Assistenz der Geschäftsführung

Als Assistenz (m/w/d)unterstützt du die Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Belangen und tragen wesentlich dazu bei, die Führungskräfte im Tagesgeschäft zu entlasten. Du koordinierst unter anderem E-Mails und Kalender, übernehmen Reiseplanungen sowie die Vor- und Nachbereitung von Meetings. In dieser Schlüsselfunktion agierst du als vertrauenswürdige Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung, dem Team und externen Partnern und behalten Prioritäten sowie Fristen stets im Blick.

• E-Mail-Management: Vorauswahl des Posteingangs sowie eigenständige Bearbeitung und Beantwortung von E-Mails im Namen der Geschäftsführung.
• Kalender- und Terminorganisation: Pflege des Kalenders der Geschäftsführung und Koordination von Terminen, inklusive selbstständiger Lösung von Terminkonflikten.
• Reiseplanung und -abwicklung: Organisation von Dienstreisen (Buchung von Transport und Unterkunft) und Erstellung der Reisekostenabrechnungen.
• Meeting-Vorbereitung und -Nachbereitung: Erstellung von Agenden, Zusammenstellung relevanter Unterlagen, Protokollführung während Meetings sowie Nachverfolgung von Beschlüssen und To-Dos.
• Projekt- und Aufgabenüberwachung: Unterstützung bei der Verfolgung laufender Projekte und Aufgaben ("Execution Monitoring"), um eine fristgerechte Umsetzung sicherzustellen.
• Prioritäten- und To-do-Listen-Management: Führung von Prioritätenlisten und To-do-Listen der Geschäftsführung sowie proaktive Erinnerung an wichtige Deadlines und Aufgaben.
• Schnittstellenfunktion: Fungieren als Bindeglied zwischen Geschäftsführung, Team und externen Ansprechpartnern, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten und die Unternehmenskultur positiv mitzugestalten.
• Unterstützung bei Entscheidungsfindung: Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Berichten und Präsentationen für die Geschäftsführung.
• Allgemeine administrative Aufgaben: Übernahme von ad-hoc administrativen Projekten und Aufgaben, um die Geschäftsführung in allen Belangen proaktiv zu entlasten.

Requirements

• Erfahrung: Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position als Assistenz der Geschäftsführung oder Executive Assistant.
• Sprachen: Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Technische Fähigkeiten: Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) und generelle IT-Affinität.
• Organisationstalent: Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise und ausgeprägtes Planungsvermögen.
• Zuverlässigkeit: Hohe Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Kommunikationsstärke: Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Empathie im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern, um als vertrauensvolle Schnittstelle zu agieren.
• Proaktivität: Selbstständige und proaktive Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und im Rahmen der übertragenen Aufgaben eigenständig Entscheidungen zu treffen.
• Flexibilität: Belastbarkeit und Flexibilität, um in einem dynamischen Umfeld multiple Aufgaben gleichzeitig effektiv zu managen.

Benefits

• Sinnstiftende Arbeit: Wir entwickeln ein innovatives Medizinsoftware-Produkt, das das Gesundheitswesen nachhaltig verbessert – mit echtem Einfluss auf das Leben von Patient*innen und medizinischem Fachpersonal.
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