HR Operations Coordinator

**Das Life Science Karriere Netzwerk**

CTC vereint Experten aus den Bereichen Life Sciences und Personalwesen. Wir helfen Unternehmen die besten Talente zu finden und zu binden; mit unseren Projekten unterstützen wir sie innovative Behandlungsmethoden für Patienten zu entwickeln und umzusetzen. Unsere Kandidaten begleiten wir in ihrer beruflichen Entwicklung und finden für sie zu ihrer jeweiligen Lebenssituation passende Karrieremöglichkeiten.

Unser Kunde ist ein globales biopharmazeutisches Unternehmen und führend in der Herstellung von aus Plasma gewonnenen und rekombinanten therapeutischen Produkten in mehr als 100 Ländern. Das Unternehmen engagiert sich für die Behandlung seltener und schwerer Krankheiten und die Verbesserung der Lebensqualität von Patienten auf der ganzen Welt.

Für den Standort Marburg, Hessen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine /en **HR Operations Coordinator (m/w/d)** für eine befristete Vertragslaufzeit via Arbeitnehmerüberlassung (bis zu 18 Monate).

**Aufgaben**:
Mitarbeiterdokumente/Administrativ:

- Bearbeiten von Ein
- und Ausgangspost
- Unterstützung des Dokumentenmanagement Marburg durch die Mitarbeit an Plausibilitäts-Prüfungen (wie z. Bsp. Sprache/Format, etc.) für mitarbeiterrelevante Dokumente auf Korrektheit im Abgleich zum Auftrag zur Dokumentenerstellung (z. B. Vertragsverlängerung, Elternzeitschreiben, Spendenvereinbarungen, Zeugnisse etc.), bei Abweichungen Klärung mit dem Sachbearbeiter Dokumentenmanagement
- Archivieren, Drucken, Scannen, Zusammenstellen, Versenden, Kopieren von Mitarbeiterdokumenten sowie Einholen von Unterschriften für Mitarbeiterdokumente
- Ablage von Dokumenten, auch elektronisch (z.B.: Personalakte)
- Erstellen von Standardkorrespondenz oder Korrespondenz nach Vorgabe, in Deutsch und Englisch
- Durchführen von Recherchen
- Aktualisieren von Präsentationen nach Vorgabe
- Planen, Überwachen und Koordinieren von Terminen
- Unterstützen bei der Erstellung von Standardreports (z.B. KPIs, Statistiken)
- Betreuen der Multifunktionsgeräte (Kopierer, Fax, Scanner)
- Ausführen von kleineren Übersetzungen

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen:

- Prüfen und Bearbeiten von in SAP erfassten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
- bei Abweichungen Klärung mit dem Sachbearbeiter Dokumentenmanagement 2
- Ablage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen im HR-Archiv

Supporttätigkeiten:

- Erstellen von Standardauswertungen (z.B. Zeitkonten, Krankenstände, Urlaubsdaten)
- Auswertung hinsichtlich Abwesenheitstagen des in SAP programmierten Standardreports nach Vorlage für die Organisation für BEM-Gespräche
- Mitarbeit bei der Validierung von Daten hinsichtlich der Sicherstellung von Datenqualität in den Systemen (EE Cloud/SAP) durch einen Soll-Ist-Vergleich, z.B. Prüfung AVIS-Schnittstelle, Abgleich Stellenbezeichnung Job Profile)
- Mitarbeit bei der Durchführung von Recherchen in vorhandenen Datenquellen und Aufbereiten/Zusammenstellen von Daten und Informationen aus SAP und Workday (z.B. Jubiläumsprozess, Career Framework, Betriebsratsanhörungen)
- Erstellung/Weiterleitung von HEAT Tickets zur Bearbeitung an das HR Service Center in Bern

**Erfahrungen**:

- Abgeschlossene 2-jährige kaufmännische Ausbildung, z.B. Kaufmännischer Assistent (m/w/d)
- Idealerweise 1-3 Jahre Berufserfahrung
- Erfahrungen mit SAP-Schulungs-, Zeitwirtschafts
- und Buchungssystemen, Workday, HEAT und MS-Office
- Verhandlungssichere Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse wünschenswert
- Selbstständige, ergebnisorientierte, verantwortungsbewusste Arbeitsweise kombiniert mit Durchsetzungsvermögen und einem sicheren Auftreten
- Teamplayer mit hoher Leistungsbereitschaft und Einsatzfreude

**Konditionen**:

- 1 Tag pro Woche remote Arbeit möglich
- Moderner Arbeitsplatz
- Arbeiten in einem internationalen und multikulturellen Umfeld
- Einstieg in eines der renommiertesten Pharmaunternehmen

Sollten Sie Interesse haben, mit uns über diese Position zu sprechen, würden wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen freuen. CTC macht Dich neugierig? Dann möchten wir Dich gern kennen lernen

Art der Stelle: Vollzeit

Gehalt: ab 19,90€ pro Stunde

Arbeitszeiten:

- Montag bis Freitag

Arbeitsort: Vor Ort