Executive Assistant, Assistenz in internationaler Unternehmensberatung

Über AlixPartners
Expertise, Umsetzungsstärke, Verantwortung – AlixPartners steht für messbare Ergebnisse "when it really matters". Als global agierende Unternehmensberatung helfen wir unseren Klienten dabei, schnell und entschlossen auf ihre wichtigsten Herausforderungen zu reagieren. Unsere erfahrenen Beraterinnen und Berater sind spezialisiert darauf, Unternehmenswerte zu schaffen, zu schützen und wiederherzustellen. Vom "manager magazin" und der Wissenschaftlichen Gesellschaft für Management & Beratung (WGMB) wurde AlixPartners 2023 als umsetzungsstärkstes Beratungsunternehmen ausgezeichnet. Seit über 40 Jahren unterstützt AlixPartners seine Klienten – mit inzwischen rund 3.500 MitarbeiterInnen in 26 Büros weltweit.

Stellenbeschreibung

• Administrative Unterstützung für zwei bis drei Partner & Managing Directors im Tagesgeschäft
• Reise- und Eventmanagement
• Vereinbarung, Vor- und Nachbereitung von Klientenmeetings
• Pflegen von Kontaktlisten und Unterstützung bei Business Development Aktivitäten
• Zusammenstellung relevanter Materialien
• Überwachung / Bearbeitung der Email-Eingänge der Managing Directors
• Erstellung und Bearbeitung von PowerPoint-Präsentationen
• Reisekostenabrechnung im Online Tool und tägliche Zeiterfassung
• Pflege der Kontaktdatenbank; Versand verschiedener Mailings an Kontakte
• Koordination und Steuerung von Terminen sowie Kommunikation und Austausch mit allen wichtigen internen und externen Ansprechpartnern
• Erledigung aller anfallender Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Aktualisierung und Erstellung von Unterlagen, Präsentationsmaterial und Einholung von Auskünften (Internet-Recherche)
• Unterstützung bei der Erstellung der Vertragsunterlagen für Kunden und entsprechende Aktualisierung unserer Firmeninternen Datenbank, in Absprache mit unserer Rechtsabteilung

Hintergrund und persönliche Kompetenzen

• Abitur oder vergleichbarer Schulabschluss
• Abgeschlossene Berufsausbildung
• Mindestens 4 Jahre Berufserfahrung als Assistent/-in (der Geschäftsleitung) im professional Services Bereich, idealerweise in einem Beratungsumfeld
• Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
• Ausgeprägtes Organisationstalent mit einem hohen Maß an Flexibilität, Proaktivität und Eigeninitiative
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie absolute Diskretion
• Einsatzbereitschaft und Verantwortungsbewusstsein
• Ausgeprägte Teamfähigkeit
• Fähigkeit auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten und Themen sortieren zu können
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse

Unser Angebot
Durch unseren One-Firm Firm Ansatz bieten wir mehr Möglichkeiten zum Lernen und zur Zusammenarbeit, Entwicklung und internationaler Präsenz.

• Bringen Sie innovative Impulse in ein dynamisches Team ein und leben Sie unsere flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswege.
• Nutze individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten.
• Profitieren Sie von 30 Tagen Urlaub, der Möglichkeit von Sonderurlaub und unserer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge.
• Nutzen Sie das Angebot eines Deutschland-Tickets und erhalte viele Vergünstigungen über unser Benefitportal.
• Ob Yogastudios, Kletter- und Boulderhallen, klassische Fitnessstudios, Sauna oder Pilates – mit unserem Firmenfitness via EGYM Wellpass finden Sie genau das passende Angebot.
• Wir bieten ein hochwertiges Arbeitsumfeld mit kostenlosem Kaffee, frischem Obst, Snacks und vieles mehr.
• Last but not least: Erfolge müssen natürlich gefeiert werden Neben Teamevents erwarten Sie auch große Firmenevents, bei denen wir keine Kosten und Mühen scheuen.

Work that really matters. When it really matters.
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