Administration Supervisor

Vor 6 Tagen

Berlin, Berlin, Deutschland Tradebe Vollzeit

Teamleiter*in Verwaltung (Finanzen, Logistik & HR)

Position: Teamleiter*in Verwaltung
Abteilung: Administration
Arbeitsort: Schwarzheide
Berichtet an: Site Manager


Überblick der Rolle

Die Teamleitung Verwaltung verantwortet die organisatorischen und administrativen Kernprozesse in den Bereichen Finanzadministration, Logistik (chemische Industrie) und Human Resources. Die Rolle kombiniert operative Mitarbeit mit Führungsverantwortung und gewährleistet effiziente Abläufe, termingerechte Kundenbelieferung sowie eine professionelle interne Unterstützung aller Fachabteilungen.


Hauptaufgaben

1. Führungs- & Organisationsverantwortung

  • Koordination des Verwaltungsteams (2–5 Mitarbeitende, je nach Struktur).
  • Organisation und Optimierung der administrativen Prozesse über alle Verantwortungsbereiche hinweg – Abstimmung von Prozessen aus dem spanischen Headquarter
  • Sicherstellung von Compliance, Qualitätsstandards und ordnungsgemäßer Dokumentation.
  • Schnittstelle zur Geschäftsführung, Produktion, Vertrieb und externen Partnern.
  • Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen und regelmäßigen Statusreports.

2. Finanzadministration (ca. 40%)

  • Verantwortung für ordnungsgemäße Rechnungsprüfung, Kontierung und Buchungsvorbereitung.
  • Steuerung des Zahlungsverkehrs in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
  • Monitoring von Debitoren- und Kreditorenständen sowie Eskalation bei Abweichungen.
  • Erstellung von Monatsübersichten, Forecasts und KPI-Auswertungen.
  • Weiterentwicklung und Digitalisierung interner Finanzprozesse in Abstimmung mit der spanischen Firmenzentrale.

3. Logistik & Operations – Chemische Industrie (ca. 35%)

  • Übergeordnete Planung und Steuerung aller Transporte zu externen Kunden.
  • In Zusammenabriet mit dem ADR-Beauftrager Sicherstellung der Einhaltung von Gefahrgutvorschriften sowie internen Sicherheitsrichtlinien.
  • Kontrolle aller transportrelevanten Dokumente.
  • Optimierung der Zusammenarbeit mit Speditionen, Kunden und dem internationalen Verkaufsteam.
  • Koordination von Lager- und Bestandsmanagement sowie Durchführung und Überwachung von Inventuren.
  • Troubleshooting bei Lieferverzögerungen, Qualitätsfragen oder Transportproblemen.

4. Human Resources (ca. 25%)

  • Unterstützung für Recruiting-Prozesse (Terminmanagement, Organisation von Events, etc).
  • Erstellung und Prüfung von Arbeitsverträgen, Nachträgen und Zeugnissen.
  • Pflege der Personalakten, HR-Datenbanken und Zeiterfassung.
  • Koordination von Onboarding, Unterstützung von Schulungen und Personalentwicklungsmaßnahmen.
  • Sicherstellung interner HR-Standards.

Anforderungsprofil

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Verwaltung, Logistik oder vergleichbar.
  • Mehrjährige Berufserfahrung in einem oder mehreren der Bereiche: Finanzen, Logistik (idealerweise chemische Industrie).
  • Erste Führungserfahrung (Teamleitung, stellvertretende Leitung oder Projektleitung).
  • Sehr guter Umgang mit MS Office und ERP-Systemen.
  • Strukturierte, proaktive Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch.
  • Starke Kommunikationsfähigkeit, diplomatisches Auftreten und Durchsetzungsstärke.
  • Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und organisatorisches Geschick.
What will you do? Make an impact Do you have what it takes? What's in for you?

  • Senior HR Generalist

    Vor 6 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland TransPerfect Vollzeit

    We are currently looking for an HR Generalist join our international HR Department, and provide support to our offices in Germany.The post-holder is responsible to provide a robust HR service and support to the Human Resources Department's daily operations: personnel administration, benefits, payroll etc. He/she mainly works within a framework of established...

