Vorzimmersekretär in

Für das Vorzimmer der Prorektor*innen im Rektorat der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur organisatorischen und administrativen Unterstützung eine*n

**Vorzimmersekretär*in (m/w/d) der Prorektor*innen**

**Aufgabenschwerpunkte**
- Unterstützung der Prorektor*innen bei Organisations
- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere bei der Koordination und Vorbereitung von Veranstaltungen, Terminen und Besprechungen
- allgemeine Sekretariatsaufgaben, inkl. Post
- und Telefondienste und die Büroorganisation
- allgemeine Korrespondenz und Unterstützung bei der Erstellung von Vermerken, Berichten und Präsentationen, inklusive analoge und digitale Dokumentenablage und Internetrecherchen
- Übernahme der Budgetverwaltung, Planung und Abrechnung von Dienstreisen und Projekten der Prorektor*innen

**Ihr Profil**
- eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder büroorganisationsbezogenen Beruf mit mehrjähriger entsprechender Berufserfahrungim kaufmännischen oder büroorganisationsbezogenen Bereich
- einschlägige Berufserfahrung im Sekretariat bzw. Büromanagement, Erfahrungen an einer Hochschule sind von Vorteil
- Bereitschaft, sich in verschiedene Themenfelder für die Wahrnehmung angemessener Unterstützung einzuarbeiten
- gute Kenntnisse in den gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) sowie der Internetkommunikation
- gute Kommunikations
- und Organisationsfähigkeit, dienstleistungsorientiertes Handeln
- eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- absolute Diskretion und Loyalität

**Unser Angebot**
- ein unbefristeter, zukunfts
- und standortsicherer Arbeitsplatz
- Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie, z. B. durch Ferienfreizeitangebote für Kinder
- verschiedene Gastronomieangebote auf dem Campus (Mensa, Campus Vita, Foodtrucks)
- Möglichkeit der Teilnahme am Hochschulsport
- alle Vorteile der (Sozial-)Leistungen des öffentlichen Dienstes: z. B. vergünstigte Versicherungstarife und eine Urlaubsregelung über dem Mindesturlaub (30 Tage)
- attraktive Fort
- und Weiterbildungsmöglichkeiten

**Über uns**

Die Stelle bietet die Möglichkeit, den spannenden Arbeitsalltag im Rektorat einer Campus-Universität zu erleben. Dieses setzt sich aus der Rektorin, dem Kanzler als Leiter der Verwaltung und vier Prorektoren bzw. Prorektorinnen zusammen, die jeweils verschiedene Ressorts betreuen. Das Rektorat ist für die Steuerung der universitären Belange zuständig und arbeitet dabei eng mit den Fakultäten und Einrichtungen zusammen.

Die Heinrich-Heine-Universität vertritt das Prinzip „Exzellenz durch Vielfalt“. Sie hat die „Charta der Vielfalt“ unterzeichnet und erfolgreich am Audit „Vielfalt gestalten“ des Stifterverbandes teilgenommen. Sie ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert und hat sich zum Ziel gesetzt, die Vielfalt unter ihren Mitarbeiter*innen zu fördern. Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter sind ausdrücklich erwünscht. Bewerbungen von Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt. Die Bewerbung schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter behinderter Menschen ist ebenso erwünscht. Zur Berücksichtigung einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung weisen Sie diese bitte durch geeignete Unterlagen nach.

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