Büroassistentin / Sekretärin (Hauptabteilung Rechtemanagement und Zentraleinkauf)

Bereich:

Hauptabteilung Rechtemanagement und Zentraleinkauf

Kennziffer:

1285

Tarifliche Funktion:

Sekretär*in

Einsatzort:

Mainz

Eintrittsdatum:

zum frühestmöglichen Zeitpunkt

Vertragsart:

Festanstellung

Arbeitszeitumfang:

Voll- oder Teilzeit Std.)

Die vakante Funktion kann auch durch zwei Teilzeitkräfte besetzt werden. Das Arbeitszeitmodell wird in Absprache festgelegt.

Dauer/Befristung:

unbefristet

Sie verfügen über Erfahrung in der Büroassistenz und zeichnen sich durch ausgeprägtes Organisationstalent aus? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung

Die Abteilung Grundsatzaufgaben der Hauptabteilung Rechtemanagement und Zentraleinkauf, bestehend aus zwei Referaten, betreut und berät unter anderem unsere Abteilungen in den Themen Rechtemanagement, Zentraleinkauf und Reisemanagement. Zu den vielseitigen Aufgaben der Abteilung zählen die Bearbeitung grundsätzlicher urheber-, vergabe- und vertragsrechtlicher Fragestellungen, die Vorbereitung und Umsetzung von Verhandlungen mit Verbänden und vielem mehr.

Wir arbeiten eng und vertrauensvoll zusammen und möchten unser Team um eine motivierte und engagierte Person erweitern. Das zwischenmenschliche Miteinander ist uns besonders wichtig, da unsere Aufgaben eine intensive Kommunikation und Abstimmung erfordern.

In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie sowohl klassische Assistenzaufgaben als auch Sachbearbeitungstätigkeiten innerhalb unserer Abteilung.

Ihre Tätigkeit im Assistenzbereich:

• Sie koordinieren und organisieren selbstständig alle Termine der Abteilungsleitung
• Sie priorisieren und verteilen eigenständig die Papier- sowie elektronische Post
• Sie planen, organisieren und wickeln Dienstreisen ab – einschließlich der Vorbereitung der Reisekostenabrechnung
• Sie bearbeiten Verwaltungsvorgänge und verfassen eigenständig Korrespondenz
• Sie vertreten das Sekretariat der Hauptabteilungsleitung

Ihre Tätigkeit im Sachbearbeitungsbereich:

• Sie unterstützen bei der Bearbeitung von Pfändungs-, Kreditlinien- und Insolvenzvorgängen, inklusive Erfassung, Nachverfolgung und Dokumentation
• Sie prüfen eingehende Unterlagen auf Vollständigkeit und leiten erforderliche Maßnahmen in Abstimmung mit den Fachbereichen ein
• Sie pflegen, prüfen und aktualisieren Daten in den relevanten IT-Systemen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und mehrjährige Berufserfahrung oder durch langjährige Berufserfahrung erworbene Kenntnisse
• Sie besitzen eine ausgeprägte IT-Affinität, um sich schnell in interne Systeme wie COMPHAS und RUKAS einzuarbeiten
• Sie arbeiten verantwortungsbewusst, selbstständig und strukturiert, insbesondere im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sie bringen sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere in Outlook, Word und Excel
• Sie zeichnen sich durch eine hohe Resilienz, Teamfähigkeit und eine ausgeprägte Kommunikationsstärke aus – auch in stressintensiven Situationen

• familienfreundliche Angebote, für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf: Hierzu zählen u.a. eine Kita, eine Kinderferienbetreuung, ein Eltern-Kind-Büro und der Familienzuschlag
• eine leckere, vielfältige Job-Fit zertifizierte Kantine mit einem Nachhaltigkeitskonzept und sogar einem Essensgeldzuschuss
• attraktive Rahmenbedingungen, wie z. B. eine gerechte Vergütung nach Haustarifvertrag, eine arbeitgeberfinanzierte Altersversorgung und 31 Tage Urlaub sowie Sonderurlaub zu bestimmten Anlässen
• ein vielfältiges Angebot für Ihre Gesundheit Um aktiv zu bleiben, bieten wir zahlreiche Sportgruppen und (Online-)Kurse sowie einen hauseigenen Fitnessbereich in Mainz

Das ist noch lange nicht alles.

Schwerbehinderte Menschen und ihnen gleichgestellte Menschen im Sinne des § 2 SGB IX werden bei gleicher persönlicher und fachlicher Qualifikation bevorzugt eingestellt.

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Datum:

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Mainz

Kennziffer: 1285