Dokumentenexperte, -verwalter, -erfasser, (M/w/d) Für Die Technisches Dokumentenmanagement

Stellenausschreibung: Dokumentenexperte, -verwalter, -erfasser, (m/w/d) für die Organisation des technischen Dokumentenmanagements

Stellen-ID: 1025-P2E-MPM-MAS-0007-DCC

**1) Über uns**

P² Plant & Pipeline Engineering GmbH ein führendes, modernes und hochspezialisiertes Unternehmen im Bereich Pipeline
- und Anlagenbau mit Sitz in Essen. Neben unserem Kerngeschäft in den Bereichen der Erdgas
- und Öl-Versorgungsindustrie treiben wir mit unseren innovativen Lösungen die Entwicklung der zukünftigen nachhaltigen Energieversorgung insbesondere in den Bereichen Wasserstofftransport und Speicherung, LNG und Ammoniakanlagen zur Herstellung von grünem Wasserstoff voran. Gemeinsam mit unseren Kunden tragen wir einen bedeutenden Anteil zur Energiewende und sicheren Energieversorgung bei.

Wir sind ein hochqualifiziertes Team aus Technikern und Ingenieuren und verfügen über langjährige und umfangreiche Erfahrungen in den Bereichen diverser Engineering-Phasen. Unser Knowhow konnten wir in den vergangenen Jahren bei verschiedensten Projekten in Deutschland und europaweit unter Beweis stellen. Wir fördern Vielfalt der technischen Lösungen und achten auf eine agile und eigenverantwortliche Arbeitsweise, damit unsere Mitarbeitenden ihre Fähigkeiten und Kompetenzen entfalten können.

Für unser Team suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Dokumentenexperten, -verwalter, -erfasser für das technische Dokumentenmanagement (m/w/d)

Vertragsbasisdaten: Vollzeit 40h / unbefristet / Arbeitsstandort Essen

**2) Verantwortlichkeiten / Tätigkeitsfelder in Dokumentenmanagement und Qualitätssicherung**:
Als Dokumentenexperte, -verwalter, -erfasser, unterstützen Sie unser Team und unsere Kunden bei der Entwicklung und Umsetzung der Anlagenbauprojekte. Das technische Dokumentenmanagement hat in unserer Firma einen außerordentlich hohen Stellen
- und somit Nutzwert, es ist das zentrale Instrument zur Sicherstellung unserer hohen Qualitätsansprüche. Nutzen Sie die Chance die interessante und herausfordernde Zukunft der Energieversorgung aktiv mitzugestalten. Zu Ihren wesentlichen Aufgaben gehören:

- Erfassung / Vorklassifizierung von Dokumenten (eingehende und ausgehende) in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) in Zusammenarbeit mit den Projektteams
- Erfassung der projektrelevanten ein
- und ausgehenden E-Mail-Korrespondenz, insbesondere der offiziellen Dokumentenübergaben in jeder Projektphase
- Prüfung auf Vollständigkeit der Metadaten und der formalen Plausibilität für die erfassten Dokumente in Abstimmung mit den Projektteams
- Tracking der ein
- und ausgehenden Lieferantenunterlagen / Nachvollziehbarkeit der Revisionsstände durch das Nachhalten der Kommentierungen der verschiedenen Projektbeteiligten
- Abstimmung und Durchsetzung der Qualitätsanforderungen an die ein
- und ausgehende Dokumentation sowohl bei den Lieferanten als auch innerhalb des internen Projektteams
- bei formalen Fehlern (z. b. Formate, Schriftköpfe, Nummerierungen, Absprachen zu Kommunikationswegen etc.)
- Beseitigung formaler Mängel, wie z.B. fehlende Metadaten, Deckblätter, Seitenzahlen sowie inkorrektes Layout, direkt in den nativen Dateien
- Erstellung oder Korrektur von Dokumentenbedarfslisten
- Erstellung von projektspezifischen Vorlagen im Zusammenspiel mit der jeweiligen Projektdatenbank oder Beistellung selbstentworfener Designs
- Lenkung des Dokumentenmanagements während der Bauphase (z.B. für die Inbetriebnahmedokumentation, Abnahmen, Rotstrichkoordination) und deren Verfolgung und Implementierung vor Ort
- Kontrolle des Fortschritts und der Einhaltung von Übergabeterminen und Reporting/Statusverfolgung der zu liefernden (vertraglich vereinbarten = Meilensteine) Dokumentation gem. Dokumentenliste und Durchsetzung gegensteuernder Maßnahmen
- Erstellung/Weiterentwicklung von Projektabwicklungshandbüchern und Verfahrensanweisungen zur Einhaltung des qualitätsgesicherten Dokumentenmanagements
- Erstellung von Spezifikationen hinsichtlich der formalen Anforderungen von digitaler und der Papierdokumentation, Kommunikation dieser an die Lieferanten und Unterstützung der Lieferanten bei der Umsetzung

**3) Anforderungen**:

- Erfolgreich abgeschlossene technische Ausbildung (m/w/d) oder einen vergleichbaren Abschluss
- **Berufserfahrung im technischen Dokumentenmanagement ist zwingend erforderlich**, **vorzugsweise im industriellen Umfeld**:

- Erfahrung im Projekt
- und Qualitätsmanagement
- **Kenntnisse in elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (EDMS) erwünscht**:

- Sicherer Umgang mit den gängigen IT-Tools (MS Office), sehr gute Kenntnisse in Word, Excel
- Sehr gute MS Access Kenntnisse erwünscht
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägte Team
- und Kommunikationsfähigkeit
- Eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie Motivation, Flexibilität und Dynamik sind wichtige Eigenschaften für die ausgeschriebene Stelle.

**4) Unser Angebot**:

- Eine verantwortungsvolle, in