Sekretär/-in Der Abteilungsleitung

Die Landeshauptstadt Dresden ist eine von hoher Lebensqualität und kultureller Vielfalt geprägte Großstadt. In Dresden mit ca. 570.000 Einwohnerinnen und Einwohnern lässt es sich nicht nur hervorragend leben und wohnen, sondern auch arbeiten. Als Arbeitgeber bietet die Landeshauptstadt Dresden ein breites Spektrum unterschiedlicher Einsatzgebiete und persönlicher Entfaltungsmöglichkeiten. Die Aufgaben sind vielseitig, jeden Tag gilt es, an der Gestaltung der Stadt und ihrer zahlreichen bürgerschaftlichen Anliegen mitzuwirken.

Das **Straßen
- und Tiefbauamt **ist für die Dresdner Straßen, Brücken und Lichtsignalanlagen sowie das Radwegenetz der Stadt verantwortlich. Durch Planung, Bau und Unterhalt der Verkehrsinfrastruktur tragen wir erheblich zu einer guten Lebensqualität und zur Mobilitätswende in Dresden bei. Als Straßenbaubehörde, Straßenbaulastträger und Straßenverkehrsbehörde bieten wir spannende und abwechslungsreiche Arbeitsbereiche, die das Stadtbild prägen und beeinflussen.

Wir suchen zum 1. November 2024 befristet als Mutterschutz
- und Elternzeitvertretung eine/-n

**Sekretär/-in der Abteilungsleitung (m/w/d)**
**Chiffre: 66240902**
- ** Bewerbung bis**:20. September 2024
- ** Arbeitszeit**:Vollzeit
- ** Entgeltgruppe**:5 TVöD-V
- ** Standort**:Lingnerallee 3, 01069 Dresden
- ** Qualifikation**:abgeschlossene Berufsausbildung

**Diese Aufgaben erwarten Sie**
- Organisation und Steuerung der Büroprozesse des Abteilungssekretariates
- Sekretariatsführung, Postbearbeitung, Korrespondenz
- Führung der Terminliste und Terminkontrolle, Terminierung und Überwachung von Wiedervorlagen, Entscheidung über Dringlichkeiten von Informationen und Dokumenten und deren Weitergabe
- Terminkoordinierung für den/die Abteilungsleiter/-in und Führen des Lotus-Notes-Kalenders
- Repräsentations
- und Assistenzaufgaben
- Telefonbetreuung nach außen und innen (Outbound, Inbound), Weiterleitung von Anfragen
- organisatorische Vorbereitung von Besprechungen und Beratungen in der Dienststelle (bspw. Raumplanung, Einladungen, terminliche Abstimmungen, Vorbereitung/Zusammenstellung von Unterlagen, ggf. technische Ausstattung, Service), Vorbereitung von Videokonferenzen und Web-Konferenzen in virtuellen Besprechungszimmern, Nutzung von Kollaborationsplattformen, Protokollerstellung für die vorgenannten Beratungen
- Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen
- Unterstützung sowie Entlastung der Abteilungsleitung sowie im Bedarfsfall der anderen Abteilungssekretariate
- Allgemeine Aufgaben
- Unterstützung der anderen Abteilungsleitersekretariate bei Engpässen
- Digitalisierung aller Posteingänge in Papierform und entsprechende Zuordnung
- Ablagen
- und Aktenmanagement, Datenbankpflege

**Was wir Ihnen bieten**

Sie sind auf der Suche nach einer Tätigkeit mit Perspektive in Dresden? Dann sind Sie bei uns genau richtig
Beschäftigte der Landeshauptstadt Dresden profitieren von zahlreichen Vorteilen und Möglichkeiten.

Freuen Sie sich auf...
- Jahressonderzahlung, leistungsorientierte Bezahlung und betriebliche Altersvorsorge
- 30 Tage Erholungsurlaub bei einer 5-Tage-Woche im Kalenderjahr und Möglichkeit des Bildungsurlaubs sowie Sonderurlaubs
- umfangreiches Qualifizierungsangebot für fachliche sowie persönliche Weiterentwicklung
- Vergünstigungen im Personennahverkehr (Job-Ticket, auch als Deutschlandticket), Fahrradleasing
- Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (z. B. durch flexible Arbeitszeitmodelle, Gleitzeit und mobiles Arbeiten)
- Nutzung E-Bike und E-Auto zu Dienstzwecken
- moderne, offene Arbeitsumgebung im Stadtforum-Neubau (ab 2025)

**Das bringen Sie mit**
- abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren oder vergleichbar (vorzugsweise Verwaltungsfachangestellte/-r, Rechtsanwaltsfachangestellte/-r, Fachangestellte/Kaufleute für Bürokommunikation/Büromanagement) oder Angestelltenlehrgang I

**Wünschenswert**
- Kenntnisse im Bereich der Bürokommunikationstechnik
- sichere Beherrschung von Office-Programmen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation etc.)
- Erfahrung in der Büroorganisation
- vorhandene Datenschutzkenntnisse
- Kenntnis von Aufgaben und Verwaltungsabläufen in einem Sekretariat oder in einer Behörde
- Freundlichkeit, Eloquenz, Loyalität, souveränes Auftreten, Organisationstalent, Stressresistenz, Verlässlichkeit, Selbstorganisation und Geduld
- Führerschein Klasse B sowie die Bereitschaft zur Führung eines Kfz

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass unsere Beschäftigten die Stadtgesellschaft widerspiegeln. Wir begrüßen alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung Senden Sie uns Ihre vollständigen Unterlagen online über **bewerberportal.dresden.de** zu. Aus Sicherheitsgründen können nur