.

Greven bei Münster – 36 Stunden pro Woche (Mo. – Do. 8h, Fr. 4h) – freitags Home-Office

Aufgaben

• Führung & Weiterentwicklung des Backoffice-Teams Du leitest das Backoffice-Team fachlich und disziplinarisch, aktuell bestehend aus fünf Projektkoordinatorinnen. Du förderst und entwickelst deine Teammitglieder, sorgst für effiziente Abläufe und eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Backoffice, unseren Consultants, Projektpartner:innen und Kunden. Du verantwortest das Wissensmanagement und stellst eine strukturierte Einarbeitung neuer Kolleg:innen sicher.
• Assistenz der Geschäftsführung Du entlastest die Geschäftsführerin operativ und organisatorisch, behältst Kalender, Termine und To-dos im Blick und setzt Prioritäten. Als Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und Kunden sorgst du für reibungslose Kommunikation und einen gut organisierten Alltag.
• Verwaltung & Organisation Du übernimmst das Vertragsmanagement mit unseren Projektpartner:innen, kümmerst dich um das Fuhrparkmanagement und entwickelst Prozesse im administrativen Bereich weiter.

Profil

• Erfahrung im Office-Management und Führungskompetenz Du bringst mehrjährige Erfahrung im Office-Management und Erfahrung in der Mitarbeiterführung mit. Du überzeugst durch ein souveränes Auftreten, Verlässlichkeit und die Fähigkeit, ein Team zu motivieren und weiterzuentwickeln.
• Organisation & Priorisierung Du erkennst, was wichtig ist, setzt Prioritäten souverän und behältst Termine, Aufgaben und Abläufe im Blick.
• Kommunikation & Vertrauenswürdigkeit Du kommunizierst klar, wertschätzend und verbindlich auf allen Ebenen. Diskretion, Loyalität und Integrität sind für dich selbstverständlich.
• Digitale Kompetenz & moderne Arbeitsweise Du arbeitest strukturiert, nutzt digitale Tools und trägst dazu bei, Prozesse effizient zu gestalten und weiterzuentwickeln.
• Flexibilität & Sprachkompetenz Du bleibst auch in intensiven Phasen ruhig und lösungsorientiert. Du sprichst und schreibst fließend Deutsch (C2-Niveau) und verfügst über sehr gute Englischkenntnisse (mind. B1).

Wir bieten

• Abwechslungsreiche Aufgaben & Gestaltungsspielraum Dich erwartet eine vielseitige Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung und Raum, eigene Ideen einzubringen und Prozesse aktiv mitzugestalten.
• Teamkultur & Zusammenarbeit auf Augenhöhe Du arbeitest in einem offenen, wertschätzenden Umfeld, in dem gegenseitige Unterstützung und Vertrauen großgeschrieben werden.
• Moderner Arbeitsplatz In unserem Büroloft arbeitest du mit modernster technischer Ausstattung: Laptop, iPhone und aktuellen Software-Tools inklusive.
• Innovation & neue Technologien Wir nutzen moderne Technologien wie textgenerierende KI-Tools, die unsere Arbeitsprozesse vereinfachen. Auch wenn du darin noch keine Erfahrung hast, lernst du bei uns schnell den Umgang damit.
• Arbeitszeit & Flexibilität Wir bieten eine 36-Stunden-Woche, 30 Tage Urlaub und die Möglichkeit, freitags im Home-Office zu arbeiten.
• Wohlfühlfaktor im Büro Kaffee-, Müsli- und Wasserflat inklusive. Bürohund Nelly sorgt zusätzlich für gute Laune.

Important note
Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

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