Executive Assistant

Ihre strategische Schlüsselrolle – Manager of Executive Office & Strategic Operations (m/w/d)

Standort: Mannheim | Für die DFS Real Estate – Ein Unternehmen der DFS Gruppe

Sind Sie die strategische Kraft im Hintergrund, die Erfolg erst möglich macht?

Sehr geehrte Kandidatin, sehr geehrter Kandidat,

Sie suchen mehr als eine Stelle – Sie suchen eine Mission. Sie denken nicht in Aufgaben, sondern in Verantwortung. Sie sehen sich nicht als Ausführende, sondern als Mitdenkende und Mitentscheidende. Sie sind der Architekt für Effizienz, der strategische Partner der Geschäftsführung und der Garant für reibungslose Abläufe auf höchstem Niveau.

Wenn Sie sich in dieser Beschreibung wiederfinden, dann haben wir eine Rolle geschaffen, die nicht nur zu Ihrem Profil, sondern zu Ihrer Ambition passt.

Ihre Mission: Die strategische Schaltstelle unserer internationalen Operationen.

Bei der DFS Real Estate agieren wir als strategische Partner für eine internationale, anspruchsvolle Klientel. In dieser zentralen Schlüsselrolle sind Sie die rechte Hand des CEO und das operative Rückgrat des Unternehmens. Sie verbinden strategische Führungsunterstützung mit der Verantwortung für unser Büro und internationale Projekte. Sie sind der ruhende Pol, der Komplexität in Klarheit und Strategie in Aktion verwandelt.

Das erwartet Sie in dieser einzigartigen und verantwortungsvollen Position:

1. Strategische Geschäftspartnerin des CEO & Managements:

• Direkte Unterstützung des CEO und der Geschäftsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen.
• Planung, Priorisierung und Nachverfolgung strategischer Themen und Projekte.
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Reports, Präsentationen und Managementbriefings, die als Grundlage für unternehmerische Weichenstellungen dienen.
• Vertrauliche Bearbeitung von sensiblen Informationen, Dokumenten und Korrespondenz.

2. Verantwortung für Office Management & Interne Exzellenz:

• Sie tragen die Gesamtverantwortung für unser Büro und den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts.
• Verwaltung von Verträgen, Budgetkontrolle und Kostenmanagement.
• Organisation interner Events, Teammeetings und Firmenfeiern.
• Verantwortung für Arbeitssicherheit, Datenschutz und Compliance.

3. Leadership in Internationalem Projektmanagement:

• Planung, Steuerung und Nachverfolgung von Projekten in unseren internationalen Tochtergesellschaften.
• Unterstützung bei Unternehmensgründungen, Standorteröffnungen oder Strukturänderungen.
• Monitoring von Projektbudgets, Timelines und Deliverables.
• Sicherstellung einer konsistenten Kommunikation zwischen den internationalen Teams.

4. Souveräne Repräsentation & Kommunikation:

• Professioneller externer Auftritt als erste Ansprechpartnerin für Partner, Kunden und Stakeholder.
• Proaktive Termin- und Reiseplanung inklusive internationaler Zeitzonen.
• Erstellung, Korrektur und Übersetzung von geschäftlicher Korrespondenz (Deutsch/Englisch).

Das bringen Sie mit:

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Immobilienkauffrau (m/w/d), Wirtschaftsingenieurin (m/w/d) oder ein vergleichbares Studium, idealerweise mit MBA oder Zusatzqualifikation im Management.
• Mehrjährige, praxisgeprüfte Erfahrung in einer ähnlich anspruchsvollen Rolle, idealerweise als Executive Assistant, Chief of Staff oder Office Manager in einem internationalen, projektgetriebenen Umfeld.
• Die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte in perfekten Präsentationen (MS-Office, insbesondere PowerPoint und Excel) visuell und inhaltlich anspruchsvoll aufzubereiten.
• Verhandlungssicheres Englisch und Deutsch auf Muttersprachenniveau – denn unsere Welt ist international.
• Eine Persönlichkeit, die durch Führungsqualitäten, hohe Diskretion, intrinsische Motivation und eine lösungsorientierte Haltung besticht. Sie sehen komplexe Herausforderungen nicht als Problem, sondern als Ihre persönliche Mission.

Warum Sie mit uns an Ihrer ganz persönlichen Erfolgsstory bauen:

• Strategischer Impact:
  Dies ist keine reine Back-Office-Position. Sie erhalten von Beginn an Mitentscheidungskraft und Verantwortung für zentrale Unternehmensprozesse und -projekte.
• Karriere-Entwicklung:
  Wir investieren in Sie. Diese Rolle ist als Karriere-Sprungbrett innerhalb der DFS Gruppe konzipiert, mit klarem Entwicklungspfad in Richtung Senior Management.
• Attraktive, leistungsgerechte Vergütung:
  Ein sicheres, exzellentes Fixgehalt, gekoppelt mit einem transparenten und großzügigen Bonusmodell, das Ihren strategischen Einsatz honoriert.
• Sicherheit & Wertschätzung:
  Ein unbefristeter Arbeitsvertrag von Beginn an und eine betriebliche Altersvorsorge (bAV) nach der Probezeit zeigen unsere langfristige Bindung an Sie.
• Eine Bühne für Exzellenz:
  Arbeiten Sie in einem exklusiven Denkmalschutzgebäude – ein Ambiente, das Ihrem Anspruch und dem unserer Kunden gerecht wird, mit perfekter Anbindung.
• Kultur des Miteinanders:
  Wir pflegen einen kollegialen, wertschätzenden Umgang auf Augenhöhe. Regelmäßige Teamevents, von Grillfesten bis zu kulturellen Ausflügen, sind bei uns gelebte Tradition.
• 30 Tage Urlaub für die notwendige Erholung und Work-Life-Balance.

Sind Sie bereit, Ihre Karriere auf eine neue strategische Stufe zu heben?

Dann freue ich mich, Ihre Bewerbung (aktueller Lebenslauf reicht uns im ersten Schritt völlig aus) direkt an mich persönlich zu richten:

Für eine erste, vertrauliche Kontaktaufnahme stehe ich Ihnen gerne auch über LinkedIn zur Verfügung.

Mit vorzüglichen Grüßen,

Konstantinos Messas