Verwaltungsangestellte Teamassistenz

Wir, die Fair Train e.G. mit Sitz in Berlin‑Mitte, suchen zum eine/n Verwaltungsmitarbeiter/in bzw. Teamassistenz mit Schwerpunkt Front- und Backoffice. Als Eisenbahnunternehmen fokussieren wir uns auf Aus- und Weiterbildung sowie Arbeitnehmerüberlassung im Eisenbahnsektor. Unser Team wird durch bekannte Persönlichkeiten aus der Eisenbahnwelt sowie der Bundespolitik ergänzt. Als Genossenschaft stehen wir für faire Bedingungen und hochwertige Leistungen für unsere Kunden, Mitglieder und Mitarbeitenden.

Aufgaben:

· Allgemeine Verwaltungsaufgaben im Front- und Backoffice: Telefon- und E-Mail-Bearbeitung, Empfang, Terminkoordination, Post- und Schriftverkehr

· Vorbereitende Buchhaltung: Belegerfassung, Kontierung, Abstimmung von Rechnungen, Unterstützung bei der Zahlungsabwicklung

· Teilnehmer- & Kundenbetreuung: Ansprechpartner:in für Teilnehmer/innen, Organisation von Terminen, Dokumentenmanagement, Betreuung bei Anfragen

· Schriftverkehr und Dokumentenmanagement: Erstellung, Formatierung und Ablage von Schreiben, Verträgen, Protokollen und Berichten

· Unterstützung des Teams im operativen Tagesgeschäft: Terminplanung, Reisekostenabrechnungen, Büromaterial- und Ressourcenverwaltung

· Unterstützung bei projektspezifischen administrativen Aufgaben, Dokumentation und Reporting

· Unterstützung bei der Digitalisierung interner Prozesse (z. B. Scan- und Archivierung)

· Umsetzung des Qualitätsmanagement

Anforderungen:

· Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation; idealerweise Erfahrung im Verwaltungsbereich

· Fundierte Kenntnisse in Bürosoftware (MS Office/Office 365) und idealerweise in Buchhaltungs- oder Abrechnungstools

· Strukturierte Arbeitsweise, Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eigenständiges Arbeiten

· Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und freundliches Auftreten

· Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil

· Teamfähigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein

· Flexibilität und Bereitschaft zur Unterstützung in wechselnden Aufgabenfeldern

Arbeitsbedingungen & Benefits

Arbeitsumfeld: modernes Büro in Berlin, kollegiales Teamklima

Arbeitszeit: Vollzeit/Teilzeit,

Urlaub: 30 Tage pro Kalenderjahr

Benefits: betriebliche Altersvorsorge, Fortbildungsmöglichkeiten, Jobticket, flexible Arbeitszeiten nach Absprache

Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung

Gehalt: 3.100,00€ ,00€ pro Monat

Leistungen:

• Betriebliche Altersvorsorge
• Betriebliche Weiterbildung

Arbeitsort: Vor Ort