  • Revenue Management Specialist Europe

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland Wyndham Hotels & Resorts Vollzeit

    Wyndham Hotels & Resorts is now seeking a Revenue Management Specialist Europe to join our team in Berlin.Job SummaryThe Revenue Management Specialist Europe position's primary purpose is to serve participating hotels and assist the Interim Manager, Revenue Management Europe by monitoring for compliance to established Revenue Management Policies and Best...

  • Team Lead

    Vor 4 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland AUTODOC SE Vollzeit

    AUTODOC is the largest and fastest growing auto parts ecommerce platform in Europe.Present across 27 countries with around 5,000 employees, AUTODOC generated revenue of over €1.3 billion in 2023, supplying more than 7.4 million active customers with its 5.8 million vehicle parts and accessories for car, truck, and motorcycle brands.Curious minds,...

  • Team Lead

    Vor 3 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland AUTODOC SE Vollzeit

    AUTODOC is the largest and fastest growing auto parts ecommerce platform in Europe.Present across 27 countries with around 5,000 employees, AUTODOC generated revenue of over €1.3 billion in 2023, supplying more than 7.4 million active customers with its 5.8 million vehicle parts and accessories for car, truck, and motorcycle brands.Curious minds,...

  • Team Lead

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland AUTODOC Vollzeit 60.000 € - 120.000 € pro Jahr

    Where your expertise is neededAUTODOC is the largest and fastest growing auto parts ecommerce platform in Europe. Present across 27 countries with around 5,000 employees, AUTODOC generated revenue of over €1.3 billion in 2023, supplying more than 7.4 million active customers with its 5.8 million vehicle parts and accessories for car, truck, and motorcycle...

  • Data Centre Installer

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland ATC Computer Transport & Logistics Vollzeit 40.000 € - 50.000 € pro Jahr

    Job Description: Data Centre InstallerATC is a global logistics, white glove, and technical services specialist for data centres. Our focus is on anticipating the critical needs of our clients and delivering industry-leading standards for safety, security and reliability. Since being established in 1979, we have continued to lead our dedicated teams across...

  • Program Manager for Academics, Berlin

    Vor 7 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland NYU Vollzeit

    Position SummaryNYU is committed to providing a campus community that reflects and enacts the values of inclusion, diversity, belonging, and equity that inform academic excellence. NYU is an equal-opportunity employer committed to equity, diversity, and social inclusion. We strongly encourage applications from all interested persons, including, without...

  • Labor Crew Chief I

    vor 15 Stunden

    Berlin, Berlin, Deutschland City of Charlotte Vollzeit 24 $ - 26 $

    Date Opened: Wednesday, December 10, :00 AMClose Date: Wednesday, December 24, :00 AMDepartment: Transportation DepartmentOperations SupportSalary: $ $25.75 Commensurate with ExperienceWelcome to the City of Charlotte Charlotte is America's Queen City, opening her arms to a diverse and inclusive community of residents, businesses and visitors alike. Here...

  • Front Office Supervisor

    Vor 4 Tagen

    Berlin, Deutschland ARCOTEL Hotels & Resorts GmbH Vollzeit

    **#MEHR ARCOTEL**: Die **ARCOTEL** Hotelgruppe wurde im Jahr 1989 gegründet, und zählt heute mit 11 Hotels und ca. 850 Mitarbeiter:innen zu einem der größten privaten österreichischen Unternehmen im Tourismusbereich. Mit unseren Hotels sind wir in Berlin, Dresden, Hamburg, Linz, Salzburg, Stuttgart und Wien am Markt vertreten. **Für unser **ARCOTEL...

  • Service Supervisor

    vor 4 Wochen

    Berlin, Deutschland Tiger Resourcing Group Vollzeit

    Service Specialist Supervisor – Security, Fire, and Building AutomationLocation: Berlin AreaEmployment Type: Full-timeIndustry: Security Technology | Fire & Life Safety | Building AutomationAbout the Company:Our client is a leading global systems integrator delivering innovative security, fire alarm, life safety, and building automation solutions for...

