Werkstudent:in Process, Operations

Startup Insider ist die führende Medien-, Daten- und Community-Plattform für das Startup-Ökosystem im deutschsprachigen Raum.

Mit täglichen Podcasts, Newslettern, Webinaren, Events und umfassenden Datenstrukturen verbinden wir Startups, Investoren, Talente und Partnerunternehmen.

Unser Ziel ist es, ein daten- und prozessgetriebenes Betriebssystem für das Ökosystem aufzubauen – intelligent, skalierbar und kontinuierlich lernend.

Um dieses Ziel zu erreichen, benötigen wir klare Abläufe, automatisierbare Prozesse, saubere Datenflüsse und ein strukturiertes Wissensmanagement.

Als Werkstudent:in im Bereich Process, Operations & Drive Enablement übernimmst du eine zentrale Rolle beim Aufbau des operativen Betriebssystems von Startup Insider.

Du arbeitest eng mit unserem CEO zusammen, analysierst alle Unternehmensprozesse, visualisierst Abläufe in Miro, dokumentierst sie in Airtable — und entwickelst klare Playbooks für alle Teams.

Ein zusätzlich entscheidender Bestandteil deiner Rolle ist die Neu-Organisation unseres Google Drive Systems:

Du definierst eine skalierbare Ordnerstruktur, klare Regeln für Dateiablage & Versionierung und sorgst dafür, dass Drive fest in alle Prozesse integriert wird.

Du gestaltest mit uns ein System, das Skalierung, Onboarding und Wissensmanagement nachhaltig verbessert.

A. Prozessanalyse & Discovery (ca. 35–40%)

• Strukturierte Interviews mit allen Teammitgliedern
• Erfassung aller relevanten Abläufe (Redaktion, Sales, CS, Podcast, Marketing etc.)
• Dokumentation von Inputs, Outputs, Tools, Engpässen
• Erstellung einer vollständigen Prozessliste für das ganze Unternehmen

B. Prozessvisualisierung in Miro (ca. 25–30%)

• Aufbau einheitlicher Prozessdiagramme (Swimlanes, Entscheidungen, Inputs/Outputs)
• Erstellung einer unternehmensweiten Prozesslandkarte
• Visualisierung teamübergreifender Abläufe (Sales CS, Redaktion Newsletter, Podcast etc.)
• Entwicklung von Templates & Standards für konsistente Darstellungen

C. Aufbau & Pflege der Airtable-Prozessdatenbank (ca. 20%)

• Strukturierung aller Prozesse in Airtable als Single Source of Truth
• Pflege von Prozess-Ownern, Zeitaufwand, Tools, Risiken, Scores
• Verknüpfung mit Miro, SOP-Dokumenten und später Loom-Video
• Vorbereitung der Grundlage für Automatisierungen

E. Erstellung von Playbooks & SOPs (ca. 10–15%)

• Aufbau klarer Schritt-für-Schritt-Anleitungen für alle Teams
• Dokumentation in Notion oder Google Docs
• Saubere, einheitliche SOP-Struktur für alle Abteilungen

• Sehr strukturierte, systemische Denkweise
• Interesse an Organisation, Prozessen & Abläufen
• Freude am Visualisieren, Strukturieren & Optimieren
• Erfahrung im Aufbau von Google Drive Strukturen (großes Plus)
• Sicherer Umgang mit Tools wie Miro, Airtable, Google Drive
• Kommunikationsstärke & Neugier
• Interesse am Thema Führung
• Zuverlässigkeit, Diskretion & Ownership

Warum diese Rolle außergewöhnlich ist

• Du gestaltest das interne Betriebssystem einer Medienplattform neu
• Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung
• Du bekommst echte Ownership über zentrale Themen
• Du baust Strukturen, die über Jahre Bestand haben
• Du wirst zu einer wichtigen Vertrauensperson
• Du lernst Organisationsdesign in der Praxis

Videoask (Vor-Auswahl) – 4 kurze Fragen per Video (30–45 Sekunden)

Fachgespräch – Interview mit dem Hiring Manager (Fokus: technische Skills & Projekte)

Cultural-Fit-Interview – Gespräch mit Teammitgliedern (Fokus: Zusammenarbeit & Werte)

Case Study – Kleine praxisnahe Aufgabe (z. B. Workflow mit n8n oder Make)

Vertragsfinalisierung – Abschluss-Call zur Klärung aller Details

Schick uns einen kurzen CV – gerne mit kurzem Anschreiben. Werde Teil des Automation-Teams und hilf uns, die Zukunft der Startup-Szene noch smarter zu gestalten

Unsere Mission

Startup Insider verbindet die wichtigsten Akteure der deutschen Digitalwirtschaft und bietet einzigartige Einblicke in Innovationen, Technologien und Trends. Mit über Entscheidern, dem reichweitenstärksten Startup-Newsletter und dem meistgehörten Startup-Podcast im DACH-Raum sind wir das führende Informationsmedium der Szene.

Unterstützt von Top-Investoren und Business Angels entwickeln wir die erste umfassende Daten- und Kommunikationsplattform für das europäische Startup-Ökosystem. Unser Ziel: Startups mit relevanten Partnern vernetzen, datenbasierte Insights liefern und so die Innovationskraft der Wirtschaft stärken.

Unsere Werte & Teamkultur

Die Startup-Welt lebt von Veränderung, Gestaltungswillen und einer gesunden Fehlerkultur – und genau das prägt auch unser Team. Wir suchen keine perfekten Lebensläufe, sondern Neugierde, Leidenschaft und den Mut, Dinge zu hinterfragen.

• Team & Culture Fit vor Skill Set – Wir stellen Menschen ein, die zu uns passen und unsere Werte teilen.
• Offen, kollegial, transparent – Wir schätzen Eigeninitiative, Vielfalt und flache Hierarchien
• Beste Idee gewinnt – Jobtitel spielen keine Rolle, Argumente schon.
• Verantwortung & Wachstum – Fehler sind Teil unserer Entwicklung – wichtig ist, dass wir daraus lernen.
• Wir freuen uns über alle Bewerbungen, unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion oder Identität. Wenn du für Startups brennst und Lust hast, mit uns zu wachsen – let's talk