Head of Office

Die Adamia-Gruppe ist eine dynamisch wachsende Unternehmensgruppe mit rund 30 verbundenen Gesellschaften in den Bereichen Immobilienentwicklung, soziale Unterbringung, energetische Sanierung, Bau und Dienstleistung sowie Mikromobilität.

Unser junges, engagiertes Team arbeitet mit hohem Tempo, direkter Kommunikation und starkem Verantwortungsbewusstsein an der Weiterentwicklung unserer Unternehmensgruppe. Wir verbinden unternehmerisches Denken mit sozialer Verantwortung und schaffen nachhaltige, effiziente und zukunftsorientierte Lösungen - vom einzelnen Objekt bis zum übergreifenden Unternehmensverbund.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit als Head of Office. In dieser Schlüsselrolle übernehmen Sie die zentrale Steuerung und Organisation aller administrativen, personellen und kommunikativen Abläufe - und agieren als rechte Hand der Geschäftsführung.

**Ihre Aufgaben**

Zentrale Koordination & Organisation
- Gesamtverantwortung für den effizienten Ablauf aller Büro-, Verwaltungs
- und Kommunikationsprozesse
- Aufbau und Weiterentwicklung interner Strukturen, Workflows und Berichtssysteme
- Priorisierung, Aufgabensteuerung und Nachverfolgung von Projekten und Terminen
- Verwaltung von Fristen, Verträgen, Dokumentationen und interner Korrespondenz

Unterstützung der Geschäftsführung
- Direkte Zuarbeit für die Geschäftsführung in organisatorischen und strategischen Themen
- Vorbereitung von Besprechungen, Entscheidungsvorlagen und Reports
- Übernahme von Sonderprojekten (z. B. interne Prozessoptimierung, Projektsteuerung, Kommunikation mit Behörden)
- Sicherstellung reibungsloser Informationsflüsse zwischen Geschäftsführung, Teams und externen Partnern

Personal
- & Teamkoordination
- Mitverantwortung für Personalplanung, Einsatzsteuerung und administrative Personalprozesse
- Unterstützung bei Recruiting, Vertragswesen, Onboarding und Mitarbeiterkommunikation
- Organisation von Schulungen, Team-Meetings und internen Abstimmungen
- Führung und Motivation des Office
- und Verwaltungsteams

Finanzielle und administrative Steuerung
- Mitwirkung bei Budgetplanung, Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigaben
- Schnittstelle zu Buchhaltung, Steuerberatung und Banken
- Kontrolle von Kosten, Verträgen und laufenden administrativen Verpflichtungen

Kommunikation & Repräsentation
- Professionelle interne und externe Kommunikation im Namen der Geschäftsführung
- Ansprechpartner:in für Behörden, Geschäftspartner, Dienstleister und Mitarbeitende
- Organisation und Begleitung von Terminen, Veranstaltungen und Objektbesichtigungen

**Ihr Profil**
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Büromanagement, Betriebswirtschaft, Immobilienwirtschaft oder Verwaltung
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer leitenden oder koordinierenden Funktion im Office
- oder Projektmanagement
- Ausgeprägtes Organisationstalent, analytisches Denken und Hands-on-Mentalität
- Souveränes, professionelles Auftreten und Kommunikationsstärke auf allen Ebenen
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Office-Systemen (MS-Office, Trello, Lovable, Lexoffice o. ä.)
- Hohe Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit

**Wir bieten**
- Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
- Gestaltungsspielraum und Mitwirkung an der Weiterentwicklung der Unternehmensgruppe
- Moderne Arbeitsstrukturen, kurze Entscheidungswege und ein engagiertes Team
- Langfristige Perspektive in einer vielseitigen, wachstumsorientierten Unternehmensgruppe

Art der Stelle: Vollzeit

Gehalt: 68.000,00€ - 75.000,00€ pro Jahr

Leistungen:

- Firmenhandy
- Firmenwagen

Arbeitsort: Vor Ort