Spezialistin/Spezialisten E-Akte

Die VBL mit Sitz in Karlsruhe ist Deutschlands größte Zusatzversorgungseinrichtung für Beschäftigte des öffentlichen Dienstes und betreut circa 5,3 Mio. Versicherte und circa 1,5 Mio. Rentenberechtigte.

Für die Abteilung Informationslogistik, Bereich E-Akte, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, eine/-n Spezialistin/Spezialisten E-Akte (m/w/d).

Die Abteilung Informationslogistik entwickelt sich zur digitalen Drehscheibe der VBL. Die Beschäftigten der Abteilung verstehen sich als interner Dienstleister der VBL und erbringen unterschiedliche Dienstleistungen für ihre Kollegen und Kolleginnen in den anderen Abteilungen. Die Abteilung umfasst die Teams Textmanagement, Logistikmanagement, Dokumentenmanagement, das Datenmanagement und den Bereich E-Akte.

Ihre Aufgaben

• Anwendungssupport: Sie stellen den Anwendungssupport des Vorgangsbearbeitungssystems sicher und bearbeiten Störungs- und Serviceanfragen.
• Administration: Die Verwaltung von Benutzerrechten und Objektstrukturen, sowie die Administration des Vorgangsbearbeitungssystems fallen in Ihren Aufgabenbereich.
• Schnittstelle: Sie fungieren als Schnittstelle zur technischen Administration und sorgen für die Einhaltung von Vorgaben im Umgang mit digitalen Dokumenten.
• Entwicklung: Die Weiterentwicklung der E-Akte und des Aktenplans fällt in Ihren Zuständigkeitsbereich.
• Wissensvermittlung: Sie übernehmen die Wissensvermittlung zur Sicherstellung eines erfolgreichen Umgangs der Mitarbeitenden mit der E-Akte und dem Vorgangsbearbeitungssystem und unterstützen bei der Einführung der E-Akte in den Abteilungen der VBL.

Ihr Profil

• Ausbildung: Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im IT-Umfeld (zum Beispiel Fachinformatiker, IT-Systemkaufmann) und entsprechender Tätigkeit sowie sonstige Beschäftigte, die aufgrund gleichwertiger Fähigkeiten und ihrer Erfahrungen entsprechende Tätigkeiten ausüben.
• Erfahrungen und Kenntnisse: Sie haben erste Erfahrungen in der Projektmitarbeit in mittleren und großen IT-Projekten (idealerweise von Dokumenten-Management-Systemen). Vorzugsweise bringen Sie Erfahrungen in der Administration von Dokumentenmanagementsystemen oder Vorgangsbearbeitungssystemen mit.
• IT: Sie verfügen über Grundkenntnisse in der Methodik/Konzeption von IT-Anwendungen und eine hohe IT-Affinität.
• Persönlichkeit: Sie bringen ein hohes Maß an Motivationsfähigkeit, Kreativität und Lösungsorientierung mit und verfügen über ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten.
• Arbeitsweise: Sie überzeugen durch eine präzise mündliche und schriftliche Ausdrucksweise, sowie ein hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein.

Ihre Perspektiven

• Flexible Arbeitszeit (ohne Kernarbeitszeit) und Telearbeit (Homeoffice)
• Ein sicherer und krisenfester Arbeitsplatz im Zukunftsmarkt "Betriebliche Altersversorgung"
• Herausfordernde und spannende Aufgabenstellung
• Praxisorientierte Einarbeitung und vielseitige Fortbildungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersversorgung (Leistungen zur Absicherung des Alters, im Fall einer Erwerbsminderung und für Ihre Hinterbliebenen)
• Ganzheitliches Gesundheitsmanagement, unter anderem Betriebssportgruppen und ein Fitnessraum
• 30 Tage Urlaub und zusätzlich Heiligabend sowie Silvester frei
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch ein eigenes Eltern-Kind-Büro, Sonderparkplätze für Beschäftigte mit Familienpflichten, Elternnetzwerk sowie Vermittlung von Pflegebetreuung und Beratungsleistungen zum Thema Pflege durch einen Familienservice
• Überdurchschnittlich hohe Arbeitgeberbezuschussung zum Deutschlandticket

Weitere Benefits finden Sie auf unserer Karriereseite

Eine Bezahlung bis zur Entgeltgruppe 9b (TVöD Bund) ist möglich. Die Eingruppierung erfolgt nach dem jeweiligen persönlichen Kenntnis- und Erfahrungsstand.

Die Stelle ist für Teilzeitarbeit geeignet.

Interessierte mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (inklusive Anschreiben, tabellarischem Lebenslauf und Zeugnissen), die Sie bitte bis spätestens 24. November 2025 an folgende Adresse richten:

Postanschrift: VBL, Personalreferat, Hans-Thoma-Straße 19, 76133 Karlsruhe

Ihre Fragen beantwortet gerne Frau Kölle (Referat Personalentwicklung und Recruiting) unter der Telefonnummer