  • Service Supervisor

    vor 4 Wochen

    Berlin, Deutschland Tiger Resourcing Group Vollzeit

    Service Specialist Supervisor – Security, Fire, and Building Automation Location: Berlin Area Employment Type: Full-time Industry: Security Technology | Fire & Life Safety | Building Automation About the Company: Our client is a leading global systems integrator delivering innovative security, fire alarm, life safety, and building automation solutions for...

  • Housekeeping Supervisor

    vor 1 Woche

    Berlin, Deutschland Holiday Inn Express and Suites Vollzeit 35.000 € - 40.000 € pro Jahr

    Die InterContinental Hotels Group (IHG) ist eine der größten Hotelgruppen weltweit. Die IHG besitzt, managt und betreibt als Franchise- und Leasinggeber über 6.000 Hotels und mehr als Gästezimmer in fast 100 Ländern rund um den Globus.Das Holiday Inn Express Berlin - Alexanderplatz hat am 03. April 2017 seine Türen geöffnet und wird von der...

  • Supervisor Administration Services

    vor 11 Stunden

    Berlin, Deutschland Hotel MOA Berlin Hotel Heidegrund MOA Group GmbH Vollzeit

    **Deine Aufgaben**: - Führen und kontinuierliche Weiterentwicklung des Administration Service Teams und des Community Managers (4-5 Personen, inkl. Auszubildende). - Rekrutierung und Einarbeitung von Mitarbeitenden innerhalb des Verantwortungsbereiches. - Sicherstellen reibungsloser Prozesse unter Einhaltung der Unternehmensstandards aller...

  • Site Mechanical Supervisor

    Vor 4 Tagen

    Berlin, Deutschland ib vogt GmbH Vollzeit

    The new sustainability: want to join a renewable energy pioneer? Our mission is to advance large-scale photovoltaics to meet the growing global demand for clean electricity. Come be a part of our success story! **To support our operations team, beginning at the earliest possible date, we are looking for a qualified and dedicated Site Mechanical Supervisor...

  • Lcv Eucom Ew Germany: Food Services Supervisor

    vor 10 Stunden

    Berlin, Deutschland KBR Vollzeit

    **Title**: LCV EUCOM EW Germany: Food Services Supervisor **Program Summary** **KBR** leads the government services world contingency market by providing responsive, full-service logistics support to forces deployed around the world under the **Logistics Civil Augmentation Program contract** (**LOGCAP**). KBR’s enduring mission support of the **LOGCAP**...

  • Refund Supervisor

    vor 1 Woche

    Berlin, Deutschland GlobalBlue_IT Vollzeit

    Responsibilities - Reviewing Tax-Free forms for completeness according to tax regulations and Global Blue guidelines - Refunding the payout amount according to Global Blue guidelines, including verifying travelers’ eligibility for tax refunds - Handling cash and cashless transactions for customers according to Global Blue guidelines - Fraud prevention and...

  • Supervisor Payroll

    vor 1 Woche

    Berlin, Deutschland TE Connectivity Vollzeit

    **At TE, you will unleash your potential working with people from diverse backgrounds and industries to create a safer, sustainable and more connected world.** **Why you should join?**: The Payroll Supervisor/Lead is responsible for ensuring accurate and timely operations and reporting activities, including biweekly payroll processing, system...

  • Room Maid/ Room Boy

    Vor 4 Tagen

    Berlin, Deutschland ARCOTEL Hotels & Resorts GmbH Vollzeit

    **#MEHR ARCOTEL**: Die **ARCOTEL** Hotelgruppe wurde im Jahr 1989 gegründet, und zählt heute mit 11 Hotels und ca. 850 Mitarbeiter:innen zu einem der größten privaten österreichischen Unternehmen im Tourismusbereich. Mit unseren Hotels sind wir in Berlin, Dresden, Hamburg, Linz, Salzburg, Stuttgart und Wien am Markt vertreten. **Für unser ARCOTEL John...