Weitere Mitarbeit

Im Geschäftsbereich des

**Ministerpräsidenten**

**des Landes Nordrhein-Westfalen
ist in der Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Funktion einer

**weiteren Mitarbeit (m/w/d)
zu besetzen. Der Einsatz erfolgt im Referat M 4 „Protokoll der Staatskanzlei, Konsularwesen“.

Die Staatskanzlei ist die Behörde des Ministerpräsidenten des Landes Nordrhein-Westfalen. Sie hat den Status einer obersten Landesbehörde.

Zu den Aufgaben des Referats M 4 gehört es, die repräsentativen Veranstaltungen und Begegnungen des Ministerpräsidenten vorzubereiten und durchzuführen, z.B. Empfänge, Ehrungen oder Besuche hochrangiger Persönlichkeiten.

Der Bereich Konsularwesen umfasst im Wesentlichen die Betreuung der Vertretungen ausländischer Staaten in Nordrhein-Westfalen mit den dazugehörigen Verwaltungsangelegenheiten.

An dem Arbeitsplatz fallen im Wesentlichen folgende Aufgaben an:
**Veranstaltungswesen/ digitales Einladungsmanagement**
- Anlage/Bearbeitung von Veranstaltungen unter Anwendung der Veranstaltungssoftware „Event Manager“ und „Entry Manager“
- Datenmanagement (Zusammenstellen von Gästelisten, Aufbau und Fortentwicklung von Gästeverteilern und ständige Pflege von Listen)
- Rechercheaufgaben
- Gestaltung und Erstellung von Veranstaltungsdrucksachen
- Unterstützung bei Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z.B. Einlasskontrolle, Gäste
- und Künstlerbetreuung)

**Materialverwaltung und Beschaffung**
- Regelmäßige Bestandsprüfung des protokollspezifischen Bedarfes
- Beschaffungen im Rahmen der öffentlichen haushalts
- und vergaberechtlichen Vorgaben (Erstellen von Leistungsbeschreibungen, Beschaffungsanträgen und Kontierungsbelegen)

**Allgemeine Büroassistenz**
- Fertigen von diversem Schriftgut (standardisierte Schreiben eigenverantwortlich fertigen, Dokumente im Seriendruck)
- Kommunikationsassistenz (Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten)
- Datenmanagement (Erstellung, Bearbeitung und Pflege von Adresslisten und Tabellen (in Excel und Word)
- Erfassung und Nachverfolgung der Post im digitalen Verfahren
- Rechercheaufgaben
- Überwachung von Wiedervorlagen
- Registraturassistenz (insbesondere Pflege und Aktualisierung der Handakten)
- Management von Büromaterialien

**Bewerberinnen und Bewerber sollten insbesondere folgende fachliche Anforderungen erfüllen**:

- Ausbildung in einem büroverwaltenden Beruf (vorzugsweise Verwaltungsfachangestellte, Justizfachangestellte bzw. Rechtsanwalts
- und Notarfachangestellte, Veranstaltungskaufleute). Bewerberinnen und Bewerber mit einem Bachelor
- oder Masterabschluss oder einem vergleichbaren Abschluss können nicht berücksichtigt werden.
- hauptberufliche Kenntnisse im Sekretariatswesen
- Erfahrung in der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen und in der Gästebetreuung
- sichere Beherrschung von Rechtschreibung und Zeichensetzung sowie gute und mündliche sowie schriftliche Ausdrucksfähigkeit
- sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Programmen 2016 (insbesondere Word, Excel, Outlook)
- gute Kenntnisse in der Anwendung von Veranstaltungssoftware
- gute Anwenderkenntnisse im Bereich moderner Kommunikationstechnik/Digitalisierung (u. a. Telefon-und Videokonferenzen)

**Von Vorteil sind**:

- Kenntnisse im öffentlichen Haushalts
- und Vergaberecht

**Wünschenswert sind**:

- Sprachkenntnisse in Englisch (Level A 1 - A 2)
- Kenntnisse der Struktur und Arbeitsweise der Landesverwaltung

**Erwartet wird zudem**:

- Bereitschaft für fachlich notwendige Fortbildungen
- Aufgeschlossenheit gegenüber der Anwendung neuer digitaler Arbeitsweisen
- Hohe zeitliche Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung, bei Bedarf und nach Absprache auch in den späten Nachmittags
- und frühen Abendstunden

**Außerdem werden folgende übergreifende Kompetenzen erwartet**:

- hohe Zuverlässigkeit und Arbeitsgenauigkeit auch unter Termindruck
- gute Organisationsfähigkeit
- sicheres, freundliches und verbindliches Auftreten
- hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit
- gute Kommunikationsfähigkeit
- ausgeprägte Auffassungsgabe und selbständige Arbeitsweise

Das Arbeitsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Tätigkeit ist nach Entgeltgruppe 8 TV-L bewertet.

Aufgrund der Besonderheiten des Arbeitsplatzes ist die Stelle nur in Vollzeit oder in Teilzeit im Rahmen eines Jobsharing-Modells zu besetzen.

Das Land Nordrhein-Westfalen fördert die berufliche Entwicklung von Frauen. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. In den Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Das Land Nordrhein-Westfalen sieht sich der Gleichstellung von schwerbehinderten und