Fremdsprachensekretär / Institutssekretär (W/m/d)

Das Institut für Energie
- und Klimaforschung (IEK-5) - Photovoltaik untersucht neuartige Materialien und innovative Bauelementarchitekturen für künftige Solarzellen und -modulen. Das IEK-5 arbeitet sowohl an den Grundlagen als auch an der technologischen Umsetzung von Silizium Heterostruktursolarzellen, von Perowskitsolarzellen und von Perowskit-Silizium Tandemsolarzellen. Darüber hinaus untersuchen wir die Integration von Solarzellen mit elektrochemischen Bauelementen zum Zwecke der Energiespeicherung.

**Ihre Aufgaben**:

- Selbständige Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben mit überwiegend englischsprachiger Ausrichtung
- Selbständige Erledigung sämtlicher Sekretariatsaufgaben des IEK-5 (ca. 100 Mitarbeitende)
- Durchführung aller Aufgaben im Kontext der Büroorganisation, die das Institut betreffen
- Abwicklung englischsprachiger Korrespondenz und Protokollführung
- Unterstützung des Institutsleiters bei allen organisatorischen Aufgaben sowie Terminplanung und Koordinierung
- Postbearbeitung sowie zeitliche Verfolgung von internen und externen Vorgängen
- Planung, Aktenführung und Ablage sowie Vor
- und Nachbereitung (inkl. Abrechnung) der Dienstreisen des Institutsleiters
- Teilnehmermanagement und Betreuung von nationalen und internationalen Gästen
- Vermittlung von Telefonaten
- Bearbeitung der eingehenden Post einschließlich E-Mails
- Erledigung der Korrespondenz - überwiegend in englischer Sprache
- Führen und Dokumentation der Institutsbibliothek
- Gästeempfang und -bewirtung
- Anfertigung der Protokolle von Versammlungen, Gesprächen, etc.

**Ihr Profil**:

- Idealerweise verfügen Sie über einen Abschluss als staatlich anerkannter Fremdsprachensekretär (w/m/d) oder eine gleichwertige Qualifikation bzw. einen Nachweis der Englischkenntnisse (mind. B2-Niveau), alternativ ist eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung wünschenswert
- Fundierte Kenntnisse und Erfahrung in der selbstständigen Übernahme von Sekretariats
- und Administrationsaufgaben
- Sicherer Umgang mit dem PC (Microsoft Office-Programme, SAP, Access Datenbank etc.)
- Sicheres Auftreten sowie zuvorkommender Umgang mit Gästen und Besuchern in deutscher und englischer Sprache
- Fähigkeit zur kooperativen Zusammenarbeit sowie Belastbarkeit, Flexibilität, Vertrauenswürdigkeit und hohe Lernbereitschaft
- Sorgfältiger Arbeitsstil sowie eine strukturierte, systematische Arbeitsweise und ein gutes Organisationsgeschick
- Ausgezeichnete Englischkenntnisse in Wort und Schrift

**Unser Angebot**:
Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten. Sie erwartet ein vielseitiges Angebot:

- Einen großen Forschungscampus im Grünen, der beste Möglichkeiten zur Vernetzung mit Kolleginnen und Kollegen sowie zum sportlichen Ausgleich neben der Arbeit bietet
- Die Entwicklung der Potenziale unserer Mitarbeitenden ist uns ein wichtiges Anliegen - individuelle Weiterbildungsmaßnahmen sind daher für uns selbstverständlich
- Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement sowie verschiedene Sportangebote (u.a. Beachvolleyball-Platz, Laufgruppen, Yoga-Kurse und vieles mehr)
- Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienbewusste Unternehmenspolitik unterstützt durch unser Büro für Chancengleichheit
- Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten, z.B. im Homeoffice
- Flexible Arbeitszeitmodelle, attraktive Gleitzeitgestaltung sowie eine Vollzeittätigkeit (39 Std./Woche), die auch vollzeitnah ausgeübt werden kann
- 30 Tage Urlaub und eine Regelung für freie Brückentage (z. B. zwischen Weihnachten und Neujahr)
- Vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge

Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet, bietet jedoch die Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund); in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung eine Eingruppierung im Bereich der Entgeltgruppe EG 6 oder 8 TVöD-Bund.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z.B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potentiale verwirklichen können, ist uns wichtig.