Executive Assistant Operations

**Projektbeschreibung**:
Als Executive Assistant Operations (m/w/d) unterstützt du unser Team und unsere Geschäftsführung, indem Du administrative und organisatorische Aufgaben übernimmst. Du koordinierst Termine, Meetings und Reisen für das Team, verwaltest die Korrespondenz und sorgst für eine reibungslose Büroorganisation. Du arbeitest eng mit unserer Geschäftsführung und unserer Executive Assistant.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Executive Assistant Operations, welche:r uns mit 40h pro Woche unterstützt.

**Deine Aufgaben**:
Assistenz der Geschäftsführung
- Koordination von Terminen, Meetings und Reisen der Geschäftsführung
- Verwaltung des E-Mails Postfachs der Geschäftsführung
- Verwaltung und Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen der Geschäftsführung
- Prüfung und Erstattung von Auslagen und Spesen
- Systematische Ablage und Dokumentation relevanter Unterlagen und Belege

Operations:

- Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung des Teams
- Annahme und Weiterleitung von Office Anrufen und Bearbeitung der Eingangspost und E-Mails
- Verwaltung des Büromaterials und Bestellung von Nachschub
- Empfang und Betreuung von Gästen
- Vorbereitung und Nachbereitung von internen Besprechungen (Teammeetings, Workshops)
- Unterstützung bei Onboarding-Prozessen für neue Mitarbeiter (z.B.: Bereitstellung des IT-Equipments, Koordinierung von IT-Zugängen)

**Dein Profil**:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Bereich Sekretariat oder Officemanagement
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten
- Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Optional: Erfahrung mit Asana (Projektmanagement Software) oder Interesse sich das Programm anzueignen

**Warum wir?**:

- ** Wichtige Mission**:Sei Teil einer internationalen Initiative, die etwas bewegt und die nachhaltigen Entwicklungsziele (SDGs) voranbringt.
- ** Spannendes Netzwerk**: Spannende Einblicke in die Zusammenarbeit mit politischen Institutionen, NGOs und Organisationen.
- ** Exklusive Events**: Nimm an unserer jährlichen internationalen, High-Level Konferenz und spannenden Nebenveranstaltungen teil und fördere den Dialog für eine nachhaltige Zukunft.
- ** Tolle Lage**: Unser Büro in Berlin Mitte bietet Dir eine super Arbeitsumgebung mitten im Herzen der Stadt.
- ** Erholung**: Freu Dich auf 28 Tage Urlaub im Jahr (bei einer 5-Tage Woche), plus den 24.12. und 31.12. als zusätzliche freie Tage.
- ** Vielfältiges Team**: Arbeite in einem engagierten, jungen und diversen Team von ca. 20 Leuten, die alle für das gleiche Ziel brennen.
- ** Mobilität**: Wir übernehmen die Kosten für Dein Berlin-Ticket, damit Du stressfrei zur Arbeit kommst.
- ** Teamkultur**: Erlebe ein offenes, kooperatives Arbeitsumfeld, das auf Dialog und neue Ideen setzt.

Wir legen großen Wert auf Vielfalt und Chancengleichheit. Alle Bewerbungen werden unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Alter, Religion, sexueller Orientierung oder Behinderung gleichwertig behandelt.

Wir ermutigen Dich, Dich zu bewerben, auch wenn Du nicht alle aufgeführten Qualifikationen vollständig erfüllst. Deine einzigartigen Erfahrungen und Fähigkeiten können eine wertvolle Bereicherung für unser Team sein.

Wir freuen uns darauf, von Dir zu hören und gemeinsam eine nachhaltige Zukunft zu gestalten

**Über uns**:
Die Hamburg Sustainability Conference (HSC) ist eine neue globale Nachhaltigkeitsplattform für führende Köpfe aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft, Zivilgesellschaft und multilateralen Organisationen. In Zeiten zunehmender geopolitischer Krisen fördert sie den partnerschaftlichen Austausch zwischen Vertretungen führender Industrie